Сроки хранения бухгалтерских документов.

Если не соблюдать сроки хранения бухгалтерских документов, не избежать штрафов и доначисления налогов. А какие документы сдают в архив, а какие хранят в бухгалтерии?

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно.

Какой срок хранения бухгалтерских документов в организации в 2016 году надо соблюдать.

Вопрос

Комментарии

Какие документы хранить обязательно.

§ В законах об АО и об ООО есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно. К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность. § Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов ООО нужно закрепить в уставе. § Порядок хранения документов в АО уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. § В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве.

Сроки хранения бухгалтерских документов в 2016 году.

§ Хранение бухгалтерских документов осуществляется в течение срока, установленного законодательством, но не менее 5 лет. Сроки хранения первичных документов установлены в НК РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. § В ст. 23 НК РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение 4 лет. Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104. § Вместе с тем, в ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее 5 лет. § Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Хранение бухгалтерских документов осуществляется в течение указанных сроков. Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ, храните документы как минимум 5 лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки хранения бухгалтерских документов.

Вид документов	Сроки хранения	Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи).	4 года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали.	Ст. 23 НК РФ, письмо Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270.
Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества.	В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль.	Ст. 283 НК РФ, письмо Минфина России от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278.
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки).	4 года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.	П. 1 ст. 23, пп 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, ст. 203 ГК РФ.

Началом срока хранения бухгалтерских документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Например, если документ составлен в 2015 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2016 года.

Из этого правила есть два исключения:

ü Первое – это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них.

ü Второе – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Место хранения бухгалтерских документов.

§ Хранение бухгалтерских документов осуществляется в специальном помещении, сейфе или шкафах (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Однако соблюдать все требования, приведенные в этом документе, не обязательно. § Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). § Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте. § Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах. § Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Вопрос! Можно ли хранить документы в электронном виде? Да, можно. По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). · Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). · Наконец налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде. · А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью. Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314. · По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку.

Передача документов в архив.

§ Хранение бухгалтерских документов может осуществляться в архиве. В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). § В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. § Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. § Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно: ü составить внутреннюю опись; ü составить лист-заверитель; ü подшить (переплести) дело; ü пронумеровать листы дела; ü оформить обложку дела. Такой порядок предусмотрен п. 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

<== предыдущая лекция	\|	следующая лекция ==>
Классификация видов торможения	\|	МЛАДШИЕ ИНСТРУКТОРЫ ТУРИЗМА

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:

vikidalka.ru - 2015-2024 год. Все права принадлежат их авторам! Нарушение авторских прав | Нарушение персональных данных