Главная

Популярная публикация

Научная публикация

Случайная публикация

Обратная связь

ТОР 5 статей:

Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия

Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века

Ценовые и неценовые факторы

Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка

Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы

КАТЕГОРИИ:






Зав.отделом документоведения




БелНИИДАД

2. Раздел сводной номенклатуры дел «Отдел кадров»

Есть две причины, по которым необходимо переработать сводную номенклатуру дел на 2013 год. Первая традиционная: требование нормативных документов по архивному делу. Номенклатура дел на будущий год составляется ежегодно в четвертом квартале текущего года, согласовывается на заседании экспертной комиссии и утверждается руководителем организации. Один раз в пять лет в этом привычном порядке появляется некоторое отклонение в виде согласования номенклатуры дел с государственным архивом, если организация является источником комплектования государственного архива, или с вышестоящей организацией, если организация не является источником комплектования государственного архива.

Вторая причина, по которой в этом году необходимо заново составить номенклатуру дел на будущий год, связана с вступлением в действие нового Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее – Перечень типовых документов-2012). Понятие «статья» исчезает из употребления, если мы будем иметь дело только с Перечнем типовых документов-2012. Теперь оперируем только понятием «пункт». Это формальная сторона, существенно то, что в номенклатуре дел появятся принципиально новые пункты, так как новый перечень типовых документов имеет совершенно иную по сравнению с предыдущими перечнями структуру, стало быть, и систематизацию документов, и что еще более важно, некоторые виды документов имеют иной срок хранения сравнительно с предыдущими перечнями.

Из всего сказанного следует простой вывод: предстоит большая кропотливая работа по составлению номенклатуры дел организации на будущий год. Необходимо не только уточнить заголовки дел, образующихся в структурных подразделениях, отредактировать эти заголовки, правильно расположить в каждом разделе, но и заново по каждой позиции определить срок хранения дел со ссылкой на новый перечень документов.

Для того чтобы облегчить участь читателей журнала, мы сделаем попытку разработать номенклатуру дел отдела кадров применительно к организации негосударственной формы собственности. Мы назовем этот раздел «отдел кадров», а каждый применительно к структуре своей организации может дать другое название, например «управление кадров и идеологической работы», «отдел кадровой и юридической работы». Если организация небольшая и в структуре нет специального подразделения, которое занимается кадрами, тогда в номенклатуре дел раздел будет называться «Работа с кадрами». Если же работник совмещает не только кадровые вопросы, но и другие, например, юридические, идеологической работы и др., тогда вы сами дополните этот раздел заголовками дел, отражающими те направления работы, которые вы ведете в своей организации.

Еще одно пояснение в качестве примечания. Каждому разделу номенклатуры дел присваивается свой номер, который влияет на индекс дела. Как правило, раздел 01(1) – это раздел, в котором отражаются заголовки дел делопроизводственной службы (секретариата, канцелярии, общего отдела и т.д.). Далее располагаются структурные подразделения по усмотрению составителя номенклатуры, исходя из структуры, штатного расписания. Традиционно раздел 02(2) – это отдел кадров, поэтому мы будем следовать этой традиции.

 

Индекс дела Название раздела (подраздела) заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов по перечню Примечание
         
  ОТДЕЛ КАДРОВ – 2[2]      
02-01 Приказы директора предприятия по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, заключении трудовых договоров (контрактов), продлении трудовых договоров (контрактов), установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии)   75 лет п.21.3    
02-02 Приказы директора предприятия о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, депремировании, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации   3 года п.21.4 После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства    
02-03 Штатные расписания   Постоянно п.32  
02-04 Положения о структурных подразделениях предприятия   Постоянно п.27  
02-05 Должностные инструкции работникам   50 лет п.30 При условии замены новыми
02-06 Правила внутреннего трудового распорядка   1 год П. 470   После замены новыми
02-07 Протоколы заседаний квалификационной и аттестационной комиссий и документы к ним   15лет ЭК п. 669    
02-08 План работы отдела кадров на 2013 год   3 года п.152    
02-09 Годовой статистический отчет по кадрам за 2013 год   Постоянно п.160.2  
02-10 Трудовые договоры, контракты работников, не имеющих личных дел   3 года п.641 После окончания срока действия трудовых договоров, контрактов
02-11 Личное дело директора предприятия   Постоянно п.638.1  
02-12 Личные дела работников   75 лет ЭК п.638.3 После увольнения
02-13 Личные карточки работников   75 лет п. 639 После увольнения  
02-14 Трудовые книжки работников   До востребования П. 646 Невостребованные-не менее 50 лет
02-15 Заявления работников, не имеющих личных дел, о приеме на работу и перемещениях по должности с приложениями   75 лет Протокол заседания ЭК предприятия от 10.12.2012 № 2
02-16 Заявления работников, не имеющих личных дел, об увольнении   75 лет Протокол заседания ЭК предприятия от 10.12.2012 № 2
02-17 Документы, послужившие основанием для приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (докладные, объяснительные записки, заявления, уведомления)   3 года п.644  
02-18 Журнал регистрации положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников   3 года п.103  
02-19 Журнал регистрации приказов директора предприятия по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, заключении трудовых договоров (контрактов), продлении трудовых договоров (контрактов), установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии)   75 лет п.102.3  
02-20 Журнал регистрации приказов директора предприятия о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации   3 года п.102.4  
02-21 Журнал регистрации предупреждений нанимателя о продлении или не продлении контрактов   3 года п.103  
02-22 Журнал регистрации трудовых контрактов (договоров) и изменений к ним   3 года п.642  
02-23 Журнал учета личных дел   75 лет п.640  
02-24 Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек   5 лет п.647  
02-25 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним   50 лет п.648  
02-26 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним   3 года п. 649 После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
02-27 Журнал регистрации выданных справок   3 года п.103  
02-28 Графики отпусков, заявления о предоставлении и переносе отпусков   1 год п.666  
02-29 Выписка из сводной номенклатуры дел предприятия   3 года п.94  

 

Предложенная номенклатура дел имеет рекомендательный характер в части заводимых дел. Так, например, приказы по личному составу можно формировать в два дела, как это предусмотрено в нашем примере, так и в три, четыре дела. Это зависит от количества приказов по разному виду и от того, кто из работников ведет те или иные дела. В Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций указано, что при значительном объеме распорядительных документов определенной разновидности допускается их группировка в отдельные дела. К сожалению, понятие «значительный объем» не конкретизируется. В связи с этим, вы вправе сами определить, как целесообразнее сформировать документы в дела, исходя из количества и сроков хранения издаваемых распорядительных документов. Например, приказы руководителя о приеме, перемещении и увольнении можно сформировать в одно дело, приказы о премировании, поощрении, заключении и продлении трудовых договор (контрактов), установлении надбавок и доплат – другое дело и т.д. Важно соблюсти главный принцип: не формировать в одно дело приказы с разными сроками хранениями.

Большие сомнения, на мой взгляд, вызывает одна позиция, предусмотренная в Перечне типовых документов-2012: срок хранения приказов о предоставлении социальных отпусков составляет 75 лет. Статья 150 Трудового кодекса Республики Беларусь дает определение понятию «социальный отпуск». Это отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми, в связи с обучением, в связи с катастрофой на Чернобыльской АЭС, по уважительным причинам личного и семейного характера. Если по поводу приказов о предоставлении отпусков по беременности и родам, по уходу за детьми, в связи с обучением, в связи с катастрофой на Чернобыльской АЭС сомнений не возникает, то сомнения вызвал срок хранения приказов о предоставлении отпусков по уважительным причинам личного и семейного характера. Как правило, социальный отпуск по причинам личного и семейного характера предоставляется без сохранения зарплаты. Какое значение имеют эти отпуска? Зачем хранить их так долго? Пришлось по поводу своих сомнений проконсультироваться с бухгалтером нашей организации. Бухгалтер высказала мысль о том, что длительный срок хранения названных приказов, скорее всего, вызван необходимостью предоставления информации органам социальной защиты при назначении пенсии работнику в том случае, если за какой-то период зарплата у работника была значительно меньше, чем за другие месяцы. Вероятно, так оно и есть, хотя целесообразность длительного срока хранения приказов о предоставлении социальных отпусков по уважительным причинам личного и семейного характера представляется мне очень сомнительной. Знаю из общения с архивистами, что мои сомнения разделяют очень многие.

В приведенной нами номенклатуре дел при указании сроков хранения с пометкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) мы указали пометку «ЭК» (экспертная комиссия). Думается, в этом есть смысл. Пометка «ЭК» предполагает, что после истечения срока хранения документов, например, 15 лет, мы должны внимательно просмотреть дело прежде, чем выделить его к уничтожению, и при необходимости оставить его для дальнейшего хранения. Эта процедура проходит при экспертизе ценности документов в организации, для этого нет необходимости обращаться в государственное архивное учреждение. Пометка же «ЭПК» предполагает обязательное обращение в государственное архивное учреждение, что не предусмотрено нормативными документами. Для того чтобы продлить срок хранения документов, нет нужды согласовывать свое решение с государственным архивом. С государственным архивным учреждением или вышестоящей организацией мы согласовываем сроки хранения документов, не предусмотренные Перечнем типовых документов.

В свете вышесказанного предлагаемый нами срок хранения таких документов, как заявления о приеме и увольнении работников с приложениями, в 75 лет мы определили на заседании экспертной комиссии, о чем и указываем в графе «Примечание». В то же время, вы имеете полное право в номенклатуре дел для этих документов указать срок хранения «3 года» и сослаться на п.644 Перечня типовых документов-2012, в котором содержится заголовок «Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедших в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.). Многие на практике так и поступают, определяют срок хранения таких документов, как заявления о приеме и увольнении, о перемещении, совмещении и т.д., в 3 года, ссылаясь на пресловутый пункт в перечне.

Не хочу никого обидеть, но мне представляется, что ссылаться на этот пункт можно только в том случае, если бездумно, а точнее, формально относиться к своему делу. Фраза «не вошедших в состав личных дел» предполагает, что речь идет о документах работников, на которых заведены личные дела, и какие-то документы, указанные в п.644, не включены в состав личных дел. Почему не включены? Может быть, это заявления о предоставлении отпусков, о выдаче аванса в увеличенном объеме, докладные записки о наложении дисциплинарных взысканий? Тогда можно полностью согласиться с указанным сроком хранения названных документов, ссылаясь на п. 644.

Однако как же быть с заявлениями о приеме на работу, увольнении, представлениями к награждению, докладными записками о перемещении, совмещении, уведомлениями о продлении или не продлении контрактов, не включенных в состав личных дел только по той причине, что не на все категории работников заводятся личные дела? Разработчики Перечня типовых документов-2012, следуя традиции, механически или автоматически повторили заголовок дела и срок его хранения, содержащийся в ранее действующем Перечне типовых документов-2006 и еще более раннем Перечне типовых документов-1988, забыв о том, что в 1988 году на все категории работников требовалось заведение личных дел. Давайте зададим себе вопрос: как можно хранить только 3 года заявление о приеме на работу и документы к нему, например, рабочего по обслуживанию здания, уборщика, дворника, сантехника (перечень технического персонала можно продолжить), если работник уже проработал 3 года и продолжает работать в настоящее время? Видимо, такой вопрос разработчики Перечня типовых документов-2012, равно как и Перечня типовых документов-2006, себе не задавали. Но так как нам необходимо работать с конкретными людьми и конкретными документами, мы должны для себя определить, 3 года или 75 лет (как в нашем примере) хранить названные виды документов.

Необходимо отметить также такую категорию документов как трудовые договоры (контракты) работников, не имеющих личных дел (добавлено и выделено нами). Если на работника заведено личное дело, трудовой договор (контракт) включен в состав личного дела, разумеется, в составе личного дела трудовой договор (контракт) хранится 75 лет. В то же время в Перечне типовых документов-2012 (п. 641) нет такой оговорки, а в примечании указано, что названная категория документов хранится 3 года после окончания срока действия договоров (контрактов) и 75 лет хранятся контракты с государственными служащими. Я уже неоднократно писала по поводу того, что срок хранения документов не должен зависеть от статуса работника, все граждане должны быть равны перед законом. Что же получается? Если ты рабочий, учитель, врач, инженер, научный работник, то твой контракт хранится 3 года после окончания срока действия контракта, но если ты работник министерства, департамента, налоговой службы, то твой контракт хранится 75 лет. Почему? Только потому, что у государственного служащего пенсия значительно больше? Однако и в первом случае, и во втором контракт может служить для подтверждения стажа работы, который учитывается для исчисления пенсии. В связи с этим лично я в номенклатуре дел своей организации определяю срок хранения контрактов (договоров) работников, не имеющих личных дел, в 75 лет, и это решение согласовано на заседании экспертной комиссии организации. В приведенном в нашей статье примере в номенклатуре дел срок хранения поставлен такой, как в Перечне типовых документов-2012. Ваше право сделать свой выбор в сторону увеличения срока хранения документов.

В заключение хочу повторить, что в каждой организации, исходя из штатного расписания и структуры, номенклатура дел отдела кадров будет иметь не только общие для всех организаций, но и свои, характерные только для вашей организации заголовки дел, что придаст номенклатуре дел вашей организации индивидуальность и своеобразие. При составлении номенклатуры дел важны вдумчивый, кропотливый подход, профессионализм и желание сделать номенклатуру дел не формальным, а по-настоящему рабочим документом, одним из основных делопроизводственных документов.

Галина Кудрякова,






Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:

vikidalka.ru - 2015-2024 год. Все права принадлежат их авторам! Нарушение авторских прав | Нарушение персональных данных