Управление реализацией проекта

6.1 Организация работ и выполнение проекта: управление выполнением сводного плана проекта; проверка и анализ состояния предметной области при выполнении проекта

Контроль и регулирование хода выполнения проекта: общий контроль изменений; контроль изменений предметной области проекта; контроль выполнения расписания работ проекта; контроль стоимости проекта.

6.2 Создание коммуникационной системы проекта: документы проекта, их форма, классификация, требования к ним; участники информационного обмена в проекте; Организация документооборота и информационных потоков в проекте; методы и средства коммуникаций в системе управления проектом.

Работа центральное базовое понятие управления проектами. Работа – совокупность взаимодействий по достижению желаемого результата за интервал времени.

Проект – совокупность взаимосвязанных работ. Существует взаимосвязь объемов, продолжительности и стоимости работ: продолжительность = объем/производительность. Из формулы видно, что изменения в первом параметре приводит к изменению в других показателях.

Под содержанием работ понимается описания работ и ресурсов под каждую работу. Для этого необходимо определить:

- Работы для выполнения

- Последовательность работ

- Продолжительность работ

- Потребность в ресурсах

- Стоимость работ

Основными инструментами определения работ в проекте являются:

1. Декомпозиция, т.е. разделение проекта как общей совокупности работ на более мелкие и управляемые компоненты.

2. Формирование списка работ

Под каждую работу назначены и описаны ресурсы. Для разрешения возможных конфликтов из-за недостаточности ресурсов используются методы выравнивания:

- Нормальное выравнивание, т.е. работа, планируется на более поздний срок до появления ресурса за счет резерва времени.

- Разбиение, работы разбиваются на несколько частей, для выполнения каждой из которых необходимо и имеется требуемое количество ресурсов.

- Растяжение, уменьшение интенсивности использования ресурса за счет увеличения продолжительности работы.

- Сжатие (в случае сбыта ресурса) уменьшение продолжительности работы за счет увеличения интенсивности использование ресурсов.

Под структурой работы понимаются параметры:

- Идентификатор, уникальный код, однозначно определяющий работу в проекте.

- Описание, краткая характеристика сути работы

- Длительность (час, день, месяц)

При этом основными методами оценки продолжительности являются: экспертная оценка; оценка по аналогам; моделирование при различных наборах предположений.

В итоге получаются данные:

- Процент выполнения, доля завершения части проекта в процентах

- Оставшаяся длительность для выполнения работы

- Раннее начало и окончание

- Позднее начало и окончание

- Резервы времени

- Фактическое начало и окончание

- Предшествующая работа

- Последующая работа

Основными методами определения последовательности работ являются:

- Учет ограничений, внутренних и внешних, влияющих на сроки работы, например, ограничения по финансированию

- Учет кода, структура разбиения работ

- Учет ресурсов, т.е. имеющихся трудовых ресурсов

- Учет затрат в соответствии с утвержденным бюджетом на выполнение работ.

Управление по временным параметрам, связанным с достижением результатов проекта. Схема деятельности ориентирована на результат, отличается с ориентацией на задание.

1) Устанавливается временной период и цель.

2) Определяются ключевые результаты индивидуальной работы для установления временного периода.

3) На основе ключевых результатов составляется личный план деятельности и календарный план работы на предстоящий период.

4) Составляется точный план работ почти на каждый рабочий день.

Потеря времени в проектах выражается:

- В дополнительных затратах времени, из-за недостатков в точном определении содержания работ, качестве графиков, контроля за работой

- В устранении брака

- Простои и задержки в выполнении работ.

Производство труда измеряется и контролируется тремя методами:

1) Стоимостным

2) Натуральным

3) Нормативным

Наиболее распространённый стоимостной метод. Здесь учитывается количество продукции по сметной или рыночной стоимости, или по продажной цене, а уровень производительности характеризуется стоимостью работ, приходящихся либо на одного работника, либо на единицу времени, единицу территории…

При натуральном методе производятся измерения в натуральных показателях в расчетах на одного работника в единицу времени. Это позволяет планировать численность работающих, сравнивать и контролировать показатели производительности.

Нормативный метод показывает соотношение фактических затрат на определенный объем работ с затратами, полагающимися по норме.

В целях контроля могут использоваться хронометражные карты (время как признак) для измерения переменных затрат на работу. Нахождение оптимального баланса работ с ресурсами, качеством и стоимостью проекта.

Одна из главных подсистем управления проектами. В методологии УП, понятие ресурс включает все, чем располагает проект.

Рассмотрим материально-технический ресурс:

1) планирование ресурсов

2) управление материально-техническим обеспечением

1. Планирование это:

1.1. разработка графиков, обеспечение работ ресурсами. Стремиться надо к планированию обеспечения ресурсами каждой работы.

1.2. Выбор поставщиков

1.3. Размещение заказов

1.4. Контроль за поставками, как правило, это сравнение плановых параметров с фактическими данными и выработка корректирующих решений.

Имеются два основных метода планирования ресурсов:

- Ресурсное планирование при ограничении по времени, предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение дополнительных ресурсов на периоды перегрузок

- Планирование при ограниченных ресурсах, предполагает, что первоначальное количество доступных ресурсов не может быть изменено

2. Управление материально-техническим обеспечением. Включает две группы процессов: управление закупками, другая это управление снабжением, которая включает в свою очередь управление поставками, запасами, распределением ресурсов.

Управление закупками ресурсов – процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних пользователей. Закупки и поставки – две стороны материально-технического обеспечения.

Работы по закупкам это:

- Подготовка спецификации и технических условий о количестве и качестве необходимого оборудования

- Планирование и организация процесса закупок

- Изучение возможных источников закупок и переговоры с поставщиком

- Предварительный отбор участников торгов

- Подготовка документов для торгов

- Проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов победителям торгов

- Размещение заказа, переговоры о поставках

- Разрешение конфликта

- Взаиморасчеты

- Наем на работу необходимых специалистов

Работы по поставкам это:

- Планирование поставок

- Контроль за поставками

- Организация бухучета

- Доставка, приемка и хранение товара

- Учет и контроль доставки.

Планирование поставок на основе системы производственно-технической комплектации.

Исходными данными для календарного планирования поставок являются:

- Календарный план производства работ (возможно сетевые графики)

- Календарный план ввода объектов

- План закупок ресурсов (обычно годовой)

- Нормативно-технологическая документация

- Информация о реальном положении дел

На базе этих данных определяется объектная потребность в поставках, и разрабатываются квартальные заказы для проекта. Определяется форма поставок: транзитная или с базы. При этом испытывается система производственной технологической комплектации, при котором заказываются, изготавливаются и поставляются комплексы конструкция, изделий в технологии готовности для производства.

Правовое регулирование закупок и поставок: основная правовая форма – это договор. Через договор устанавливаются права и обязанности субъектов.

Два основных типа договоров:

1) Договор поставки – отношение, когда поставщик обязуется в установленные сроки на определённых условиях передать товар покупателю, а покупатель обязуется принять и оплатить товар.

2) Договор подряда – это отношение, когда одна сторона по заданию другого лица обязуется выполнить работу за плату, результат которой переходит в собственность заказчика.

Основные организационные формы закупок это:

- Прямые. От поставщика к покупателю

- Посреднические

- Биржевые, т.е. через биржевую торговлю

Управление запасами.

Понятие запасы относится к 3 видам: сырью и материалам; незавершенному производству; готовой продукции.

Управление запасами – контроль за состоянием запасов и принятие решений по оптимизации времени и средств их обеспечения

Управление запасами – это:

- Уменьшение производственных потерь из-за дефицита материала с понижением рисков перебоев в работах

- Избежание замораживания денежных средств в случае наличия излишков запасов.

- Снижение затрат на хранение товарно-материальных запасов

Оптимизация размеров запасов осуществляется через следующие методы:

1) ABC метод. ABC по степени важности запасов в зависимости от их удельной стоимости. A – наиболее ценные ресурсы, требующие постоянного ежедневного учета и контроля. За этими ресурсами нужен повышенный контроль. Расчет оптимального размера запаса. Ресурсы B важны в меньшей мере, чем A. Проверяются при инвентаризации. Остальные ресурсы это C, их контролируют по необходимости или по ежегодной инвентаризации.

2) Правило 20/80 Паретто, установлено, что примерно 75% стоимости запасов охватывает около 10% наименований номенклатуры ресурсов A. Во многих случаях оказывается, что 20% потребления ресурсов составляет примерно 80% стоимости запаса.

3) Модель оптимизации размера заказа (EOQ). Наибольший распределительный инструмент управления запасами. Проблема управления запасами сведена к определению объема заказа и его частоты за период времени. Т.е. частота заказа рассчитывается балансирование между затратами на выполнение одного заказа и затратами на хранение единиц заказа. Количество заказа следуют увеличить до тех пор, пока снижение затрат на заказ перевешивает увеличение затрат на хранение.

Концепция логистики.

Логистика – наука управлением движением материи, и связанных с ним информационных и финансовых потоков от первичного источника до конечного потребителя.

Общие задачи логистики сводятся к созданию системы управления материальными потоками проекта. Частные сводятся к:

- Созданию материальных запасов

- Сокращение времени хранения

- Сокращение времени перевозок

Основные требования к основным логическим ресурсам в проекте:

1. Требования к закупкам – поиск и закупка материалов по min ценам.

2. Требования к поставщикам

2.1. Нахождение поставщиков с продукцией с приемлемой стоимостью

2.2. Должна обеспечиваться качественная продукция и надежное обслуживание

3. Требования к доставке ресурса.

3.1. Необходимо учитывать не только перевозку, но и обработку, хранение, упаковку и распаковку, а так же подача материалов на работу.

4. Требования к системе запасов ресурса

Запас – форма существующего материального потока. Пространство и время два основных критерия. Особенность логистики – изучение запаса как объекта, постоянно меняющегося во времени.

Оптимизация объема запаса и время их пребывания в каждой конкретной форме.

Это группа управленческих процессов, обеспечивающая формирование, сбор, распределение и сохранение информации в рамках проекта в целях его успешной реализации.

Предполагается, что у менеджера имеются специальные знания и навыки. Пример: понимание модели «отправитель-получатель», цепеобратные связи барьеров на пути взаимодействия.

Выбор средства коммуникаций: связывается письменно или устно; пользуются формальными и не формальными способами взаимодействия. Стиль письма: активный или пассивный диалог; структура предложения подбор слов.

Методы презентации: подготовка повестки для разработчика наглядных материалов; язык тела; управление конфликтами.

Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с ролью, полномочиями и ответственностью.

Процессы управления коммуникациями:

1) Планирование системы коммуникаций – это определение потребностей участников проекта в информации и взаимодействии. Кому какая, когда потребуется информация и каким образом она будет доставлена.

План коммуникаций может включать элементы:

- План сбора информации, в котором употребляется ее потребители, методы получения, регистрации и хранение

- План распределения информации, в которой употребляются методы ее доставки

- Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, используемые определения

- Расписание и частота взаимодействия

- Методы доступа к информации между запланированными актами

- Процедура внесения изменений в план коммуникаций

План коммуникаций – составная часть плана проекта. Такой план:

- Позволяет наглядно представить и согласовать общую картину коммуникаций

- Является основой, на которую может ссылаться любой участник проекта при соглашении, разглашении действий.

2) Сбор и распределение информации – это исполнение плана коммуникаций, а так же порядок реагирования на неожиданные информационные запросы.

Виды коммуникаций:

- внутренние и внешние;

- формальные и неформальные;

- письменные и устные;

- вертикальные и горизонтальные.

Широко используются автоматизированные методы сбора и распределения информации. Важной формой взаимодействия менеджера и исполнителя является совещание. По статистике через совещание проходит от 30 до 80% времени контактов руководителя с участниками команды.

Параллельно осуществляется документирование хода работ: сбор, обработка, хранение документации по проекту. Компьютерные системы ведения электронных архивов, автоматизированные процессы накопления, кодирования и хранения текстовых и графических документов, облегчающих доступ к архивной информации.

3) Отчетность об исполнение – информация о текущем состоянии дел. Прогноз по исполнению оставшихся работ, ресурсов, рисков, проблем и изменений на основании этого выявляются отклонения от плана, вырабатываются корректирующие предложения.

Информационная система управления проектом (ИСУП) – организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств обеспечения эффективного управления проектом. В больших компаниях это часть корпоративной системы управления проектом.

ИСУП объединяет данные из различных подразделений, относящихся к конкретным проектам.

Принципы создания ИСУП:

- Создание единой модели описания и предоставление информации по отдельным проектам или по портфелям проекта.

- Настройка рабочих мест и обеспечение доступа к информации для различных участников с учетом их потребностей

- Интеграция моделей ИСУП с другими корпоративными системами.

Команда проекта – группа сотрудников непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчинение руководителю, основной элемент структуры проекта.

Участники проекта – более широкая категория, чем команда проекта.

Четыре метода формирования команды:

1) Целеполагающий метод – основан на целях и позволяет членам команды лучше ориентироваться в выборе и реализации общих целей реализации проекта

2) Межличностный подход, сфокусирован на улучшении межличностных отношений в команде и основан на том, что межличностная компетентность увеличивает эффективность деятельности команды. Цель: увеличение группового доверия, поощрение совместной поддержки; увеличение внутрикомандных коммуникаций.

3) Ролевой подход – проведение дискуссии и переговоров среди членов команды отнесение их ролей.

4) Проблемно-ориентированный подход (через решение проблем), предполагает организацию заранее спланированных серий встреч с членами команды. Включает в себя последовательное развитие процедур решения командных проблем, а затем достижение главной командной задачи.

Команда проекта – управленческая структура, в которой входят специалисты, являющиеся, по сути, менеджерами по своим направлениям деятельности.

Менеджер проекта должен:

- Быстро и эффективно организовать начало работы

- Координировать и контролировать ход работ

- Распределять работы по проекту

- Осуществлять взаимодействие с внешними участниками

- Следить за изменениями, контролировать отклонения

- Осуществлять коммуникации

Проект совместной деятельности делится на типы:

1) Совместно-взаимодействующий тип, ориентирован на коллективные цели, приверженность авторитету лидера, ориентация на нормы и ценности группы. Самым тяжким наказанием является изгнание из группы.

2) Совместно-последовательный тип деятельности – характерна высокая технологическая дисциплинированность, следование инструкциям, положениям, другим нормативным документам.

3) Совместно-индивидуальный тип – взаимодействие между участниками минимально, у каждого свой объем работы и представление труда в оговоренном виде в определенном месте.

4) Совместно-творческий тип, каждый участник является равноправным создателем нового. Основной ценностью становится достижение нового знания, уважение прав каждого, создание условий для индивидуального и совместного развития.

В команде имеет место интегральная характеристика – это организационная культура команды. В ее состав входят:

- Осознание своего места в команде

- Ценности и нормы поведения

- Обычай деловой практики

- Коммуникационная система и культура общения

- Критерии и правила полномочий, статуса и власти

- Правила неформальных отношений

- Сложившиеся в команде привычки и традиции

- Трудовая и деловая этика

Принятие решений в проекте представляет собой последовательность ряда этапов:

1) Постановка задачи

2) Выявление ограничений и обоснование критериев для принятия решения

3) Выявление альтернатив

4) Сравнение и оценка альтернатив

5) Выбор наилучшего решения

6) Реализация решения

7) Контроль, исполнение.

В состав требований к управленческим решениям входят:

- Эффективность

- Экономичность

- Своевременность

- Обоснованность

- Реалистичность

Общий отечественный и зарубежный опыт имеет основные задачи системы управления персоналом:

1) Определение общей стратегии формирования команды проекта

2) Планирование обеспечения проекта человеческими ресурсами

3) Привлечение, отбор и оценка персонала

4) Повышение квалификации и переподготовка персонала

5) Система продвижения по службе

6) Эффективное исполнение организации работ, рабочих мест, условий труда, социальных условий.

7) Управление з/п и затратами на персонал

К менеджеру по персоналу предъявляются требования по 11 областям компетентности, объединенные в 3 группы:

1. Личная порядочность

1.1. Этичность, уважение прав личности, ответственность за взятые обещания, надежность, честность, справедливость

1.2. Добросовестность, высокие требования к результатам работы

1.3. Рассудительность, способность принимать разумные и реальные решения

2. Целеустремленность и продуктивность

2.1. Результативность

2.2. Настойчивость

2.3. Преданность организации

2.4. Уверенность в себе, готовность решать неординарные задачи

3. Навыки командной работы

3.1. Командная ориентация, понимание необходимой совмесной деятельности и умение работать с другими

3.2. Контактность

3.3. Коммуникабельность, умение использовать устную и письменную речь, стилистику и иные выразительные средства для воздействия на партнеров и взаимопонимание.

3.4. Умение слушать

Специфика команды как человеческого ресурса:

1) Часто приоритет отдается психологическим факторам мотивации и стимулирования

2) Люди наделены сознанием, мышлением и интеллектом, и поэтому их реакция на управление активная и эмоционально осмысленная.

3) Человеческие ресурсы способны к постоянному развитию

4) Процессы взаимодействия человеческих ресурсов являются двухсторонними. Эффективность применения человеческого ресурса при не правильном использовании падает быстрее, чем в случае с другими видами ресурсов. Вложение в человеческие ресурсы дает больший эффект, чем в другие виды ресурсов.

Стратегии формирования команды проекта включают в себя совокупность целей, объединение в направлениях:

1) Подбор специалиста

2) Адаптация

3) Кадровый мониторинг

4) Обучение и развитие

5) Мотивация и стимулирование

6) Обеспечение взаимодействия

После разработки стратегии осуществляется кадровое планирование. Затем осуществляется привлечение, отбор и оценка персона.

При подборе используются внешние и внутренние источники перемещения; лизинг персонала.

Основные цели оценки персонала подразделяются на:

- Административные, для формирования кадрового резерва, для персональных перемещений

- Информационные, служат чаще всего, чтобы люди знали об уровне собственной работы

- Мотивационные

Из методик оценки наиболее популярными остаются:

- Тесты на профессиональную пригодность

- Общие тесты способностей

- Биографические тесты

- Личностные тесты

- Интервью

- Рекомендации

Работа по обучению и развитию персонала осуществляется двумя путями:

1) Через повышение профессиональной квалификации, уровня персонала.

2) Обеспечение активного участия в реализации проекта

Рекомендуемая форма обучения: курсы, семинары, стажировка, игры, тренинги

Обучение через передачу технологий управления проектом.

Психологические аспекты управления персоналом.

Идеология команды формируется из совокупных идей и взглядов, отражающих конечные цели в управлении проектом. Психология команды выражается в совокупности социально-психологических особенностей, проявляемых в процессе функционирования команды.

Мотивация – процесс стимулирования человека или группы людей по достижению цели. Разработка системы мотивирования – важный резерв повышения эффективности управления.

Формирование атмосферы в команде не исключает конфликтов, следовательно, менеджеры должны понимать, что без противоречий не может быть продвижения вперед. Он должен распознать категорию конфликта и выбрать способ управления, позволяющий не только разрешить конфликт, но и обеспечить реализацию проекта.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: