Сводная номенклатура дел организации

«Время столь быстротечная вещь, что угнаться за ним невозможно», - с высказыванием выдающегося ученого и гуманиста Али Апшерони невозможно не согласиться.

Кажется, что буквально вчера гремели майские грозы, предвкушая летний отдых, мы строили грандиозные планы и самозабвенно обновляли весенне-летний гардероб. Но уже сегодня за окном полыхают багровым пожарищем клены, а по утрам стелется легкая дымка тумана.

Казалось бы, совсем недавно мы подводили итоги 2011 и составляли номенклатуру дел на 2012 год. Однако год пролетел так быстро, что не успели оглянуться, как наступил момент, когда вновь необходимо начать работу над номенклатурой дел, но уже на 2013 год. Этому важному и безусловно довольно сложному участку работы по организации документооборота посвящен данный материал.

Наш журнал неоднократно освещал процесс создания сводной номенклатуры дел организации с разных точек зрения: теоретической, практической, приводились наглядные примеры.

В этот раз редакция решила пойти несколько иным путем. Мы попросили опытных специалистов, сотрудничающих с нашим журналом, составить сводную номенклатуру дел организации и прокомментировать ее.

Прежде, чем вы начнете изучать результат работы специалистов, хотелось бы дать некоторые пояснения.

Приведенная ниже номенклатура дел составлялась для негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного архива и не имеющей вышестоящей организации. Соответственно, данная номенклатура дел не подлежит согласованию за пределами организации, но в обязательном порядке визируется у заведующего архивом (лица, ответственного за архив) и согласовывается с экспертной комиссией организации.

В случае если ваша организация является источником комплектования государственного архива, раз в пять лет сводная номенклатура дел организации в обязательном порядке согласовывается с соответствующими архивами.

Следует помнить, что если в организации произошли серьезные структурные изменения, номенклатура дел сразу же пересоставляется и согласовывается с соответствующим архивом, независимо от даты последнего согласования (п. 29 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Сроки хранения документов, в рассматриваемой нами номенклатуре дел, определялись по графе 3 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень). Применение этой графы правомерно для:

· государственных органов, организаций, являющихся источником комплектования государственных архивов;

· негосударственных организаций;

· индивидуальных предпринимателей.

В случае, если ваша организация является государственной, но не является источником комплектования государственного архива, сроки хранения документов необходимо определять по графе 4 Перечня.

Надеемся, материал, подготовленный нашими авторами, будет полезен не только тем работникам, которые впервые столкнуться с составлением сводной номенклатуры дел организации, но и опытным сотрудникам службы ДОУ.

Ольга Моисеенко,

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: