Практическая работа № 18

«Составление плана проведения совещания на примере конкретной ситуации»

Цель: практиковать умение проводить совещания в различных ситуациях.

1. Необходимо четко и однозначно определить тему и желаемый результат совещания. Нередко тема определена так расплывчато, подразумевает столько аспектов, что после обсуждения у участников остается чувство неудовлетворенности.

2. Тщательнейшим образом разработать повестку дня. Выбрать наиболее целесообразную последовательность рассмотрения вопросов.

При этом исходите не из деловых критериев, а из психологических. Начинать лучше всего с той подтемы, которую решить легче всего.

3. Ознакомить участников совещания с фактами, которые будут обсуждаться в ходе дискуссии. Такое ознакомление можно организовать до начала совещания, предоставив его будущим участникам соответствующую документацию.

4. Прислать как можно раньше приглашение лицам, которые должны принять участие в совещании. Из такого приглашения должно быть ясно видно, каковы тема и цель совещания. 5. Выбрать место проведения совещания исходя из его целей. Условия размещения участников имеют очень большое значение для создания соответствующей деловой обстановки.

5. Начало совещания. Начинать совещание нужно точно вовремя.

Во вступительном слове необходимо ясно и предельно конкретно обрисовать обсуждаемую проблему и еще раз обратить внимание всех присутствующих на конечную цель совещания. Чтобы создать стимул для дискуссии, подчеркните практическую значимость обсуждаемых вопросов, а еще лучше – сразу поставьте перед слушателями ряд конкретных вопросов. Особенно постарайтесь, чтобы отчетливо была видна связь между темой совещания и интересами тех его участников, кому оно может показаться бесполезным.

Согласуйте с участниками совещания правила совместной работы.

Поручите одному из участников ведение протокола.

Все вступительное слово должно уложиться в 10 минут.

Рекомендуется записать главную тему и очередность подтем на доске таким образом, чтобы они все время были перед глазами слушателей и выступающих.

6. Организация дискуссии. Организовать дискуссию можно по-разному.

Открытая и плодотворная дискуссия возможна лишь в атмосфере непринужденности. Советуем все время сохранять спокойный и дружеский тон, чрезмерная официальность способна задушить дискуссию.

По завершению практической работы, написать вывод по результатам проведенного совещания.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: