Работа с текстом документов

После успешного завершения поиска документа (документов) наступает следующий этап работы – с текстом найденного документа. Чтобы открыть необходимый документ, нужно дважды нажать на левую клавишу мыши, либо пометив выбранный до­кумент курсором, нажать на ENTER. Открывается текст выбранного документа. На Правой панели размещены все инструменты работы с текстом Справка, Оглавление, Редакции, Обзор изменений документа, Доп. информация к документу и др. (Рис. 27)

Рис. 27. Окно работы с полным текстом документа

В правой панели для текста каждого документа в системе КонсультантПлюс имеется кнопка Справка, с помощью которой вызывается соответствующее окно, в котором содержится важная дополнительная информация к документу. В частности, информация о порядке применения документа, об особенностях вступления в силу, источнике публикации и др.

В правой панели окна с текстом документа предусмотрена кнопка Оглавление, с помощью которой открывается окно с оглавлением данного документа. Оглавление используется для быстрого перехода в нужный раздел просматриваемого документа. Основные особенности Оглавления документов в системе КонсультантПлюс, обеспечивающие максимум удобств при работе:

· оглавление является иерархическим (если это соответствует внутренней структуре документа) с возможностью разворачивать/сворачивать оглавление отдельных разделов и глав документа. Наличие у конкретного раздела подразделов отмечено символом слева от названия раздела. Разделы оглавления могут иметь несколько уровней вложенности. В верхней части оглавления находятся элементы управления, с помощью которых можно "развернуть" и "свернуть" все рубрики оглавления, а также отображать только два верхних уровня оглавления (эти же действия можно проделать с помощью пунктов контекстного меню, вызываемого правой клавишей мыши);

· оглавление является интерактивным: находясь в оглавлении и щелкнув мышью по названию пункта оглавления документа (например, по названию статьи), мы попадем в текст документа именно в начало этой статьи; наоборот, если мы находимся в тексте документа и щелкнем по кнопке Правой панели, то мы перейдем в оглавление, и курсор установится на названии именно того пункта оглавления, который соответствует фрагменту текста, откуда был осуществлен переход;

· если подвести указатель мыши к названию структурной единицы (например, статьи) в тексте документа, то появится всплывающая подсказка, в которой говорится, к какому параграфу (главе, разделу) относится данная статья.

Обратиться к текстам редакций можно с помощью кнопки Редакции, после нажатия которой выходитсписок всех созданных редакций данного документа. В списке могут содержаться редакции трех типов:

• Действующая редакция – редакция, актуальная на текущую дату работы с системой. Такая редакция может быть только одна.

• Недействующая редакция – все предыдущие редакции документа по отношению к Действующей редакции.

• С изменениями, не вступившими в силу – такие редакции могут присутствовать в списке, если в законодательстве появились документы, вносящие изменения в рассматриваемый документ, но дата вступления в силу этих изменений еще не наступила. В системе КонсультантПлюс присутствуют полные тексты всех имеющихся редакций.

Опция правой панели Доп. Информация к документу позволяет быстро найти документы, содержащие полезную дополнительную информацию к рассматриваемому документу в целом. Также можно получить эти же документы с полезной информацией к рассматриваемому документу с помощью значка , который находится в верхней части документа. Но в отличие от опции в правой панели, его видно только, когда просматривается первая страница документа. Кроме того, для статей и фрагментов этих статей могут располагаться значки / , содержащие дополнительную полезную информацию к этой статье или фрагменту. С помощью опции правой панели (или значка в начале документа) будет найден суммарный список документов, доступных по всем значкам / .

Ссылка Обзор изменений документа позволяет быстро перейти к материалу, где в удобном формате старая/новая редакция кратко изложены изменения в документе. Обзор изменений построен в виде таблицы, содержащей измененные фрагменты документа:

· в левом столбце приводится текст фрагмента в старой редакции;

· в правом столбце приводится текст фрагмента в новой редакции, причем изменения выделены жирным шрифтом.

Если в документ вводится статья или пункт целиком, то дается ссылка на этот пункт в тексте самого документа.

Воспользовавшись в правой панели опцией Снять все пометки, можно убрать все ранее сделанные выделения в тексте документа, например, пометки, произведенные с помощью пункта меню Пометить все, или пометки, сделанные с помощью мыши.

Операция Подсчета страниц для печати позволяет определить общее количество страниц в документе, а также номер страницы, на которой находится курсор. Для удобства в правой панели находится ссылка Посчитать для выполнения данной операции. Дополнительно эта операция позволяет подсчитать количество страниц, занимаемое помеченными фрагментами текста.

Просматривая документ, можно встретить слова, выделенные синим шрифтом. Это гиперссылки, через которые можно войти в указанную часть текста или документ. Чтобы выйти из гиперссылки, следует нажать на пиктограмму Назад.

Умные ссылки – это гипертекстовые ссылки на документы, которые законодатель имел в виду, но прямое указание на них в тексте отсутствует. Как известно, в нормативно-правовых актах довольно часто упоминаются другие документы без указания их реквизитов.

Например: "в соответствии с законодательством",

"определяется федеральным законом",

"в установленном порядке" и т.п.

Внешне Умная ссылка ничем не отличается от обычной гиперссылки, однако при установке курсора на такую Умную ссылку в сплывающей подсказке отображается список документов (в подсказке к обычной ссылке отображается название одного документа), при переходе по ссылке открывается список документов, с которым можно работать дальше обычным образом.

В системе КонсультантПлюс предусмотрена возможность поиска в тексте документа слова или словосочетания. Начать поиск фрагментов текста в открытом документе можно с помощью:

1. Кнопки пиктографического меню;

2. Пункта "Найти в документе" контекстного меню (вызывается щелчком по тексту правой клавишей мыши);

3. Комбинации клавиш Ctrl+F, либо клавиши F7 на клавиатуре.

Для этого необходимо нажать на пиктограмму Найти (или воспользоваться другими указанными приемами), набрать в появившемся окне искомое слово и нажать на кнопку Найти далее. Все упоминания указанного слова отмечены цветом. Дальнейшее нажатие кнопки позволит увидеть все упоминания слова в тексте. В том случае, если весь список или его отдельные документы требуются для дальнейшей работы, их можно сохранить в папку. В папку можно сохранить все «дерево-список», раздел, отдельные ИБ или отдельные документы.

Часто специалистам требуется регулярно следить за изменениями наиболее важных законодательных документов, необходимых в работе. Чтобы такое отслеживание сделать автоматическим, в систему введена функция Документы на контроле. Чтобы поставить на контроль документ, следует поставить на него курсор и нажать на пиктограмму Листок с молнией. Если произошли какие-то изменения в Документах на контроле, то появляется информационное окно с сообщением об изменениях и предлагается добавить изменившиеся документы в специальную папку Последние изменения в документах на контроле либо заменить ими уже лежащие в указанной папке документы. О наличии документов в папке Последние изменения в документах на контроле информирует пиктограмма Документы на контроле (зеленая молния становится красной). При просмотре документов в папке Последние изменения в документах на контроле при входе в текст документа система выдает сообщение с изложением сути произошедшего изменения.

Операция сохранения в файл позволяет сохранить текст всего документа, фрагмент или несколько фрагментов текста документа. Форматы файлов могут быть следующими: *.rtf и *.txt (MS-WORD, UNICODE).

Данная операция может быть осуществлена с помощью:

1. Кнопки пиктографического меню

2. Пункта "Файл/Сохранить как..." главного меню

3. Пункта "Сохранить как..." контекстного меню (вызывается щелчком по тексту правой клавишей мыши)

4. Комбинации клавиш Ctrl+S, либо клавишей F2

Весь документ или его часть (для этого предварительно отмеченный) можно перенести в текстовый редактор Word, нажав на пиктограмму W. Система запустит Word, перенесет в него текст документа.

Списки документов и их тексты возможно отправить по электронной почте непосредственно из системы. И списки, и тексты будут представлены в формате RTF и вложены как файлы в письмо. Выбрав в меню Файл пункт Отправить по почте, можно с помощью установленной на компьютере почтовой программы, отправить в виде текстового вложения документ или несколько документов из системы КонсультантПлюс.

СПС КонсультантПлюс обновляется еженедельно, дату последнего обновления можно узнать посредством меню Сервис, Статистика.

10.2 Информационная система «Реферативный журнал ВИНИТИ»

В главе 4 были рассмотрены вторичные документы, в том числе такой тип документа, как реферативный журнал, дана его характеристика. В главе 5 представлен государственный центр информации федерального уровня – ВИНИТИ и его информационные продукты, включая систему реферативных журналов – основного и наиболее значимого информационного продукта ВИНИТИ. В настоящей главе будет рассмотрена технология работы с Информационной системой «Реферативный журнал ВИНИТИ» (далее упоминается как БД ЭРЖ), которая с 1998 г. заменила в НБ СибГТУ традиционный реферативный журнал на бумажном носителе. В настоящее время библиотека приобретает 27 тематических разделов ЭРЖ, соответствующих профилю подготовки специалистов и тематике научных исследований университета.

Электронный реферативный журнал (ЭРЖ) – это информационная система (реферативная база данных), позволяющая пользователю просматривать содержимое номеров РЖ на персональном компьютере. БД ЭРЖ максимально приближена к печатному аналогу: каждый номер ЭРЖ соответствует какому-либо номеру РЖ как по составу описаний документов и их расположению по рубрикам, так и по поисковому аппарату (оглавление, указатели: авторов, ключевых слов, источников). Номера ЭРЖ могут сопровождаться редакционной статьей.

Кроме традиционных возможностей, компьютерная версия Реферативного журнала предоставляет пользователю много дополнительных сервисных функций по поиску информации, созданию собственных указателей, выводу описаний документов на печать и в различные текстовые файлы и пр. Использование всех функций оболочки ЭРЖ позволяет существенно изменить характер работы с реферативной информацией ВИНИТИ, так, например, имеется возможность, работая с несколькими номерами РЖ, создавать тематические подборки рефератов.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: