Выполнение операции слияния по шагам

Пример

Пусть организатор семинара рассылает письма в адреса предполагаемых участников с приглашениями принять участие в работе семинара. Тогда основной документ – письмо, которое рассылается участникам семинара (рис. 5.1), а источник данных - список участников с их адресами и интересующей их тематикой (рис. 5.2). Результирующий документ - письма в адреса участников семинара (рис. 5.3). Количество писем соответствует количеству участников.

Рис. 5.1.

Рис. 5.2.

Рис. 5.3.

Альтернативный способ выполнения подобной операции более трудоемкий и состоит в следующем:

1). Подготовить письмо в адрес первого участника семинара;

2). Скопировать письмо;

3). В копии заменить информацию о первом участнике на данные второго участника;

4). Повторить п. 2 и 3 для остальных участников семинара.

Первый способ позволяет иметь список участников независимо от рассылаемых писем (одного или нескольких). Очевидно, что этот список можно изменить в любой момент и воспользоваться этим списком для рассылки любых писем или документов, необходимость в которых возникает в процессе функционирования семинара.

Термин «источник данных» пришел из баз данных. Под ним подразумевается совокупность записей связанных данных, подобно информации об участниках семинара. Каждая запись в свою очередь состоит из полей, например, имени участника, его адресе и телефоне. Первая строка источника данных – заголовочная и содержит названия полей.

Для операции слияния Word обеспечивает перечень наиболее распространенных названий полей. Можно добавить или удалить поля по желанию составителя документа. Можно изменить названия и порядок полей для удобства их выборки в процессе формирования документа. Не существует никаких правил и ограничений для количества полей или для использования полей в подобных документах. Ограничения касаются только имен полей – они не должны содержать пробелов, точек, запятых и других подобных знаков.

Затенение полей

При использовании операции слияния рекомендуется установить опцию постоянного выделения полей. Для регулирования затенения полей, вставляемых в документ, в команде Файл-Параметры следует выбрать строку Дополнительно. Затем в строке Затенение полей группы Показывать содержимое документа выбрать всегда.

Рис. 5.4.

Выполнение операции слияния по шагам

Операция Слияние вызывается на вкладке Рассылки в группе Начало слияния и выполняется по шагам.

1). Выбор получателей письма.

Рис. 5.5.

Можно использовать ранее созданный документ или создать список получателей, можно использовать контакты Outlook.

В результате выполнения первого шага текущий документ связывается с созданным или выбранным списком получателей.

2). Определение типа создаваемого документа: письма, электронные сообщения и т.д. Это определение формы документа, чаще всего письма.

3). Расстановка в основном документе полей источника данных (полей слияния).

4). Предварительный просмотр результатов слияния. Для каждой копии основного документа поля основного документа заменяются на значения полей каждой записи источника данных.

5). Слияние с основным документом. Можно сразу распечатать получаемые документы или подготовить файл из полученных в результате слияния документов, который впоследствии можно модифицировать и затем распечатать.

Основной документ

Основной документ содержит текст, который является неизменным для всех получателей. Это может быть документ в активном окне или документ, который был ранее сохранен на диске.

Основной документ может редактироваться и форматироваться до связи с источником данных операции слияния или после установки связи. В документ можно добавить графику.

Если тип основного документа Письма, то применение слияния формирует новый раздел результирующего документа для каждой записи источника данных.

Если необходимо сформировать список получателей на одном листе без разбивки на разделы (рис. 5.7), то необходимо воспользоваться типом основного документа – каталог.

В основном документе типа Каталог, как правило, размещаются только поля слияния (рис. 5.6). Можно добавлять пустую строку, чтобы отделять одну запись каталога от другой. Можно задать интервал после абзаца или линию-разделитель над абзацем или после него. Удобно разделить поля источника данных знаками табуляции и преобразовать полученный абзац из полей источника данных в таблицу.

Рис. 5.6.

Рис. 5.7.

Рис. 5.8.

Для того, чтобы информация об одном получателе размещалась всегда на одной странице и не переносилась бы на следующую, необходимо выделить все абзацы получателя и включить на вкладке Отступы и интервалы команды форматирования абзаца опции Не разрывать абзац, Не отрывать от следующего.

Возможности слияния можно использовать для печати конвертов или наклеек после выбора соответствующего типа документа.

Конверты можно печатать, если принтер имеет лоток для конвертов. Для размещения марок требуется установка специального программного обеспечения.

После выбора типа основного документа и присоединения источника данных возникает возможность задать размеры конвертов и способ размещения адреса на конверте (рис. 5.8).

Источник данных

Если список получателей уже существует, то можно его выбрать, нажав строку Использовать существующий список.

Рис. 5.9.

Нажатие на строку Ввести новый список вызывает диалог (рис. 5.10), в котором высвечиваются названия стандартных полей.

Если в диалоге на рис. 5.10 нажать кнопку Настройка столбцов, то открывается диалог Настройки списка адресов для выбора названий стандартных полей, которые будут присутствовать в списке получателей писем - источнике данных (в заголовочной строке таблицы). В этом диалоге можно удалить, переименовать имеющиеся поля или добавить новые поля. Новое поле всегда добавляется в конец списка. Для изменения порядка полей используются кнопки Вверх, Вниз.

Рис. 5.10.

Важно

· Название поля не должно превышать 40 символов, должно быть представлено одним словом и не начинаться с цифры.

· Не может быть полей с одинаковыми именами.

· Имя поля не может содержать символы, запрещенные в именах (знаки препинания или пробелы).

Для рассматриваемого примера сформированный список имеет нижеприведенные поля.

Рис. 5.11.

После настройки названий полей необходимо ввести их значения. Источник данных – это таблица, первая строка которой – названия полей – создается автоматически. Каждая строка таблицы представляет собой запись источника данных.

Нажатие кнопки Создать запись (рис. 5.10) вызывает появление новой пустой строки в форме на рис. 5.10, т.е. в заполняемом источнике данных.

Нажатие на кнопку OK инициирует диалог сохранения источника данных (Сохранить как). Можно изменить имя файла или папку, в которой располагается файл. Расширение файла - .docх. Рекомендуется сохранять источник данных в одной папке с основным документов.

Если нарушено хотя бы одно условие в отношении названий полей, кнопка OK недоступна.

Для рассматриваемого примера сформированный список сохраняется под именем Контакты_рус.

Если используется ранее созданный список получателей, то его можно модифицировать. Диалог на рис. 5.12 открывается после нажатия кнопки Изменить список получателей (рис. 5.5 или 5.9).

Рис. 5.12.

Наверху – названия полей. Во второй колонке можно отметить, будет ли участвовать запись в слиянии.

Для перехода к редактированию источника данных необходимо нажать на полное имя источника данных в окне Источник данных (рис. 5.12) и затем кнопку Изменить. Откроется форма данных (рис. 5.13), в которой каждой записи источника данных соответствует одна запись. Форма используется для заполнения и редактирования полей.

Возможны следующие операции при редактировании формы:

· переход по записям;

· удаление записи;

· добавление записи;

· поиск записи.

Перемещение по форме – переход по записям источника данных.

Рис. 5.13.

Клавиши Tab,Enter, Shift+Tab позволяют перемещаться по полям. Нажатие на Enter в последнем поля переводит диалог в создание следующей записи. Кнопки справа от значений полей позволяют перемещаться по записям, добавлять новую запись, удалять существующие записи или осуществлять поиск записи по значению в некотором поле.

Можно заполнить форму для новых записей после нажатия на кнопку Добавить или отредактировать имеющиеся записи. Модифицируется текущую запись. Для поиска нужной записи используется кнопка Найти. В диалоге поиска (рис. 5.14) задается поисковый фрагмент текста и область поиска текста (конкретное поле или все поля). Найденная запись становится текущей.

Рис. 5.14.

Если неизвестно значение некоторого поля, рекомендуется временно ввести некоторое значение, например, XXX, с тем, чтобы потом заменить его на необходимое. Не следует оставлять пустых значений, если только это требуется для текущей записи. Не обязательно вводить полный список адресатов в источник данных. Список адресатов можно всегда расширить.

Значения полей, введенные через форму данных, пока содержатся только в открытом источнике данных. Этот файл не виден на экране и, тем не менее, он открыт и не сохранен. Нажатие на кнопку Обновить модифицирует в памяти источник данных. При закрытии основного документа возникает запрос на сохранение изменений источника данных.

Всегда можно выбрать другой список для текущего процесса слияния.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: