Виды архивов. Государственные и ведомственные архивы. Архивы негосударственной части НАФ.

Республиканские государственные архивы являются республиканскими научно-методическими и научно-исследовательскими центрами по работе с документами Национального архивного фонда Республики Беларусь, областные архивы - научно-методическими центрами.

Ведомственными (межведомственными) архивами являются архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций, осуществляющие прием и хранение документов этих государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций в течение периода времени, установленного настоящим Законом.

К архивам негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь относятся:

частные архивы физических лиц - комплексы архивных документов, созданные лицом, семьей, родом либо приобретенные ими на законных основаниях и находящиеся в их собственности, а также комплексы архивных документов, созданные на предприятиях торговли и обслуживания, объектах культуры и искусства, находящихся в частной собственности физических лиц, и зарегистрированные в установленном порядке республиканскими органами Государственной архивной службы Республики Беларусь;

архивы юридических лиц негосударственной формы собственности, а также религиозных организаций, архивные документы которых созданы после отделения церкви от государства.

Государственная архивная служба Республики Беларусь — это система архивных органов и учреждений, организующих формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, его хранение, использование и контроль за ведением делопроизводства. Она включает республиканский, областные и Минский городской органы государственного управления по архивам и делопроизводству и сеть государственных архивов — республиканских, областных, зональных, а также районных и городских.

Республиканские архивы:

Национальный архив Республики Беларусь – (1927 г.) 1995 г., Минск (документы бывшего Центрального партийного архива Компартии Белоруссии)

Национальный исторический архив Беларуси – (с 1919 г.) 1995 г., Минск. Архив хранит документы по истории Беларуси периода ее вхождения в состав Великого княжества Литовского, Речи Посполитой и Российской империи.

Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно – (1940 г) 1996 г. В архиве находятся на хранении документы учреждений бывшей Гродненской губернии и бывших Виленского, Дисненского, Лидского, Ошмянского уездов Виленской губернии Российской империи.

Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов – (1941 г.) 1993. Держинск. В архиве хранятся хроникально-документальные, художественные и анимационные фильмы, киножурналы, отдельные киносюжеты; фотодокументы в виде негативов и фотоальбомов; хроникально-документальные и художественные звукозаписи, отражающие события государственной, общественно-политической, экономической и культурной жизни республики.

Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства – (1960 г.) 1993 г., Минск.

Белорусский государственный архив научно-технической документации – (1968 г.) 1993 г., Минск. Архив хранит документы НАФ, содержащие ретроспективную информацию по истории развития науки, техники, архитектуры, ведет их государственный учет, организует использование в научных и народнохозяйственных целях, осуществляет организационно-методическое руководство работой ведомственных архивов по профилю своей деятельности. Источниками комплектования архива являются проектные, конструкторско-технологические, научно-исследовательские организации, научно-производственные объединения республики, в процессе деятельности которых образуется научно-техническая (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская (научная), патентная) и управленческая документация. Кроме того, архив комплектуется документами личного происхождения представителей науки, техники, архитектуры и строительства республики.

Областные (9, 6 – областных и 3 – общественных объединений в Гомеле, Гродно, Могилеве) и зональные (16) государственные архивы

Районные и городские архивы по личному составу были созданы в 1998 г. Всего в республике по состоянию на 1 января 2005 г. функционирует 127 районных (городских) архивов.

Районные и городские архивы хранят документы ликвидируемых субъектов хозяйствования негосударственной формы собственности; документы по личному составу ликвидируемых учреждений, организаций, предприятий независимо от форм собственности, не имеющих правопреемника; документы по приватизации жилья, проводимых аукционов и др., связанные с разгосударствлением, приватизацией государственной собственности; медицинскую документацию; похозяйственные книги; печатные и другие материалы, дополняющие фонды архива.

79. Содержание понятия «управление документацией». Жизненный цикл документа, его основные стадии. Отечественный и иностранный опыт в управлении документацией

Термин “управление документацией” широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название “Национальный архив и управление документацией” (National Archives and Records Administration (NARA). Буквальный перевод немецкого термина “Schriftgutverwaltung” означает “управление письменными документами” (обычно данный термин переводят как делопроизводство, хотя это и не совсем верно). Английский термин “Records Management” также переводится как управление документами.

Управление документацией отличается и от делопроизводства, и от ДОУ.

Хотя управление документацией в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций.

Дж. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив.

Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

1. Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.

2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).

3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.

4. Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

Исторически термин “управление документацией” зародился в США. Американские авторы Ф.В. Хортон и К. Леннон указывают, что понимание важности управления документацией возникло в США после Второй мировой войны, когда “страна погрязла в бумажной работе” и “возникла необходимость привести всю документацию в порядок”. Значительную роль в решении проблемы управления документацией сыграла Комиссия Гувера, перед которой стояла задача найти способы сокращения трудозатрат на работу с документами в государственных учреждениях. Важной нормативной базой для управления документацией явились Закон о документах 1950 г. и Закон о национальном архиве 1984 г., Закон о сокращении работы с документами 1980 г. и его новая редакция 1989 г.

Разные авторы неоднозначно понимают место управления документацией в менеджменте организации.

Хортон и Леннон определяют управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях.

Другой взгляд на управление документацией представляет его отраслью (областью) деятельности в организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией в организации. М. Баккленд утверждает, что управление документацией это не теория, а практическая деятельность управляющих документацией, которая включает в себя поиск информации, составление перечней документов с указанием сроков их хранения, описание документов, индексацию и классификацию документов, организацию доступа к документам, информационные технологии, работу персонала. С другой стороны, автор подчеркивает, что управление документацией должно быть связано с целями и задачами организации в целом. Таким образом, характеризуя управление документацией как практическую деятельность, М.Баккленд естественно приходит к мысли о функциональном значении управления документацией в организации.

В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией обратилась А.Н. Сокова. Свое понимание управления документацией она изложила в работе “Деловая документация в сфере управления”. В ее представлении управление документацией заключается в:

- организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;

- ведении механизма контроля за объемом и качеством создаваемых документов;

- упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;

- надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов;

- правовом обосновании всех аспектов управления документацией.

В 90-е годы понятие “управление документацией” все чаще встречается в научных публикациях, особенно в компьютерных изданиях, которые часто используют дословные переводы английских терминов.

Управление документацией можно понимать как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов — до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: