Тема 9. Коммуникативная составляющая

Системы государственно-административного

Управления

• Методология темы

• Организационные связи между звеньями и ступенями управления

• Двойное подчинение

• Координация

• Система информации

Методология темы

Коммуникативная подсистема — это совокупность связей, много­образных осознанных взаимодействий, взаимоотношений в системе государственного управления и управленческих отношений; простран­ство, в котором формируются и функционируют органы власти и управления, характеризующееся с точки зрения реальных связей и взаимодействий.

В обширной проблематике данной темы сконцентрируем внима­ние на аспекте социального взаимодействия (объект изучения). При этом постараемся выявить те барьеры, препятствия, которые затруд­няют взаимопонимание и сотрудничество участников управления, прохождение информации, а также осмыслить тенденции, технологии, меры, помогающие упорядочить коммуникативную подсистему (пред­мет изучения).

Термин «коммуникация» (лат. commynicatio — делаю общим, со­общение, передача) в смысловом аспекте социального взаимодейст­вия — это обмен мыслями, сведениями, идеями и т. д.; передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или инди­видуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях.

Управленческие коммуникации — это целостная совокупность ин­формационных связей, взаимодействий между субъектами управленче­ской деятельности по вертикали, горизонтали и с внешней общест­венной средой.

В понятии «коммуникация» нужно видеть двойной смысл. Во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия — например, акт, письменный документ, несущий информацию, выполняющий функ­ции: информативную, эмотивную (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выполняющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты. Во-вторых, коммуникация — понятие, которое фиксирует динамику, процесс взаимо­действия, контакты, отношения.

Взаимодействие имеет объективную и субъективную стороны. Объективная — это связи, независимые от характеристики отдельных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия, это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предписаниями, инструк­циями, правилами, нормативными актами, картами функциональных обязанностей, штатным расписанием.

Субъективная сторона — это сознательное отношение людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной позиции, т. е. придержи­ваются разных моделей поведения, разных социальных ролей.

Социальная роль — это модель поведения, направленная на выпол­нение прав и обязанностей, предписанных данному конкретному ста­тусу. Таким образом, статус дает статическую, а роль — динамиче­скую картину социального взаимодействия. В целом коммуникацию в системе управления нужно осознать как официально, юридически рег­ламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за этими субъектами определенной автономности, самостоятельности, самодеятельности, ин­дивидуальности.

Государственная организация — это социотехническая система, где системообразующим компонентом выступает человек, совокуп­ность взаимодействующих людей. Взаимодействие обеспечивается и выражается через:

а) систему официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями;

б) распределение функций (горизонтальная специализация);

в) субординацию должностей (вертикальная специализация с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уров­нях);

г) систему коммуникаций — средств и каналов передачи информа­ции, которая движется сверху вниз (передача распоряжений, указа­ний, заданий), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации,
обмен мнениями равных по рангу).

Доказано, что на эффективность работы коллектива, сплоченность служащих оказывает влияние используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей[48].

Коммуникативные сети подразделяются на централизованные и децентрализованные, т. е. в одних моделях вся коммуникация замы­кается на руководителе, в других она более или менее равномерно распределяется между всеми членами организации. Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, а также уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, сни­жают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства. Структуру коммуникаций можно изобразить следующим образом.

Централизованные сети коммуникаций

Звезда А

В С О Е Р

Децентрализованные сети коммуникаций

Неполная сеть

А

Полная сеть А

Известно множество других вариантов коммуникационных моделей: цепочная, звездная, иерархическая. Связи между передающей стороной (коммутатор — руководитель, Р) и воспроизводящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.

При цепочной структуре коммуникаций решение, передаваемое _с одного конца на другой, становится известно всем исполнителям _й всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а ко­мандный стиль руководства не проявляется. Такая структура взаимо­отношений распадается, если нарушается связь между двумя участни­ками коммуникации.

Многозвенная структура коммуникации — наиболее часто встре­чаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участники комму­никации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная ус­тойчивость и скорость передачи информации. Отношения субордина­ции и командования ярко выражены.

В звездной структуре ярко выражен руководитель, через которого передается вся информация, все связи замыкаются на нем.

Для иерархической структуры характерны опять же ярко выражен­ные административно-командные отношения. Промежуточные ступе­ни одновременно являются и подчиненными и командными.

В реальной жизни имеется еще большее разнообразие коммуника­тивных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры — важный элемент интенсификации контактов внутри коллектива и управления им.

Специалисты-практики выделяют следующие основные причины неэффективной коммуникации:

1) недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций. Это особенно заметно у представителей высшего управленче­ского звена, они часто не считают нужным информировать о положении дел в организации даже управляющих среднего и низшего звена, не говоря уже о рядовых работниках;

2) отсутствие у организации обратных связей, без чего невозмож­но обеспечить бесперебойность коммуникативных потоков. При нали­чии же обратных связей отправитель и получатель информации меня­ются коммуникативными ролями и становится понятной мера адек­ватности воспринятых (принимаемых) сообщений;

3) неблагоприятный психологический климат в коллективе. Нередко к неверному восприятию информации и даже ее умышленному искажению приводят недоброжелательные отношения между сотруд­никами и возникающая в силу этого излишняя подозрительность;

4) личностные моменты, как-то: предвзятость отдельных работни­ков по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нару­шенное эмоциональное состояние и др.;

отсутствие единого понимания используемых понятий и тер­минов, символов, т.е. наличие семантических барьеров коммуника­тивного взаимопонимания и взаимодействия;

6) на эффективность коммуникаций оказывает влияние число людей, работающих в подразделении или организации в целом. Если количество персонала растет в арифметической прогрессии, то число взаимодействий между служащими растет в геометрической прогрес­сии. Для одного из 10 человек количество встреч достигает 4э. При числе работающих 1000 человек число возможных взаимодействий один на один возрастает почти до 500 тысяч. И чтобы удовлетворить все коммуникативные потребности, необходима система соответст­вующей сложности. Выходом из подобного положения является упро­щение и сокращение аппарата.

Система коммуникативная реализуется одновременно через содер­жание и отношения в процессе взаимодействия. Содержание обеспе­чивается информационными потоками, объективирует «коллективное единство» в организации. Отношения — субъективная составляющая коммуникационного процесса

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: