Сдача дел в ведомственный архив. Особенности хранения документов в настоящее

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям. Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номеров отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, Основные правила ведомственных архивов разрешают хранение этих дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы.

Особенности хранения документов в настоящее время заключаются в том, что в соответствии со ст. 13 Основ законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 № 5341-1, а также п. 10 Положения об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (с изм. от 01.12.1998) частные компании являются собственниками документов, образующихся в результате их деятельности, и не обязаны передавать их в государственный архив.

Частная компания имеет право по обоюдному соглашению заключить договор с каким-либо государственным или муниципальным архивным учреждением, куда в числе прочих пунктов может быть включен пункт о передаче части документов компании, отнесенных в установленном порядке к составу негосударственной части Архивного фонда РФ, на хранение в государственный или муниципальный архив.

Если компания не желает иметь дело с каким-либо государственным архивным учреждением и имеет условия для обеспечения хранения документов, то она вправе не передавать свои Документы на хранение в государственные архивные учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничижению, составляют акт.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: