Проектирование унифицированной системы документации ЭИС

При разработке системы документации в ЭИС проектиров­щик должен решать следующие проблемы: спроектировать и уни­фицировать новые документы; отобрать документы, которые будут использоваться в ЭИС без изменений; выявить в существу­ющей системе те документы, которые надо унифицировать.

В процессе проектирования можно выделить три этапа работ (рис. 4.12):

- построение новых форм документов;

- унификация всей системы документации;

- разработка инструкций и методических материалов, регламен­тирующих работу пользователей с системой документации.

Рассмотрим содержание работ, выполняемых на каждом этапе.

На первом этапе выполняются шесть работ. Содержа­ние первой работы «Определение состава результатных показа­телей» зависит от того, какие формы документов проектируют­ся. Выделяются первичные и результатные документы, состав которых выявляется после разработки всех постановок задач. При этом в первую очередь проектируются формы результатных до­кументов, а затем первичных.

При выполнении второй работы «Определение состава пер­вичных показателей» выявляется полный состав первичных – ис­ходных показателей, на базе которых рассчитываются результат­ные показатели, отражаемые в формах результатных документов.

При выполнении третьей работы «Разбиение показателей по формам документов» определяется содержание форм результат­ных документов и форм первичных документов. Разбиение пока­зателей по формам осуществляется по семантической близости показателей и по их алгоритмической увязке при расчете резуль­татных показателей. Если проектировщик разрабатывает формы результатных документов, то критерий алгоритмической увязки показателей является главным. Например, обоснованным счита­ется включение в один результатный документ «Ведомость от­пуска товаров со склада за месяц» следующей группы показате­лей: «количество отпущенных товаров со склада по накладной», «цена товара», «стоимость отпущенных товаров по накладной», «итого стоимость отпущенных товаров по номенклатуре за ме­сяц», «итого стоимость отпущенных товаров по каждому скла­ду» и «по всем складам».

Если проектируются формы первичных документов, то основ­ным критерием является семантическая близость показателей, под которой понимается наличие общих типов и значений реквизит­ного состава этих показателей. Например, в первичный документ «Накладная на отпуск товара» правильным считается включение следующих показателей: «количество отпущенных товаров оп­ределенной номенклатуры со склада на определенную дату», «цена товара этого вида номенклатуры», «стоимость отпущен­ных товаров этого вида номенклатуры на определенную дату».

Рисунок 4.12 – Схема процесса проектирования УСД

При выполнении четвертой работы осуществляется «Выбор типа носителя» для документа. Если документы первичные, то носителем является бумага формата А4 или А5. Если проектиру­ются результатные документы, то тип и форма выдачи резуль­татной информации зависят от характера решаемой задачи. На­пример, если решается прогнозная задача, при получении резуль­татов которой применяются методы корреляционного или регрессионного анализа, то основным носителем будет экран ЭВМ, на который будут выданы графики, и бумажный носитель.

Если решается задача математического моделирования, то информация выдается на экран или рулонную бумагу. При реше­нии задачи оперативного управления основным носителем будет являться экран. В качестве критерия выбора носителя можно ис­пользовать показатели надежности хранения информации, дос­товерности информации и качества воспроизведения материала.

При выполнении пятой работы «Определение способа нанесе­ния информации в документы» выбирается способ нанесения ин­формации, который зависит от того, как считывается информа­ция с первичного документа: визуальным способом или автома­тическим. Если применяется автоматический способ считывания, то необходимо выбрать устройства считывания и типы шрифтов для нанесения информации в документ. В настоящее время суще­ствуют следующие виды шрифтов:

- кодированные, в которых изображение реквизита отделено от его кода (например, широко используемые в настоящее вре­мя штрих-коды);

- стилизованные, в которых изображение символов содержит код;

- нормализованные, например шрифты, применяемые на почто­вых конвертах;

- графические отметки.

Содержание выполнения шестой работы «Проектирование форм документов» зависит от типа проектируемого документа и будет рассмотрено ниже.

На втором этапе выполняются работы по унификации всех документов, включая вновь созданные и уже существую­щие. Для этого необходимо выявить и проанализировать пол­ный состав системы документации, составить перечень доку­ментов по функциональным подсистемам, выявить характери­стики документов (периодичность составления, тип задач, адресат, количество показателей, частота использования), ис­ключить из первичных документов производные показатели и показатели, многократно вводимые в ЭВМ, ввести единую тер­минологию путем составления словаря (тезауруса), установить единые единицы измерения, провести классификацию и коди­рование документов, реквизитного состава документов, уточ­нить используемые формы и построить единые формы доку­ментов.

На третьем этапе составляются технологическая доку­ментация и инструкции, описывающие правила заполнения, пе­редачи, использования и, хранения документов, схемы докумен­тооборота, отражающие все операции, выполняемые над доку­ментами, и подразделения, в которых они происходят, начиная от выписки и кончая сдачей их в архив.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: