Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 200__г.

Управляющий делами

(зав. общим отделом) И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Зав. райгосархивом И.О. Фамилия

00.00.00

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Деятельность предприятия сопровождается оформлением большого количества документов, многими из которых пользуются длительное время. Чтобы быстро найти необходимые документы, их нужно правильно систематизировать, сгруппировать в дела. Эта работа осуществляется либо параллельно с составлением номенклатуры дел, либо производится в соответствии с уже существующей номенклатурой.

Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную твердую обложку.

Формирование дел — это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Эта работа начинается с момента завершения дела в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки его к передаче в архив.

Для комплектации дел используются те же признаки, что и для формулирования заголовка дела (заголовок отражает результаты такой классификации), а именно:

1) номинальный (группировка в одно дело документов одного вида — приказов, протоколов и т.д.);

2) предметно-вопросный (объединение в одно дело документов по одному вопросу, например, документов о строительстве нового учебного корпуса);

3) авторский (в дело собираются документы одного автора — комиссии, организации, должностного лица);

4) корреспондентский (формируется дело о переписке с определенным корреспондентом, например, с мэрией города);

5) географический (в одно дело группируются документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории, например, переписка с администрацией г. Якутска об организации филиала академии);

6) хронологический (учет временных параметров документов, например, отчеты о продаже товаров за январь);

7) экспертный (учет сроков хранения документов).

При классификации документов, как правило, используется несколько признаков и всегда учитывается экспертный признак (документы с постоянным и временным сроками хранения не могут храниться в одном деле). Признаки группировки документов отражаются в заголовке дела, н-р: Отчеты администрации Зеленоградского филиала академии о движении де нежных средств (отражены номинальный, географический, предметно-вопросный признаки).

На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, к папке оформляется обложка дела, на которой указываются:

• полное официальное наименование организации и его официально принятое сокращение с указанием непосредственной подчиненности, название структурного подразделения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке в скобках дописывают название этого учреждения (структурного подразделения): до... г. старое название;

• индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера по номенклатуре дел, а также номер тома, если дело имеет несколько томов. Индекс дела переносят на обложку из номенклатуры (его целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения);

• заголовок дела. Заголовок переносится на обложку в строгом соответствии с номенклатурой дел организации. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их указывают после заголовка (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их указывают после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов на обложку каждого тома выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома;

• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

• дата дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дел, содержащих распорядительную, информационную и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), считаются крайние даты документов, т.е. дата первого и последнего документа. Датой дел, содержащих протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела считаются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено; • срок хранения дела (для дел долговременного хранения) или надпись «хранить постоянно» (для дел постоянного срока хранения).

Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного сроков хранения. Дела временного срока хранения подлежат упрощенному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: