Специфіка обслуговування туристських груп

Туристи, що прибувають до туркомплексу у складі груп, крім паспортів пред’являють список групи, іноземні туристи – індивідуальні візи або імміграційні облікові картки, іноді групові візи. Розміщення групових туристів доцільно здійснювати в контакті з керівником групи або супроводжуючим її гідом-перекладачем, з яким попередньо узгоджується порядок процедури розміщення. Передусім слід звірити наявність бронювання саме на цю групу, кількість туристів. Також уточнюється відповідність типів виділених під групу номерів фактичному складу групи: чоловіків, жінок, сімейних пар, тощо. Якщо немає попередньо узгодженого з фірмою-замовником румінг-листа, туристів через керівника (гіда) просять розподілитись згідно бажання проживати в одному номері (при 2-3-місному розміщенні) або враховуючи інші побажання гостей. Туристи заповнюють анкети, підходять до стійки портьє, називають себе, при необхідності можуть пред’явити паспорти і візи, отримують ключі, їм вручають візитні картки готелю, у разі потреби також талони на харчування і вони відправляються у номери. Одночасно портьє заносить їх дані до відповідних документів («Карти підготовки та заселення номерів», румінг-листа – «Реєстраційної картки», «Дозволів на розміщення», там, де вони є) або заносять в комп’ютер. Керівник групи (гід) може взяти на себе частину процедури розміщення групи, для чого отримує від портьє список номерів, куди вносить прізвища туристів згідно розподілу по номерах, після чого повертає список портьє, який закінчує процедуру. Якщо при прийомі групи передбачено доставку багажу у номери, разом з візитними картками туристам вручаються багажні бирки, які їх просять прикріпити до валіз. Коли багаж групи рухається окремо, цю процедуру виконують керівник або гід групи згідно даних румінг-листа – «Реєстраційної картки».

Якщо група прибула з колективною візою, яка має вигляд розгорнутого списку групи з даними паспортів туристів та відміткою-штампом КПП, портьє розміщує групу разом з керівником. Він називає номер кімнати, а керівник у свою чергу називає прізвища туристів і проставляє номери кімнат навпроти їх прізвищ у копії колективної візи, яка після закінчення процедури розміщення передається портьє. Портьє закінчує оформлення документів на поселення і передає їх до розрахункової служби або вносить дані в комп’ютер.

Під час прийому і розміщення гостей туристам надається необхідна інформація про режим роботи ресторану, порядок організації харчування та екскурсійної програми, розташування різних служб готелю, режим їх роботи тощо, робиться ненав’язлива реклама додаткових послуг туркомплексу. Портьє-рецепціоніст може також прийняти від туристів деякі замовлення або проїзні документи для їх передачі у відповідні служби готелю та туркомплексу до наступного виконання (оформлення).

При прийомі великих груп туристів – 100 і більше осіб – служби туркомплексу працюють у тісному зв’язку з організацією-замовником.

Якщо гості заїжджають протягом дня, вони розміщуються за тією ж схемою, що й туристи-індивідуали, але їх, як правило, зустрічають спеціально виділені представники організації-замовника або уповноважені замовником працівники туркомплексу, які допомагають у розміщенні, надають необхідну інформацію. У готелях конгресового профілю це роблять працівники групи обслуговування конгресів. При масовому заїзді великої групи бажано розподіл туристів по номерах здійснити заздалегідь. Для цього список номерів у вигляді «шахматки» разом з візитними картками готелю або туркомплексу вручаються особам, що зустрічають і супроводжують групу. Туристів розміщують під час їх переїзду до туркомплексу і по прибутті їм залишається тільки отримати ключі та піднятися в номери, а керівники груп (гіди) закінчують оформлення поселення туристів разом з працівниками рецепції. Якщо отримання попередньої інформації з якихось причин неможливе, найкраще по прибутті до туркомплексу попросити туристів зачекати в автобусах, поки керівники (гіди) отримають необхідні документи. На момент прибуття великих груп туристів бажано розмістити у вестибюлі стенди з рекламно-інформаційними матеріалами, організувати продаж напоїв, кондитерських виробів, сувенірів і т. ін., щоб уникнути неприємних вражень від довгого очікування ліфтів тощо.

При правильній організації прийому і розміщення туристів час, що витрачається на процедуру, згідно світових стандартів мусить становити: 5 хвилин на розміщення туриста-індивідуала, 15 – групи до 30 осіб, 40 хвилин на розміщення групи до 100 осіб і на групу більше 100 осіб – близько години. Завершується процедура прийому й розміщення отриманням гостем ключа від номера.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: