Отдел кадров и т.д. Отдел кадров и т.д.

Разделяя дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

• приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к ОД;

• приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

• планы, сметы;

• отчеты, балансы:

• доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту. При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения, можно использовать номенклатуру дел. Дела по личному составу систематизируются отдельно, на них составляется самостоятельная опись.

При большом объеме специальной документации — технической, технологической, рационализаторских предложений — на нее также составляются отдельные описи.

В описание каждого дела входят:

• порядковый номер;

• индекс дела;

• заголовок дела (в том числе аннотация);

• дата;

• количество листов;

• примечания.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется графа «Срок хранения дела».

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами «То же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью. Например:

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: