Подготовка к деловой беседе.

Немалое значение имеет предыдущая договоренность о беседе на “своей”, “чужой” или “нейтральной” территории, что сказывается на поведении собеседников. По этикету правила “игры” диктует хозяин территории, а на нейтральной территории инициатива принадлежит тому, кто пришел первый: это приветствия, жесты, начальные фразы для мобилизации внимания собеседника.

Практики не советуют назначать деловую встречу на понедельник из-за снижения рабочего ритма вследствие воскресной расслабленности. Этот день наилучший для планирования встреч-бесед на целую неделю. Однако совещания по большим проблем лучше всего проводить в начале недели, чтобы завершить дело к ее концу.

Встречи для обмена информацией могут происходить в любой день, но по определенным правилам. Так, встречи для неприятных сообщений или критики не стоит устраивать в пятницу, ибо за выходные они “обрастут” слухами и испортят расположение духа на начало будущей неделе. Критические совещания лучше проводить на протяжении недели (перед обедом или возвращением домой), тогда люди будут иметь возможность немного успокоиться, прежде чем снова увидеться.

Не следует планировать встречу сразу после обеда, ибо поспешное завершение его совсем не будет оказывать содействие решению поставленных задач. И вдобавок собеседники должны иметь время, чтобы ознакомиться со срочными сообщениями.

Начинать подготовку к беседе нужно с изучения собеседников, как они к нам относятся, какое положение занимают и т.п.

Деловая беседа должна быть спланирована. Это - составление и проверка прогноза деловой встречи. Определение основных перспективных задач. Начертание путей для решения задач (стратегия). Определить и обработать краткосрочные задачи (тактика). Выявить узкие места в плане беседы. Стратегический план начерчивает путь и программу действий. Тактический - это перечень способов поэтапного достижения цели. После этого составляется рабочий план и план использования технических средств, графиков, проектов, схем...

Отработанный материал, его основные посылки нужно изложить на бумаге и совершенствовать, сокращать материал вплоть до совещания.

Требования этикета к встрече.

1. Пунктуальность. На место встречи надо прийти на пять минут ранее от назначенного времени. Нужно заранее уточнить адрес, как доехать.

2. Опрятность. Одеваться надо опрятно, в традиционном стиле - повседневный костюм, скромный галстук, хорошо вычищенная обувь.

3. Придя за две-три минуты до встречи в приемную, надо четко назвать секретарю свое имя, фамилию, цель прихода. Если вы пришли в верхней одежде, нужно ее снять.

Планируя встречу, следует иметь в виду, что:

* в холодные и сухие дни человек лучше работает, тогда как чересчур жаркая или влажная погода заметно притупляет интеллект; в районе 19 часов нервно-психическое состояние людей становится довольно неуравновешенным, что может проявляться в раздраженности и пылкости;

* какая угодно радость увеличивает альтруизм, оскорбление или разочарования - уменьшают его.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: