Документальное оформление движения материалов

Строительные предприятия получают материалы от пос­тавщиков, от подотчетных лиц, приобретающих их за налич­ный расчет, заказчиков, от своих подсобных и вспомогатель­ных производств, от списания основных средств (металлолом, запасные части, строительные материалы) и других источни­ков. Как правило, материалы поступают на склады, строитель­ные площадки, приобъектные кладовые. Их принимают мате­риально ответственные лица. Затем материалы отпускаются на производство строительно-монтажных работ, на хозяй­ственные цели, на сторону (реализация) другим организациям и на другие цели. Движение материалов оформляется первич­ными документами, которые должны надлежащим образом оформляться.

В соответствии со статьей 9 Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" первичные учетные до­кументы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Первичные учетные документы, фор­ма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содер­жать следующие обязательные реквизиты: наименование, но­мер документа, дату и место его составления; содержание и ос­нование совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показате­лях; должности лиц, ответственных за совершение хозяй­ственной операции и правильность ее оформления, их фами­лии, инициалы и личные подписи. В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в пер­вичные учетные документы могут включаться дополнитель­ные реквизиты.

Поступление материалов от поставщиков производится на основании договоров поставки. Поставка продукции произво­дится поставщиком: иногородним покупателям (строитель­ным предприятиям) — путем отгрузки железнодорожным или водным, автомобильным транспортом; одногородним получа­телям, как правило, автомобильным транспортом.

На отгруженные материалы поставщики выписывают пла­тежные требования или счета-фактуры с приложенными к ним отгрузочными документами (товарно-транспортные нак­ладные, железнодорожные накладные и др.) и высылают их покупателям.

Расчетные документы (платежные требования, счета-фак­туры и др.) на поступающие материалы по железной дороге, водным транспортом и другим направляются в отдел снабже­ния организации, работники которого обязаны:

- зарегистрировать документы в журнале учета поступаю­щих грузов по форме № М-1 (см. табл. 5.2);

- проверить соответствие данных этих документов договору поставки, в частности, наименование материала, количество, цена, сроки поставки и др.;

- сделать в карточках или книге оперативного учета соот­ветствующие записи о выполнении договора поставки;

- акцептовать (т.е. дать согласие на оплату) расчетные доку­менты поставщика или отказаться от акцепта;

- передать документы в финансовый отдел или бухгалте­рию.

По мере поступления материальных ценностей на склады организации в журнале делается отметка о номерах приход­ных ордеров (или актов о приемке) и датах поступления или запросах, связанных с розыском непоступивших грузов.

Работник, регистрирующий документы на получение гру­зов, обязан периодически на первое число каждого месяца сверять с бухгалтерией организации данные о материалах в пути.

В строительных организациях, в которых по штатному расписанию отсутствуют отделы (службы) снабжения, руко­водителем организации назначается лицо, которому должны первоначально передаваться документы для проверки и на визу. Журнал учета поступающих грузов в этом случае не ве­дется.

Для оформления права лица выступать в качестве доверен­ного лица организации при получении груза непосредственно со склада поставщика или железной дороги, отпускаемого им по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, бухгалтерия выдает в одном экземпляре под расписку получателю доверен­ность по форме № М-2 (см. табл. 5.3).

Если материалы со складов поставщиков строительные предприятия получают регулярно, то в ятом случае выдается доверенность по форме № М-2а. Выдачу этих доверенностей ре­гистрируют в журнале учета выданных доверенностей по форме № М-3 (см. табл. 5.4).

Материалы, изготовленные в подсобных и вспомогатель­ных производствах строительных организаций, приходуются на склады на основании накладных-требований на отпуск (внутреннее перемещение) материалов по форме.№ М-11. Они применяются для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Материалы могут также поступать на склады от подотчет­ных лиц, приобретающих их за наличный расчет. Подотчет­ные лица должны представлять в бухгалтерию организации документы, подтверждающие факт оплаты полученных мате­риальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитан­ции к приходным ордерам, чеки контрольно-кассовых аппара­тов и др.), а также документы, подтверждающие факт получе­ния материальных ценностей.

При закупке материальных ценностей у физического лица в акте закупки должны быть приведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного места жительства и паспор­тные данные.

Повторно используемые подрядчиком конструкции, дета­ли и материалы, полученные от разборки зданий и сооруже­ний, подлежат оприходованию по ценам их возможного ис­пользования за вычетом стоимости переработки, необходимой для применения их в дело по актам формы № М-35.

Для учета движения товарно-материальных ценностей, ес­ли их перемещение осуществляется с участием автомобильно­го транспорта, а также для расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы предназначена товар­но-транспортная накладная форма № ТТН-1 (см. табл. 5.7).

Она служит основанием для списания товарно-материаль­ных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у гру­зополучателя, а также для складского, оперативного и бухгал­терского учета. Товарно-материальные ценности, поступаю­щие из-за пределов Республики Беларусь, приходуются на ос­новании документов, выписанных грузоотправителем.

Материальные ценности отпускаются со складов и при­объектных кладовых на производство строительно-монтаж­ных робот, на нужды вспомогательных и подсобных про­изводств, на хозяйственные и другие цели только материально ответственным лицам. Список лиц, которым предоставлено право получать со складов материалы, образцы их подписей и именные штампики передаются на склады.

Материальные ценности должны отпускаться на производ­ство строительно-монтажных работ и на другие цели по весу, объему или счету в соответствии с нормами расхода. В соответ­ствии с нормами устанавливается лимит отпуска материалов.

Для оформления отпуска материалов, которые многократ­но используются на нужды производства, предназначены ли­митно-заборные карты по формам № М-8, М-28, М-28а. Они выписываются производственным или плановым отделом в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передает­ся структурному подразделению — потребителю материалов, второй -- складу.

При отпуске материалов со склада кладовщик расписыва­ется в лимитно-заборной карте структурного подразделения, а в лимитно-заборной карте склада -- представитель структур­ного подразделения. После использования лимита и по окон­чании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию (см. табл. № 8).

Требование выписывается в двух экземплярах, из которых первый с распиской получателя остается на складе, а второй с подписью заведующего складом выдается на руки получателю.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: