Формы документов результатной информации

В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный доку­мент используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

- полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

- количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

- своевременность предоставления информации управленческо­му персоналу;

- достоверность предоставляемой информации;

- хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

- отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Можно выделить следующие принципы построения результат­ных документов (рис. 4.15):

Рисунок 4.45 – Схема структуры результатного документа

- выделение трех зон в документе;

- разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе;

- выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вто­рую зону документа, и размещение этих реквизитов в поряд­ке убывания старшинства;

- выделение реквизитов-оснований и размещение их в последо­вательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются ито­ги (т.е. от первичных оснований – к результатным, а среди результатных – размещение их в порядке возрастания стар­шинства итога);

- если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса, оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности:

1. Определение полного реквизитного состава документа.

2. Классификация реквизитов-признаков на: справочные и группиро­вочные; реквизитов-оснований на первичные и резуль­татные, результатные основанияпо степеням итогов.

3. Выбор формы документа (с одной или несколькими табли­цами в содержательной части документа).

Для наиболее распространенных видов документов могут использоваться унифи­цированные формы, включенные в унифицированные системы документации (УСД). Многие УСД используются для задач общегосударственных систем обработки и сопрягаются с единой системой классификации и кодирования (ЕСКК) технико-экономической информации.

Системы документации включают стандартные и технические условия, проектно-конструкторскую и технологическую, плановую, бухгалтерскую, финансовую, от­четно-статистическую документацию, документацию по материально-техническо­му снабжению и сбыту, по торговле и т. д.

На промышленных предприятиях документация регламентируется по фазам уп­равления. В частности, используется единая система конструкторской документа­ции (ЕСКД), единая система технологической документации (ЕСТД), система плановой документации, система первично-учетной документации, отчетно-статис­тическая, организационно-распорядительная и др.

Каждая система документации содержит перечень разрешенных для использова­ния форм документов – формуляр-образец, на основе которого определяются формы документов, разрабатываются нормативные и методические материалы.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: