ТОР 5 статей: Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы КАТЕГОРИИ:
|
Индивидуальное рабочее место и принципы его организацииДолжность служащего как рабочее место в структуре административного органа является наименьшей частицей системы высшего порядка. Нет нужды доказывать очевидное положение, что на оценку системы в целом влияет оценка частей, из которых эта система складывается. В деятельности по надлежащей организации индивидуального рабочего места — как, впрочем, вообще любого звена организационной структуры — существует основополагающий принцип. Пренебрежение этим принципом оказывает столь дезорганизующее влияние, что ликвидировать его невозможно никакими методами. Мы имеем в виду принцип согласованности и соответствия трех основных элементов, которые должны составлять суть каждого рабочего места: 1) определение задач (функций), для решения которых создано данное рабочее место, а также определение вытекающих из задач обязанностей, возлагаемых на работника, занимающего данное место; 2) определение прав и полномочий, обеспечивающих выполнение задач и обязанностей, а также выявление необходимого оснащения (оборудования, средств и т. п.); 3) определение ответственности. Таким образом, должность государственного (муниципального) тужащего — это исходная структурная единица государственного аппарата, точно обозначенное в штатном расписании индивидуальное Рабочее место, которое может занимать только один служащий, вы полняющий определенный круг задач, функций, наделенный соответствующими этим задачам и функциям правами и полномочиями и от, ветственностью. Все элементы должности должны быть взаимно согласованы и составлять гармоничное целое. Базовым из указанных элементов является первый, поскольку он обосновывает необходимость существования рабочего места и служит базой для правильного понимания двух остальных. Если смотреть на рабочее место как на систему, то все три элемента важны в равной мере, а недостаточное соответствие одного из них остальным разрушает правильную в принципе структуру. Как известно, вплоть до настоящего времени нетрудно найти примеры таких организационных решений, в которых основное внимание обращается на задачи (нередко, впрочем, их неправильно подбирают, составляя не конкретно, а шаблонно, что подтвердили и последние исследования), часто — на ответственность, причем в сочетании с угрозой применения карательных санкций. Зато забота о полномочиях и средствах деятельности известна мало, т. е. о соблюдении упомянутых всех трех элементов она^ не всегда проявляется. Постараемся вникнуть в психику занимающего какую-то должность человека, которому руководители определили задачи, возложили на него ответственность за их выполнение, но не наделили его соответствующими правами или необходимыми материальными средствами. После неудачных попыток добиться увеличения полномочий и средств у этого человека имеется для выбора три пути: первый — заявить, что из-за невозможности выполнения возложенных на него обязанностей он отказывается от работы; второй заключается в нелегальном изыскании материальных средств и самовольном присвоении полномочий; третий сводится к фальсификации отчетности, т. е. к ее приукрашиванию. Первый путь используется сравнительно редко. Обычно выбираются в наиболее выгодных для конкретного случая пропорциях второй и третий пути. Создается ситуация, чрезвычайно деморализующая работника. Наряду с этим общественное мнение и вышестоящее руководство вводятся в заблуждение фальсифицированной отчетностью нередко диспропорция между поставленными задачами, выделенными средствами и полномочиями становится причиной преступной деятельности. Следует добавить, что любое требование ответственности может иметь место только в рамках выделенных средств и полномочий. Всякое превышение этих рамок в равной мере и несправедливо, и нелогично. Если руководитель независимо от уровня допускает в подчиненном ему коллективе несогласованность рассматриваемых элементов, то он пренебрегает одной из главнейших своих обязанностей: не сохраняет в допустимых границах организационную стабильность, являющуюся неотъемлемым условием правильного функционирования любого института. В специальной литературе редко обращается внимание на влияние, которое оказывает правильно организованное рабочее место на хорошие человеческие отношения в коллективе (мы имеем в виду слаженность указанных выше элементов организационных структур). Множество вопросов, разногласий, взаимных обид и претензий возникает лишь потому, что неизвестно, кто какие имеет полномочия и кто за что отвечает. В связи с этим целесообразно обобщить принципы организации рабочего места. Принцип соответствия. При подборе задач для рабочего места следует стремиться к тому, чтобы установленный комплекс задач соответствовал физическим возможностям человека. Недопустимо нагромождение на одном рабочем месте таких задач, с которыми рядовой работник средней квалификации не сможет справиться. Нельзя также создавать ситуаций, когда заранее известно, что независимо от степени нагрузки соответствующего работника его как такового невозможно найти даже теоретически. Если, например, для выполнения одних задач необходимы основательный запас юридических знаний, управленческая или иная подготовка, получаемая в вузе, а для исполнения других задач на том же рабочем месте нужно лишь уметь читать и писать да еще, возможно, знать арифметику в объеме неполной средней школы, то заранее известно, что нет такого человека, который одновременно имел бы высшее образование и не имел его. Ясно, что столь неверно сконструированное рабочее место будет занято работником с высшим образованием. И часть его специальных знаний пропадет, не будет использована, причем как раз в той пропорции, в какой тратится время на канцелярскую работу, для выполнения которой достаточно среднего образования. Мы все еще несем огромные потери, плохо учитывая Принцип соответствия при организации многих рабочих мест. Принцип надлежащей детальности. Часто возникает вопрос о степени детальности круга задач и обязанностей. При этом высказываются опасения, что весьма подробный их перечень содержит элементы излишней регламентации. Мы склонны разделять эти опасения: Детальность можно и должно доводить лишь до границ существующей необходимости, так как переход этих границ является явной организационной ошибкой. Проведем обоснование необходимой степени детальности. 1. Детальность определения задач и обязанностей должна способствовать точному разграничению сфер деятельности между рабочими местами таким образом, чтобы эти сферы не перекрывались и чтобы между отдельными рабочими местами не появлялось «ничейных» зон. Отсюда вывод: особенно детально и точно следует определять периферийную тематику. 2. Детальность определения задач и обязанностей должна быть настолько полной, чтобы не допускать тенденции к перемещению целей, т.е. чтобы не возникала ситуация, когда, например, работник, призванный оказывать обществу определенные услуги, начинает большую часть рабочего времени и энергии посвящать обслуживанию отделов собственного учреждения. Так, иногда большая часть времени отводится написанию отчетов о проделанной работе и составлению докладных записок на случай контроля, нежели самой работе. 3. Детальность, описания задач и обязанностей бывает оправданна лишь в той мере, в какой она облегчает работнику, занимающему данное рабочее место, планирование своих действий и правильное их распределение. 4. Степень детальности описания задач и обязанностей должна быть такой, чтобы на ее основе можно было бы ориентироваться, правильно ли рассчитан объем работы на данном рабочем месте 5. Пожалуй, наиболее важным вопросом является обеспечение такой детальности, которая делала бы возможным определение критериев выполнения работы. Речь идет об использовании показателей. Если степень деятельности определения задач и обязанностей не укладывается ни в один из перечисленных пунктов, то это означает, что мы имеем дело с чрезмерной детализацией, ограничивающей свободу действия как самого работника, так и всего учреждения. Принцип показателей. Чтобы перечень задач и обязанностей не мог подвергаться свободной интерпретации и мог быть оперативным инструментом в руках руководителя, каждому его пункту должен соответствовать показатель исполнения. Этот показатель следует определить не «кабинетным путем», а после консультаций и, если это возможно, по согласованию с работником, для оценки труда которого он будет применяться. При определении показателей надлежит обращать серьезное внимание на то, чтобы они отражали только те результаты, которые зависят от самого работника. Проблему показателей мы рассмотрим более широко в следующих темах книги, так как это в значительной мере связано с другими проблемами, не относящимися к описанию рабочего места. Принцип значимости порученных задач. Допустим, что описание рабочего места содержит шесть пунктов. Однако получилось так, что пять из них работник выполняет, а шестым пренебрегает. Этот работник, используя простейший расчет, может искренне считать, что он справляется со своими обязанностями на 5/6. Хорошо, если его руководитель придерживается такого же мнения. Но может быть и иначе. Еели по опенке руководителя невыполняемое задание составляет, скажем, 5/6 качественного значения совокупности задач данного рабочего места, в то время как пять выполняемых работником задач состав- й)0т едва 1/6, то возникает недоразумение, неприятное для обеих заинтересованных сторон. Существует весьма простой способ устранения подобного рода недоразумений. В перечне задач следует определить вес и значение каждой из порученных обязанностей. Подобное дополнение перечня будет элементом взаимопонимания руководителя и подчиненного, что, несомненно, положительно скажется на эффективности работы. О важности соблюдения принципа значимости свидетельствует, в частности, то, что согласно мнению, разделяемому многими учеными и практиками, зачастую решение 20% задач данного учреждения < дает 80% результатов его работы в суммарном подсчете, в то время как решение остальных 80% задач дает едва 20% вклада в эти результаты. Нарушение критерия значимости'отдельных задач и обязанностей (направлений активности) является первым шагом к трансформации их в цель, существующую для самой себя. К этому ведет длительный, постепенно нарастающий процесс. Его начало обычно коренится в нарушении надлежащего соотношения между отдельными целями. Исходя из этого утверждения принцип качественной значимости задач приобретает дополнительную ценность. Принцип равномерности стимулов и санкций. Если точность описания задач, обязанностей и показателей будет разной, то центр тяжести интересов исполнителя переместится от менее конкретных проблем к более конкретным. В этом же направлении будут действовать как некоторые стимулы, так и некоторые санкции. Чем задание конкретнее и показатель яснее, тем легче каждому, прежде всего руководителю, заметить малейшее упущение. А замеченное упущение влечет за собой, как правило, неприятные последствия, т. е. принуждение. В свою очередь, стимул возникает из потребности человека видеть и знать оценку результатов своего труда. Он хочет видеть это сам и хочет, чтобы это увидели другие. И чем задачи и показатели конкретнее, чем заметнее результаты предпринятых усилий, тем более привлекательным для исполнителя становится труд. Под влиянием одностороннего воздействия принуждения и стимула наступает нарушение запланированных пропорций в выполнении задач. Соблюдение принципа равномерности стимулов и санкций — это стремление к тому, чтобы все задачи и все показатели* их выполнения были в границах возможного определены с одинаковой точностью. Принцип самовыражения. Каждый нормальный человек обладает определенными способностями, честолюбием (преимущественно довольно высоким), увлечениями и пристрастиями, хочет чем-то выделиться, обратить на себя внимание окружающих, влиять на выполняемую работу, пользоваться уважением коллектива и ощущать общественную полезность. Если он делает работу, отвечающую его увлечениям и способностям и дающую возможность удовлетворить честолюбие, то мы говорим, что данная ситуация создает условия для «самореализации», или «самовыражения». В стремлении к самовыражению человек не только избавляется от тенденции к минимизации своих обязанностей, но и старается расширить их. Многие психологи ставят потребность в самовыражении на первое место среди всех человеческих потребностей. Если путем соответственно сформулированных задач и обязанностей работника в какой-то мере обеспечены условия для самовыражения, то тем самым мобилизуется мощный фактор мотивации, чего не сможет дать никакая формальная дисциплина. Целесообразно уделить внимание двум вопросам: последствиям пренебрежения принципом самовыражения и способу использования его при формулировании задач и обязанностей рабочего места! По первому вопросу отметим следующее: если в профессиональной работе человек не может удовлетворить естественных увлечений и интересов, если ему не созданы соответствующие условия, он ищет их в другом месте, перемещает свою энергию и заинтересованность из области профессионального труда в иные сферы, что, естественно, наносит ущерб учреждению, предоставившему ему работу. Именно поэтому можно относительно часто встретить в одном лице рьяного, весьма изобретательного и толкового любителя-садовода или коллекционера-филателиста и вместе с тем нерадивого или ограниченного служащего. Перейдем ко второму вопросу. Говоря о практических рекомендациях в деле формулирования функций рабочего места таким образом, чтобы обеспечить условия для самовыражения работника, приходится признать, что дело это далеко не простое, однако не следует поддаваться пораженческим настроениям. Слишком часто, отказываясь от чего-то «недостижимого», мы забываем, что эта недостижимость относится к области идеала. А стремиться к нему необходимо. Остановимся на этой проблеме. Каждая работа будет отвечать принципу самовыражения в более высокой степени, если она: 1) соответствует способностям и влечениям исполнителя; 2) самостоятельна; 3) соответствует квалификации; 4) создает лучшие условия для самоконтроля; 5) обеспечивает влияние на формирование методов исполнения; 6) комплексна и разнообразна; 7) является понятным, нужным и полезным элементом более крупного и известного исполнителю целого;
8) наглядно способствует удовлетворению насущных общественных потребностей. Совсем иного рода возможности самовыражения кроются в организационных решениях. В этом отношении прежде всего надо отметить следующее: чем шире тематика учреждения и, что обычно за этим следует, многочисленнее штат работников, тем больше возможностей у работников этого учреждения соприкоснуться с трудом, который он хотел бы выполнять. Отсюда практический совет: по возможности избегать создания узкоспециализированных учреждений, поскольку они не способствуют полному развитию индивидуальности. Упомянутый перечень средств этим не исчерпывается. Его продолжение — дело руководителя, учитывающего конкретные обстоятельства. Определенные шаги в указанных выше направлениях 'возможны почти всегда. Учет принципа самовыражения при формулировании перечня задач и обязанностей каждого рабочего места является одним из условий гуманизации труда. Расстановка работников таким образом, чтобы они в максимальной мере имели возможность для самовыражения, — это один из существенных принципов кадровой политики и кадровой работы администрации, стремящейся обеспечить каждому гражданину условия для наиболее полного использования его возможностей, т. е. квалификации и способностей. Принцип повышения квалификации кадров. В настоящее время каждый работник обязан постоянно повышать свою квалификацию. Эта обязанность, ставшая одной из основных, все еще не реализуется надлежащим образом служащими административных учреждений. Поэтому необходимо повторять, что постоянное повышение квалификации должно быть обязанностью любого без исключения работника на каждом рабочем месте. Принцип повышения квалификации кадров учитывается при составлении перечня задач и обязанностей (должностных инструкций) работников. Необходимо периодически пересматривать должностные инструкции, проверяя, не узки ли предусмотренные в них участки деятельности для постоянного развития и роста работников. Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:
|