ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Номенклатура дел

Завершающий этап делопроизводства — подготовка исполненных документов к хранению. Какие документы необходимо сохранять, какие можно уничтожить и как выполняется эта работа? Как систематизировать документы, как оформлять их в дела? Сколько дел и как их нужно заводить? С такими вопросами сталкивается каждая организация, перед которой встала проблема систематизации и хранения документов.

В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке примерных номенклатур дел, предлагаемых ВНИИ документоведения и архивного дела, номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена:

— для размещения исполненных документов в дела с целью обеспечения их учета и сохранности;

— для осуществления поиска документов по заголовкам дел в соответствии с принципами формирования дел;

— для установления сроков хранения дел на основании перечней (типовых, примерных и ведомственных) документов с указанием сроков их хранения и подготовки к передаче дел постоянного и долговременного хранения в архив организации, а дел краткосрочного хранения — на уничтожение.

Номенклатура дел является методической основой обеспечения учета и поиска документов в процессе их оперативного хранения в делопроизводстве.

Номенклатура дел составляется службой ДОУ или лицом, ответственным за делопроизводство.

Работники центрального ведомственного архива или архива организации оказывают методическую помощь при составлении номенклатуры дел.

Номенклатура дел структурного подразделения — систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения организации в определенном году.

Сводная номенклатура дел организации составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

Правила составления номенклатур дел подробно излагаются в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (н-р, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Номенклатура дел должна включать все документы, образующиеся в деятельности организации (в том числе и не предусмотренные примерной номенклатурой дел, например документы, отражающие особенности работы отдельной организации, не свойственные другим аналогичным организациям).

В практике делопроизводства используют различные виды номенклатуры дел: типовую, примерную, индивидуальную. Они различаются по сфере функционирования. Типовая и примерная номенклатуры дел представляют собой классификацию документов, относящихся к определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации, их составляют архивные организации, министерства и ведомства.

Типовая номенклатура устанавливает единый состав заводимых дел и их единую индексацию. При ее использовании необходимо строго придерживаться установленной в ней системы, здесь ничего нельзя менять. Такая номенклатура используется в крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности.

Поскольку составление номенклатуры дел — достаточно сложная и требующая высокой профессиональной квалификации работа, то для предприятий, схожих по характеру своей деятельности, создаются примерные номенклатуры дел. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется (н-р, в средних учебных заведениях), с указанием индексов дел. В отличие от типовой примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер, здесь допускаются некоторые изменения.

Типовая и примерная номенклатуры дел содержат методические материалы, на основе которых строится индивидуальная номенклатура, систематизирующая документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения. При наличии примерной номенклатуры дел индивидуальная номенклатура составляется на ее основе. При этом заголовки дел могут быть видоизменены с учетом специфики данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел, как правило, без изменений.

Какова процедура составления номенклатуры дел организации? Этот документ оформляется в виде таблицы с графами — индекс дела, заголовок дела (тома), количество томов и номер статьи по перечню, срок хранения дела по перечню, примечания (отметки об уничтожении дел, о передаче в архив, незавершенных делах, переходе на следующий год и т.д.). Образец оформления номенклатуры дел приведен в приложении. Дела в номенклатуре дел группируются в разделы, названия которых соответствуют названию структурного подразделения. Последовательность расположения разделов в номенклатуре дел определяется организационной структурой самого предприятия. Внутри каждого раздела дела группируются по категориям и размещаются, как правило, в иерархическом порядке: сначала указываются более важные документы — дела с организационной документацией (учредительные документы, лицензии, положения, инструкции, штатное расписание), далее — распорядительные документы вышестоящих органов и внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения), за этой группой дел располагают дела с планово-отчетными документами, после них указываются переписка (сначала с вышестоящими организациями, потом с партнерами, клиентами и в конце — внутренняя переписка) и другие информационно-справочные документы, в конце помещают журналы регистрации. В последнюю очередь указываются номенклатура дел, описи дел, акты об уничтожении документов. Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной системам. Названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации (н-р, «Финансирование», «Учет и отчетность», «Кадры»).

Оформление номенклатуры дел происходит поэтапно. На первом этапе оформляют заголовок дела. Каждое дело должно иметь заголовок, который раскрывает содержание подшитых в это дело документов. Заголовок формулируется в соответствии со смысловыми признаками их формирования (именуемыми часто признаками заведения дел), расположенными в следующей последовательности.

1. Номинальный признак — название вида дела (переписка, дело, журнал, книга) или вида документов (приказы, акты, положения, протоколы).

2. Авторский признак — название организации, структурного подразделения, должностного лица (указывается кратко или дается общее название, так как полное название приведено или в наименовании раздела, или в бланке номенклатуры; н-р, приказы ректора, переписка отдела).

3. Корреспондентский признак — название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (указывается кратко или приводится общее название, н-р: переписка с трестом «Сибстроймонтаж»).

4. Предметно-вопросный признак — краткое содержание документов дела, тема (например, приказы по личному составу).

5. Географический признак указывается в делах, содержащих переписку с корреспондентами (организациями), расположенными на определенной местности (территории), н-р: переписка с якутским филиалом.

6. Хронологический признак — дата (период), к которому относится дело, н-р, протоколы заседаний кафедры за 2007 г.

7. Экспертный признак — указание на подлинность или копийность документов дела, влияющих на определение срока хранения дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документа дела: для дел с распорядительными документами используют название вида документов, указание автора документа, период, к которому относятся документы дела, указание на копийность документов дела (н-р: Приказы декана по студенческому составу за 2006/2007учебный год — подлинники). В некоторых делах, формирующихся по принципу досье, содержатся различные документы. Их заголовок может быть сформулирован следующим образом: Документы (учебные планы, списки участников, программы курсов и др.) о проведении региональных семинаров по повышению квалификации. Для дел, содержащих переписку, используются такие элементы заголовка, как название вида дела, адресат, краткое содержание документов дела. Можно формировать дела с перепиской по отдельному корреспонденту или по географическому признаку. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Заголовки дел должны быть краткими, предельно точными и соответствовать смысловому содержанию документов. Не допускается использование в заголовках неконкретных формулировок типа: разные материалы; общая переписка; иностранный отдел; входящая документация и т.д.; фамилий должностных лиц, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

На втором этапе оформления номенклатуры дел заполняются сведения о сроках хранения документов. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются на основе типовых перечней документов с указанием сроков их хранения, которые разрабатываются государственными архивными учреждениями. Наряду с типовыми перечнями можно использовать примерные номенклатуры дел, поскольку в них также указаны конкретные сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечня. Кроме срока хранения, должна быть указана и соответствующая статья перечня (эти сведения оформляются для дел, содержащих документы временного и долговременного сроков хранения; для дел с документами постоянного срока хранения статья не указывается).

На третьем этапе оформления номенклатуры дел происходит индексация дел, которая закрепляет избранную систематизацию документов. Индекс дела, как правило, состоит из двух элементов — индекса структурного подразделения (или направления деятельности) и индекса дела (в маленькой организации индекс дела будет состоять только из номера дела в номенклатуре). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс, н-р: 01 — дирекция, 02 — бухгалтерия и т.д. Порядковый номер дела устанавливается в пределах структурного подразделения (н-р, номер дела, содержащего устав, — 01). Индекс дела обозначается арабскими цифрами, н-р 03-09, где 03 — индекс структурного подразделения, 09 — номер дела. В конце номенклатуры дел всегда остаются резервные номера для включения новых дел. Для однородных дел в пределах разных структурных подразделений желательно устанавливать одинаковые индексы, что повышает оперативность поиска документа, н-р:

Порядок индексирования дел закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Сведения о количестве томов заполняются в конце года. В деле не должно быть больше 250 листов. При большем количестве листов заводится новое дело. Так, если количество документов насчитывает 1000 листов, то они оформляются в четыре тома.

В графу «Примечания» вносятся дополнительные данные, касающиеся хранения дел: кто отвечает за хранение дела, где находится дело и т.п. На этой основе разрабатываются обновленные варианты номенклатуры дел на следующий год.

Оформлением номенклатуры дел занимается делопроизводственная служба. Ежегодно в конце календарного года к ней поступают номенклатуры дел структурных подразделений. Делопроизводственная служба обобщает эти сведения, приводит к единообразию заголовки дел и составляет единую для всей организации номенклатуру дел. Номенклатура дел согласуется с экспертной комиссией данной организации, с государственным архивом, подписывается руководителем делопроизводственной службы, утверждается руководителем организации (гриф утверждения заверяется печатью организации) и вводится в действие с 1 января нового календарного года. Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый передается в государственный архив, в который будут сдаваться документы данного учреждения. Этот документ является документом постоянного срока хранения. После утверждения общей номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписку из нее, которая и является основой формирования документов в дела на протяжении календарного года, поэтому она должна находиться рядом с делами. В структурное подразделение ее следует передавать как минимум в трех экземплярах: первый экземпляр находится в деле, второй является рабочим, третий приклеивается к шкафу, где хранятся документы. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении новых дел, о каких-либо изменениях, касающихся отдельных дел, и в конце каждого года номенклатура уточняется: в ней делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (сколько всего дел и сколько томов было сформировано, сколько дел постоянного срока хранения, а сколько временного и т.д.). Т.о. происходит учет документов.

Номенклатура дел согласуется с архивными службами раз в три года. Если функции и задачи учреждения не меняются, номенклатура может оставаться еще несколько лет без изменений, однако не реже одного раза в пять лет она подлежит пересмотру и последующему согласованию.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

При составлении примерных номенклатур дел рекомендуется использовать конкретные номенклатуры дел организаций. Организации независимо от сферы деятельности, формы собственности и иных особенностей имеют аналогичные типовые управленческие функции и соответственно следующие типовые управленческие системы документации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, ОКО 011—93 в действующей редакции):

• организационно-распорядительная документация, включающая комплекс кадровых документов;

• первичная учетная документация;

• банковская документация;

• финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

• отчетно-статистическая документация;

• учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;

• документация по труду;

• документация Пенсионного фонда Российской Федерации;

• внешнеторговая документация.

Типовыми для всех организаций являются также документы долгосрочному и краткосрочному планированию их деятельности, административно-хозяйственному обслуживанию, налогообложению, договорные и другие документы, которые не вошли в ОКУД.

Сроки хранения типовых документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, ведомственными перечнями и иными действующими нормативными документами, устанавливающими сроки хранения.

На рассмотрение ЦЭПК учреждений федерального архивного агентства вносятся проекты примерных номенклатур дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов. На рассмотрение ЭПК архивных учреждений вносятся проекты примерных номенклатур дел организаций — источников комплектования определенного государственного или муниципального архива.

Сроки хранения дел, включенных в примерные номенклатуры дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, и иными нормативными документами, устанавливающими сроки хранения.

Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются ЦЭК (Центральной экспертной комиссией) органа управления по согласованию с ЦЭПК (Центральной экспертно-проверочной комиссией) Росархива или соответствующего органа управления архивным делом субъекта Федерации.

Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с ЦЭПК затруднено (территориальная удаленность от Центра и т.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание «Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол 00 00.0000» и ЦЭПК ставится в известность об установлении изменении срока хранения данной категории дел. При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными номенклатурами дел. Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения определяется также срок «до минования надобности» (ДМН). Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, инструкции, методики хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка «ДМН» означает, что документы имеют только практическое значение, и срок их хранения определяется самой организацией, однако он не может быть менее одного года. Кроме того, временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока при условии истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.

В примерных номенклатурах дел отметка ЭПК (ЭК) делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Закрепленная отметка ЭПК (ЭК) переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ

_____________________(района, города) Глава администрации

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ (общий отдел) _____________района

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______И.О. Фамилия

00.00.00 № 00-00 Дата

На200_г.

Управляющий делами

(зав. общим отделом) И.О. Фамилия

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: