Аудит расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданным работникам организации на выполнение операционно-хозяйственных задач и для компенсации расходов на служебные командировки. Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные денежные документы.

Источниками информации для проверки расчетов с подотчетными лицами являются: авансовые отчеты, учетные регистры (журналы ордера, ведомости) по счетам 50, 71 и др., Главная книга, Положение об учетной политике предприятия и др.

Аудит расчетов с подотчетными лицами может быть организован в два этапа. На первом этапе выполняется подтверждение целесообразности расходов, произведенных подотчетными лицами, правильность их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета. На втором осуществляется проверка правильности организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе реализации первого этапа проверки на основе сделанного ранее вывода об эффективности системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами аудиторы принимают решение о методе проверки: сплошной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высокая, по мнению аудиторов, эффективность функционирования названных систем. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетный лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам. В противном случае методом сплошной проверки авансовых отчетов аудиторы устанавливают суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировки, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденций счетов по операциям с подотчетными лицами.

В ходе аудита необходимо проверить: имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц; заключены ли с ними договора о материальной ответственности за выданные в подотчет денежные средства. Устанавливается целесообразность операционных и хозяйственных расходов через подотчетных лиц, возможность проведения этих расходов по безналичным расходам.

Авансовые отчеты представляются в бухгалтерию составленными с использование типовой формы № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

При проверке аудитору следует обратить внимание на заполнение всех необходимых реквизитов авансового отчета, правильность арифметического расчета и наличие всех поименованных в отчете оправдательных документов. Также следует обратить внимание на наличие подписи бухгалтера и удостовериться, что авансовый отчет утвержден руководителем организации. Проставленная корреспонденция счетов должна соответствовать рабочему плану счетов, утвержденному в составе Приказа об учетной политике организации.

В результате проверки авансовых отчетов могут быть выявлены факты оплаты командировочных расходов (суточных, оплаты проезда и проживания в местах командировки) сверх установленных норм.

Особое внимание должно быть обращено на такие операции, как расчеты с водителями за приобретенные ими горюче-смазочные материалы, запасные части и т.п. Списание на себестоимость продукции израсходованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов не допускается.

Все чеки, предъявляемые водителем в оправдание расходов по приобретению горюче-смазочных материалов, проверены на наличие ИНН организации, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, суммы. Также проверяется наличие оттиска штампа или печать на оборотной стороне чека ККМ. В связи с принятием Федерального Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», к авансовым отчетам при приобретении хозяйственных материалов или канцелярских товаров, в обязательном порядке прикладываются счета-фактуры и чеки ККМ с выделенной суммой НДС (при условии, что предприятие- продавец является плательщиком НДС).

Приобретение товарно-материальных ценностей в организациях розничной торговли должно подтверждаться также товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров. Четкое указание в товарном чеке номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров исключит возможность ошибок в бухгалтерском учете при отражении хозяйственных операций еще и по следующим причинам.

Согласно новой концепции учета имущества организации в основу группировки его видов положен принцип участия предметов и средств труда в процессе оборота капитала. Соответственно, критерий величины денежной оценки играет теперь подчиненную роль. В связи с этим нормами ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н, предусмотрен отказ от использования стоимостного критерия при отнесении стоимостного критерия при отнесении предметов к основным средствам или средствам в обороте. В 2001 году установлен только один критерий для отнесения средств труда к основным – срок полезного использования. Он должен превышать 12 месяцев или обычный операционный цикл, если последний превышает 12 месяцев. Соответственно, предметы со сроками службы менее 12 месяцев независимо от из стоимости будут учитываться в составе инвентаря и хозяйственных принадлежностей на счете 10 «Материалы», субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Предметы, срок службы которых более 12 месяцев, должны учитываться на счете 01 «Основные средства». Объекты основных средств стоимостью не более 2000 руб. за единицу, а также приобретенные книги, брошюры и тому подобные издания теперь разрешено списывать на затраты производства (расходы на продажу) по мере их отпуска в производство или эксплуатацию.

В связи с этим подробная расшифровка приобретенных товарно-материальных ценностей в товарном чеке приобретает особую актуальность.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения. Аналогичный акт необходимо составить и в случае получения кассового чека контрольно-кассовой машины, содержащего наименование приобретенных товаров.

При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный документ должен содержать реквизиты, перечисленные в п.13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

При аудите авансовых отчетов по командировкам следует проверить наличие командировочных удостоверений с отметками о местах пребывания согласно заданию.

Суточные сотрудникам выплачиваются согласно норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 01.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организации, финансируемых за счет средств федерального бюджета». Расходы по найму жилья подтверждаются счетами гостиниц и чеками об их оплате.

Проверяя расчеты с подотчетными лицами, связанными с загранкомандировками, аудитор должен знать, что суточные за время командировки выплачиваются: при проезде по территории РФ – в рублях по нормам, установленным действующим законодательством; при проезде и за время пребывания на иностранной территории -–в иностранной валюте по нормам, утвержденным для работников, выезжающих во время командировки из РФ за границу. Со дня пересечения границы при выезде суточные начисляются в долларах США, а при возвращении обратно – со дня пересечения границы России – в рублях. Бухгалтерский учет с подотчетными лицами в этом случае ведется одновременно в валюте расчетов и в рублях. Здесь необходимо установить правильность: учета расчетов; возмещения работнику расходов в однодневную загранкомандировку, а также в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивается бесплатным питанием и жилым помещением; расчета и учета курсовых разниц на день представления подотчетным лицом авансового отчета.

Обоснованность произведенных через подотчетное лицо представительских расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия; программы встречи с представителями другого предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи и др.

Для учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При проверке в первую очередь сопоставляется сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли. Дебетовые обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» сверяют с суммами по кредиту счета 50 «Касса».

После этого проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.

Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.

Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, аудиторы должны учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в положении об учетной политике.

Достоверность записей по данному разделу учета подтверждаются по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Можно провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям п.11 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 № 40.

При проверке правильности корреспонденции счетов по данному объекту контроля необходимо обратить внимание на сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: