ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Документ (лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве

По назначению документы подразделяют:

■ на организационные (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность):

■ распорядительные (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение);

■ информационно-справочные (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);

■ учетно-расчетные, или бухгалтерские (платежное поручение, счет-фактура, накладная, акт и т.п.);

■ нормативные (с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как стандарты, нормы, правила, своды правил, регламенты и другие подобные документы).

По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т.д.).

По способу представления — электронный, на бумажных носителях.

По месту издания —внутренние, внешние.

По направлению отправки —входящие, исходящие. Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

§ информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» — количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации;

§ функции, обеспечивающие процесс управления;

§ функции, носящие культурно-исторический характер;

Общие функции документа:

■ информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;

■ коммуникативная — документы являются средством обмена информации;

■ социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

■ управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью;

■ организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений;

■ правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права;

■ общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;

■ историческая — документ является историческим источником. Существуют различные способы создания документации, в том числе:

■ рукописные заметки;

■ заполнение форм;

■ создание документов в текстовом редакторе;

■ фотографирование (как цифровым, так и традиционным методом);

■ съемка на видеопленку, DVD-диск или обычную кинопленку;

■ запись на аудиоленту, CD-диск или другие виды звукозаписи;

■ ввод информации в базу данных.

Запись информации — это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации (ручную, магнитную, оптическую и тепловую). В зависимости от способа фиксирования информации различают рукописный, механический, магнитный, оптический, фотографический, электростатический документы.

Первым способом фиксирования информации является ручной способ — нанесение знаков от руки. Такие документы называются рукописями или рукописными книгами. Рукописная книга написана от руки с нарисованными вручную иллюстрациями.

С изобретением пишущей машинки и началом ее промышленного производства (1867) появилась машинопись как способ текстового фиксирования. Она вытеснила ручной способ и используется для создания и копирования документов. Документ, напечатанный на пишущей машинке, считается рукописью, или машинописной рукописью. В настоящее время большинство архивных, деловых, неопубликованных документов выполнены машинописным способом на пишущих машинках или ЭВМ.

Потребность в более широком распространении информации нашла свое выражение в механизированном размножении фиксированных сообщений. Новый технологический прием фиксации и размножения письменного документа осуществлялся посредством печатного станка, а затем и других средств полиграфии. С появлением типографий началась эпоха книгопечатания — печати с наборной формы, инструмента для стандартной отливки литер, типографского сплава и краски, печатного пресса. Переход к тиражному размножению книг был качественным скачком в истории книжного дела и всей мировой культуры. Благодаря появлению полиграфии — отрасли техники, специализированной на множественном воспроизведении текста и изображений, — возникла печатная продукция.

Печатный документ изготовлен с помощью полиграфических или других средств массового размножения документов. Произведения печати — изделия полиграфического производства, полученные печатанием или тиснением. На печатном документе запись информации производится преимущественно путем нанесения красочного слоя на его поверхность, а также тиснением и выдавливанием знаков шрифта Брайля. Вторая разновидность печатных документов — это те, которые получены с помощью копировально-множительной техники. К процессам оперативного размножения документов относятся офсетная, трафаретная, гектографическая печать. Текст на оттисках получается путем переноса краски с печатной формы на материал оттиска (бумагу, картон). Полиграфия создала такие виды печатной продукции, как книги, брошюры, журналы, газеты, плакаты и малые печатные формы — листовки, билеты, открытки, этикетки, бланки, буклеты и т.д.

Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой на основе:

■ законов:

■ нормативных правовых актов;

■ методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

■ законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

■ указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

■ правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов/ Российской Федерации (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

■ правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

■ государственные стандарты на документацию;

■ унифицированные системы документации;

■ общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Методические документы регламентируют:

■ технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;

■ работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.).

В Российской Федерации существует государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах по организации:

■ управленческого труда и охране труда;

■ архивного хранения документов.

Национальная система стандартизации — это комплекс стандартов по методике разработки, оформления, согласования, утверждения государственных стандартов. На первом практическом занятии рассматриваются два стандарта из этого комплекса: ГОСТ Р 1.0 — 2004 и ГОСТ Р 1.5—2004.

Прежде всего, следует уяснить роль стандартизации в обеспечении и регулировании качества товаров, цели, которые поставлены Федеральным законом «О техническом регулировании» при осуществлении работ по стандартизации. Стандартизации принадлежит важная роль в обеспечении и регулировании качества товаров народного потребления. Стандартизация направлена на повышение требований к качеству продукции, повышение пищевой ценности продуктов питания, более рациональное использование сырьевых ресурсов, улучшение упаковки и внешнего оформления товаров.

В соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании» стандартизация осуществляется в целях:

■ повышения уровня безопасности жизни и здоровья граждан, имущества физических или юридических лиц, экологической безопасности, содействия соблюдению технических регламентов;

■ обеспечения научно-технического прогресса;

■ повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг;

■ рационального использования ресурсов;

■ технической и информационной совместимости;

■ взаимозаменяемости продукции.

Объект стандартизации — это предмет (продукция, работа, процесс и услуга), подлежащий или подвергшийся стандартизации. В общественном питании объектами стандартизации являются кулинарная продукция предприятия, технологические процессы, услуги, предоставляемые предприятием. Понимание этого термина имеет большое значение при работе со стандартами (написание, поиск и т.д.). В процессе стандартизации вырабатываются нормы, правила, требования, характеристики, касающиеся объекта стандартизации, которые оформляются в виде нормативного документа (НД).

Нормативный документ — это документ, содержащий правила, общие принципы, характеристики, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов и доступный широкому кругу потребителей (пользователей). Этот термин включает стандарты всех категорий и видов. В зависимости от сферы действия различают стандарты различных категорий: национальный стандарт Российской Федерации (ГОСТ Р), стандарт организаций (СТО). Кроме этого, нормативное обеспечение в области стандартизации основывается на технических регламентах (ТР), технических условиях (ТУ), правилах, нормах и рекомендациях.

Характеристика НД с кратким описанием сведений, приводимых в том или ином стандарте, показана в табл. 5.1.

В зависимости от назначения и содержания в Национальной системе стандартизации разрабатываются стандарты следующих видов:

■ основополагающие;

■ на продукцию и услуги;

■ на работы (процессы);

■ на методы контроля.

Основополагающие стандарты. В основополагающих стандартах изложена государственная система стандартизации Российской Федерации.

Общественное питание изготавливает кулинарную продукцию из сырья, пищевых продуктов других отраслей, которые выпускаются согласно требованиям, изложенным в государственных стандартах и которые одновременно являются основополагающими документами, трактующими требования к сырью (например: ГОСТ Р 31654—2012 «Яйца куриные пищевые. Технические условия». Требованиям, которым должна удовлетворять продукция или услуга, осуществляется через вышеуказанные стандарты.

Обозначение стандартов формируется из индекса стандарта, регистрационного номера, года утверждения. В табл. 5.2 приведена структура обозначения государственного стандарта. Обозначение технических условий, которые присваивает разработчик приведены в ГОСТ Р 51740—2001 «Технические условия на пищевые продукты. Общие требования к разработке и оформлению».

Информационное обеспечение стандартизации Нормативнотехническая документация по стандартизации классифицируется по «Классификатору государственных стандартов», который состоит из 19 разделов, каждый из которых подразделяется на классы и группы. Основой классификации на разделы является отрасль народного хозяйства в целом. Каждый раздел обозначается заглавными буквами русского алфавита. Например: Н — Пищевые и вкусовые продукты; П — Измерительные приборы, средства автоматизации в вычислительной технике; С — Сельское и лесное хозяйство.

Все разделы содержат десять классов и обозначаются цифрами от 0 до 9. Например: Класс НО — Общие правила и нормы по пищевой промышленности. Принято, что нулевой класс во всех разделах содержит стандарты, которые отражают общие правила, нормы, термины определения, относящиеся к отрасли в целом. Основой деления раздела на классы являются отдельные виды промышленности, входящие в данную отрасль.

Каждый класс содержит, как правило, десять групп и обозначаются цифрами от 0 до 9. Например: Группа А00 — А — обозначение раздела, 0 — обозначение класса, 0 — обозначение группы.

Основой деления каждого класса на группы являются основные виды продукции, выпускаемой данной промышленностью. Например: Н1 — Мясные и молочные продукты: Н4 — сахар, кондитерские изделия и крахмало-паточные продукты. Информация о разделе, классе, группе содержится на каждом нормативном документе на первой странице в правом верхнем углу. Информация об утверждении, отмене нормативно-технической документации по стандартизации приводится в соответствии с классификатором в ежегодных и ежемесячных указателях государственных и отраслевых стандартов и технических условий. Кроме этого, опыт работы в области стандартизации, сертификации, результаты НИР и т.д. обсуждаются в отраслевом журнале «Стандарты и качество», а также других периодических изданиях. Построение, изложение, оформление и содержание стандартов.

Вся создаваемая в нашей стране нормативная документация должна отвечать основным требованиям по построению, изложению, оформлению и содержанию. Это требование распространяется на стандарты всех категорий и видов. При построении стандарта необходимо соблюдать следующую последовательность его изложения: наименование; вводная часть (при необходимости); основная часть; информационные данные; содержание. Наименование стандарта должно быть предельно кратким и ясным, полно характеризовать объект стандартизации и обеспечивать правильную классификацию стандарта для его включения в указатели стандартов. В наименовании стандарта не допускается применять сокращения (кроме условных обозначений продукции), римские цифры, математические знаки, греческие буквы.

Структура наименования стандарта зависит от его содержания. Наименование стандарта состоит из следующих элементов: групповой заголовок, заголовок и подзаголовок. Наличие их в наименовании определяется необходимостью отражения полноты содержания. Вводную часть стандарта приводят при необходимости уточнения объекта стандартизации и (или) вида стандарта, а также при необходимости ограничения области распространения стандарта. При написании вводной части применяют следующие формулировки:

а) при уточнении только объекта стандартизации «Настоящий стандарт распространяется на...»;

/ б) при уточнении объекта стандартизации и вида стандартов «Настоящий стандарт распространяется на... и устанавливает...»;

в) при уточнении только вида стандартов «Настоящий стандарт устанавливает...»;

г) при необходимости ограничения области распространения «Настоящий стандарт распространяется на... Стандарт не распространяется на...».

В зависимости от особенностей объекта стандартизации и содержании стандарта основную часть излагают в виде текста, таблицы, сочетания графического материала (рисунков, схем, диаграмм) и таблиц. Текст должен быть кратким, точным и не допускать различных толкований, логически последовательным, необходимым и достаточным для применений стандарта в соответствии с его областью применения. В стандарте следует применять термины, определения, обозначения и сокращения, установленные действующими стандартами. При изложении обязательных требований в тексте стандарта следует применять слова «должен», «следует», «необходимо» и производные от них. Например, излагая технико-технологическую карту при установлении требований, условий не допускается отклонений или других вариативных решений от вышеуказанных глаголов. Приводя в стандарте допускаемые значения дефектов, применяют словосочетание «не должно быть более (ме­нее)». Основная часть стандарта должна быть разделена, причем каждый раздел, пункт, подраздел должен содержать законченную информацию. Все элементы основной части имеют нумерацию и обозначаются арабскими цифрами:

При оформлении материала для наглядности краткости и пол­ноты изложения, сравнения показаний могут применяться форму­лы, перечисления, таблицы, графическое изображение. В тексте стандарта оформление таблиц, графического материала, формул необходимо делать в соответствии с ГОСТ 1.5—2004.

Примечания приводят в стандарте, если необходимы поясне­ния содержания текста, таблиц или графического материала. Оформлять примечания в тексте стандарта следует по ГОСТ 1.5— 2004. Материал, дополняющий положения стандарта, который из- за большого объема или по другим причинам не может быть по­мещен непосредственно в тексте стандарта, допускается помещать в приложениях, являющихся основной частью стандарта. Каждое приложение должно начинаться с новой страницы, иметь заголо­вок прописными буквами. В правом верхнем углу страницы над заголовком прописными буквами должно быть написано слово «Приложение». Информационные данные необходимо помещать после основной части на последующих местах стандарта. Инфор­мационные данные включают: сведения о разработках и утверж­дении государственных, отраслевых и республиканских стандар­тов с указанием наименований министерств, ведомств, фамилии и инициалы руководителей разработки и представивших на утверж­дение. В стандарте ГОСТ 1.5—2004 принят единый порядок оформления и приведены единые формы обложек, страниц, при­ложений, дополнений нормативных документов.

Что касается технических условий, то их структура сходна с го­сударственными стандартами и разрабатывают^- их по решению разработчика (изготовителя) или по требованию заказчика (по­требителя) продукции в соответствии с ГОСТ Р 51740—2001 «Тех­нические условия на пищевые продукты.

Общие требования к разработке и оформлению». Разрабатыва­ют технические условия в следующих случаях:

■ при отсутствии государственного стандарта (ГОСТ Р) или межгосударственного стандарта (ГОСТ), действующего в России;

■ при наличии государственных статей общих ТУ, когда изготовителю необходимо уточнить или дополнить требования к конкретному пищевому продукту.

Поскольку ТУ являются частью технической документации на продукцию, а следовательно, должны содержать полный комплекс требований к продукции, ее изготовлению, контролю и приемке. Согласовывается ТУ с территориальными органами Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии России, подтверждается экспертным заключением о соответствии ТУ требованиям настоящего стандарта, а также о полноте и правильности ссылок на государственные стандарты, устанавливающие требования к качеству и безопасности пищевых продуктов, их транспортированию, хранению и применению, правилам приемки, методам отбора проб и испытаний.

Данное экспертное заключение оформляется на официальном бланке территориального органа, подписывается специалистом, проводившем экспертизу ТУ и утверждается руководством терри-/ ториального органа. Схема размещения данных на титульном листе ТУ приведена в ГОСТ Р 51740—2001. Требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов предприятия (СТО) имеют свои специфические особенности и должны соответствовать ГОСТ Р 1.4—2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения». Стандарты организаций содержат следующие структурные элементы; титульный лист, а также содержание, наименование и область применения.

В общественном питании взамен стандарта предприятия широко разрабатывается своя технико-технологическая документация, в частности, Технико-технологическая карта ('ГГК), при разработке которой следует руководствоваться Рекомендациями Министерства внешних экономических связей и торговли РФ от 12 июля 1997 года «Порядок разработки, рассмотрения и утверждения технико-технологических карт на блюда и кулинарные изделия». До недавнего времени вся продукция, производимая предприятиями общественного питания, изготовлялась только в соответствии с рецептурами, входящими в Сборники рецептур, которые являются нормативными документами. В настоящее время этот порядок изменен, каждое предприятие приобрело свое лицо, выпуская разработанные им или заимствованные у разных народов слож ные блюда, используя разнообразное сырье, сложные технологи­ческие процессы, производя поистине кулинарные шедевры. Мно­гие из этих блюд невозможно найти ни в одном сборнике рецеп­тур, а конкуренция требует все новых и новых открытий. В этом случае на продукцию необходимо разрабатывать и утверждать свою технико-технологическую документацию, в частности, раз­рабатывать технико-технологические карты, образцы которых приведены далее.

5.2. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ (ПРЕДПРИЯТИЯХ) ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ

Альбом унифицированных форм первичной учетной докумен­тации по учету операций в общественном питании утвержден По­становлением Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132 (табл. 5.8).

Рассмотрим на примерах порядок заполнения нескольких основных форм документации и составление калькуляционного расчета на изделия, реализуемые в розницу.

Исчисление продажных цен на кухонную продукцию, реализу­емых в розницу, производят в калькуляционных карточках отдель­но на каждый вид блюда (порцию). Технология составления каль­куляции следующая:

§ калькуляцию можно составить из расчета стоимости сырья на 100 блюд или на одно блюдо;

§ калькуляционная карточка может составляться из расчета стои­мости сырья на 100 блюд для наиболее точного определения цены одного блюда (изделия);

§ при изменении компонентов в сырьевом наборе блюда и цены на сырье и продукты новая цена блюда определяется в после­дующих свободных графах калькуляционной карточки с указа­нием в заголовке даты произведенных изменений;

§ в графе «Дата составления» указывается дата последней записи в карточке;

§ правильность каждого расчета цены блюда (изделия) подтверж­дается подписями заведующего производством и лица, состав­ляющего калькуляцию, и утверждается руководителем пред­приятия;

§ расшифровка подписей указывается в первой графе по соот­ветствующим строкам;

■ продажные цены рассчитываются в калькуляционной карточке отдельно на каждое блюдо или изделие кухни;

■ перед составлением калькуляции необходимо узнать ассортимент выпускаемых блюд, кулинарных изделий, а также нормы закладки сырья по Сборнику рецептур, кроме того, цены на продукты и сырье.

Составление калькуляционного расчета (карточки) и определение продажной цены блюда производится в следующем порядке.

■ определяется ассортимент блюд (по плану-меню), на которые необходимо составить калькуляционный расчет;

■ устанавливаются нормы вложений сырья на каждое отдельное блюдо (на основании сборников рецептур);

■ определяются подлежащие включению в калькуляцию продажные цены на сырье;

■ исчисляется стоимость сырьевого набора блюда (порции) путем умножения количества сырья каждого наименования на продажную цену и суммирования полученного результата (сырьевой набор конкретного блюда берется из Сборника рецептур, в котором на каждое блюдо показываются следующие данные: наименование продуктов, из которых приготовляется блюдо (порция); норма вложения сырья по массе брутто; норма вложения по массе нетто; норма выхода — масса отдельной порции (блюда) в целом;

■ устанавливается продажная цена одного блюда делением продажной стоимости сырьевого набора блюд на 100.

Калькуляционные карточки регистрируют в специальном реестре после подписи их лицами, которые несут ответственность за правильность установления продажных цен.

Исчисленные указанным способом продажные цены на блюда и изделия необходимо сопоставить с ранее действующими ценами на такие же блюда и тщательно проанализировать причины возможных отклонений.

Цены на гарниры и соусы также исчисляются на отдельной карточке, а цены на полуфабрикаты и кулинарные изделия исчисляются методом калькуляции исходя из стоимости по розничным ценам.

Покупные товары в буфетах реализуются по розничным ценам (покупная цена с учетом наценки). Рассмотрим на примере порядок заполнения калькуляционной карточки (форма № ОП-1 — см. с. 292—293), плана-меню (форма № ОП-2 — см. с. 295), требования в кладовую (форма № ОП-3 — см. с. 296).

Кафе «Марианна» составило калькуляционную карточку на 20 июня 20ХХ г. для приготовления салата из свежей свеклы по следующему рецепту:

■ свекла свежая — 32 г;

■ свекла протертая отварная — 33 г;

■ морковь свежая — 20 г;

■ масло растительное — 7 г;

■ сахарный песок — 5 г;

■ соль — 3 г

Не будем подробно рассматривать заполнение очевидных реквизитов, остановимся на заполнении тех строк и граф, которые могут вызвать вопросы.

В графе 4 «Норма, кг» проставляется количество продукта, необходимое для приготовления блюда

В графе 5 «Цена, руб.-коп.» указывается цена за килограмм продукта.

В графе 6 «Сумма, руб.-коп.» указывается стоимость количества продукта, необходимого для приготовления блюда,

Порядок составления плана-меню (см. подразд. 1.3.6).

Заполним план-меню по форме ОП-2 и требование в кладовую по форме № ОП-3 на основе данных нашего примера.

Формы первичной учетной документации по учету продукции и товарно-материальных ценностей в местах их хранения утверждены Постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. № 66

В данных формах предусмотрены зоны кодирования информации.

Если в графах «Код» нет ссылок на общероссийские классификаторы, предприятие само проставляет соответствующий принятой на предприятии системе кодирования код, предназначенный для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники.

Обязанность по ведению первичного учета по унифицированным формам первичной документации по учету продукции и товарно-материальных ценностей распространяется на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, осуществляющих деятельность в отраслях экономики.

Рассмотрим на примере порядок заполнения некоторых форм первичных документов. Начнем с унифицированной формы № МХ-5 (см. с. 298).

Данная форма применяется для ведения количественного учета дви­жения и остатков продукции, товарно-материальных ценностей материально-ответственными лицами в местах хранения. "Учет ведется по отдельным культурам, товарно-материальным ценностям на основании приходно-расходных документов. В зависимости от специфики хозяй­ственной деятельности организации возможно ведение учета как в виде ведомостей, так и в виде общего (единого) журнала учета движения про­дукции, товарно-материальных ценностей. Журнал ведет работник предприятия, осуществляющий приемку товарно-материальных цен­ностей в местах хранения. Приведем пример заполнения журнала. ООО «Умка» занимается производством мороженого. Цех № 2 спе­циализируется на выпуске пломбира сливочного, пломбира шоколад­ного и молочного мороженого с джемом черной смородины.

В строке «организация» заголовочной части журнала указывает­ся наименование предприятия, подразделение которой ведет учет поступления продукции и товарно-материальных ценностей в ме­ста хранения — в нашем примере ООО «Умка». В этой же строке, в графе «по ОКПО», указывается код организации по ОКПО (Обще­российскому классификатору предприятий и организаций), при­своенный Госкомстатом России — в нашем примере 17040537.

В следующей строке «Структурное подразделение» заголовоч­ной части журнала указывается наименование структурного под­разделения, которое непосредственно получило ценности — в на­шем примере — холодильник цеха № 2. В этой же строке, в специ­альной графе, указывается код структурного подразделения (если применяется система кодирования) — в нашем примере 2Х.

В строке «Вид деятельности по ОКДП» указывается вид дея­тельности по ОКДП (Общероссийскому классификатору деятель­ности предприятий) — в нашем примере 1520070.

В строку «Номер, камера» по графе «Код» заносится код номе­ра камеры хранения (если применяется система кодирования) — в нашем примере 01.

В строку «Номер, секция» по графе «Код» заносится код сек­ции хранения (если применяется система кодирования) — в на­шем примере 01.

Далее за названием формы «Журнал учета поступления про­дукции, товарно-материальных ценностей в места хранения» сле­дует строка «за период с " " года по " " года».

Обычно журнал открывают на определенный календарный пери­од: год, полгода, квартал. Возможен также вариант, когда журнал открывают по окончании предыдущего и ведут до тех пор, пока есть свободные строки для отметок операций по приему ценно­ стей на хранение — в нашем примере журнал открыт на квартал: с 01 апреля по 30 июня 20... г.

В графу «Вид операции» заголовочной части журнала заносит­ся код операции учета поступления продукции, товарно­материальных ценностей в места хранения в соответствии с раз­работанной на предприятии системой кодирования различных операций — в нашем примере — 07.

В строке «Лицо, ответственное за ведение журнала» указыва­ются должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за ведение журнала.

В графу 1 «Номер по порядку» заносится порядковый номер за­писи по учету поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения (графы 1—3 в рассматриваемом при­мере не показаны).

В графу 2 «Дата» заносится дата оприходования продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения. При этом дата каждой предыдущей строки не может быть более ранней, чем по­следующей, — в нашем примере: 02.04.20...; 05.04.20...; 08.04.20....

В графу 3 «Продукция, товарно-материальные ценности» запи­сываются наименование полученных товарно-материальных цен­ностей — в нашем примере: в первой строке записываем: Молоко цельное; во второй строке — Какао-порошок; в третьей строке — Джем черной смородины.

В графу 4 «Единица измерения» записывается единица измере­ния товарно-материальных ценностей в натуральном выраже­нии — в нашем примере:

в первой строке указываем; «Бидон 40 л»; во второй строке — «Коробка 250 г»; в третьей строке — «Банка 1 л».

В графе 5 «Поставщик (грузоотправитель)» указывается наиме­нование организации, поставляющей продукцию, товарно­материальные ценности — в нашем примере: в первой строке за­писываем: Молочный завод «Полюс»; во второй строке — ООО «Шоколад»; в третьей строке — ООО «Фруктовый рай».

В графе «Товарный документ», объединяющей подграфы 6 «но­мер» и 7 «дата», записывается: в подграфе б «номер» — номер до­кумента, по которому поступили товарно-материальные ценности, продукция (например, товарная накладная) — в нашем примере указаны номера товарных накладных: в первой строке — 115; во второй строке — 099; в третьей строке — 160;

в подграфе 7 «дата» — дата соответствующего товарного доку­мента, по которому учитывается поступление продукции, товарно­материальных ценностей.

В графу «Количество» заносится количество (масса) поступивших материальных ценностей в единицах измерения, которую указали в графе 4, — в нашем примере: 5; 40; 10.

В графе 9 «Цена, руб.-коп.» указывается учетная стоимость единицы товарно-материальных ценностей по каждому порядковому номеру — в нашем примере: в первой строке записываем 320-00; во второй строке — 20-00; в третьей строке — 15-00.

В графе 10 «Сумма, руб.-коп.» необходимо записать общую стоимость поступивших ценностей, значение которой получается умножением значения графы 8 «Количество» на значение графы 9 «Цена, руб.-коп.» (переданного количества на цену) — в нашем примере: в первой строке указываем 1 600-00; во второй строке — 800-00; в третьей строке — 150-00.

Последнюю строку таблицы «Итого» заполняют по графам 8 «Количество» и 10 «Сумма».

В графу 8 «Количество» по строке «Итого» заносится общее количество, независимо от единицы измерения, полученных товарноматериальных ценностей (продукции). Это необходимо для исключения возможных последующих исправлений. В графу «Сумма, руб.-коп.» по строке «Итого» требуется занести — общую стоимость поступивших за данный период товарно-материальных ценностей (продукции), форма № МХ-5.

Порядок составления накладной на передачу готовой продукции в места хранения. Для учета передачи готовой продукции из производства в места хранения применяется накладная по типовой форме № MX-18 «Накладная на передачу готовой продукции в места хранения». Накладную составляет в двух экземплярах материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр служит сдающему структурному подразделению (цеху, участку, бригаде) основанием для списания продукции (ценностей), а второй — принимающему складу (цеху, участку, бригаде) для оприходования продукции (ценностей).

Материально ответственные лица сдатчика и получателя подписывают накладную, которая потом передается в бухгалтерию для учета движения продукции (ценностей).

Пример 5.1. 17 июня 20... г. цех готовой продукции ООО «Плюшевый медведь» г. Москва, Калужское шоссе, д.1/2, тел./факс. 123-45-67

В графе «Код по ОКПО» указывается код, присвоенный предприятию Госкомстатом России в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций, в нашем примере — 1511907.

В графе «Вид деятельности по ОКДП» указывается код, присвоенный предприятию государственными статистическими и регистрирующими органами в соответствии с Общероссийским классификатором производственной деятельности, в нашем примере — 1723018.

В графе «Накладная — номер документа» записывается порядковый номер, присвоенный накладной на передачу готовой продукции в места хранения, в рассматриваемом примере — на склад, порядковый номер — 142.

В графе «Накладная — дата составления» на лицевой стороне накладной указывается дата составления накладной, в нашем примере — 17.06.20....

В графе «Отправитель», объединяющей подграфы «структурное подразделение» и «вид деятельности по ОКДП», указывается в подграфе «структурное подразделение» — наименование структурного подразделения, передающего готовую продукцию в места хранения, в нашем примере — Цех готовой продукции № 2.

В графе «Вид деятельности по ОКДП» — код, присвоенный предприятию Федеральной службой государственной статистики (Росстат России) в соответствии с Общероссийским классификатором производственной деятельности, в нашем примере — 1723018.

В графе «Получатель», объединяющей подграфы «структурное подразделение» и «вид деятельности по ОКДП», указывается:

■ в подграфе «структурное подразделение» — наименование структурного подразделения, принимающего готовую продукцию в места хранения, в нашем примере — Склад готовой продукции;

■ в подграфе «вид деятельности по ОКДП» — код деятельности по ОКДП получателя в рассматриваемом примере — 1723018.

В графе «Продукция, товарно-материальные ценности», объединяющей две подграфы — «наименование» и «код», необходимо указать в подграфе 1 «Наименование» — наименование материальных ценностей — в нашем примере: в первой строке — медведь-панда, во второй строке — лиса. В графе «Характеристика», объединяющей четыре подграфы: «окраска», «длина», «вид материала» и «особенности», указываются в подграфе 3 «окраска» — окраска переданной на хранение готовой продукции, в примере: в первой строке — черно-белый; во второй строке — рыже-белый.

В подграфе 4 «длина» — размер по длине мягких игрушек: в первой строке — 30 см; во второй строке — 18 см.

В подграфе 5 «вид материала» — вид материала, из которого изготовлены мягкие игрушки: в первой строке и второй строке — искусственный мех.

В графе 6 «особенности» — отличительные особенности (выбираются в зависимости от вида готовой продукции и могут варьироваться): в первой строке — с красным сердечком; во второй строке — с белым жабо.

В графе << Единица измерения», объединяющей подграфы 7 «наименование» и 8 «код по ОКЕИ», указывается: в графе 7 «наименование» — наименование единицы измерения мягких игрушек — в нашем примере в первой и второй строке — шт.

В графе «Вид упаковки» указывается наименование упаковки готовой продукции, переданной на хранение — в нашем примере — коробка.

Графа «Передано» объединяет графы «количество», «масса брутто», «количество (масса нетто)», «по учетным ценам, руб.-коп.».

В графе «Количество» указывается:

■ в подграфе 10 «в одном месте» — количество продукции, товарноматериальных ценностей в одном месте — в нашем примере количество изделий в одной коробке: в первой строке — 25;

■ во второй строке — 25;

■ в подграфе 11 «мест, штук» — количество коробок с готовой продукцией — в нашем примере: в первой строке и во второй строке — 4;

■ в подграфе 12 «количество занимаемых мест» — количество занимаемых мест на складе — в нашем примере коробки каждого вида продукции на складе ставятся одна на одну, поэтому — занимают одно место: в первой строке и второй строке — 1;

■ в подграфе 13 «масса брутто» — вес готовой продукции, переданной на хранение вместе с тарой — в нашем примере: в первой строке — 46 кг; во второй строке — 36 кг;

■ в подграфе 14 «количество (масса нетто)» — масса готовой продукции, переданной на хранение, без массы тары — в нашем примере: в первой строке — 40 кг; во второй строке — 30 кг. Графа «по учетным ценам» объединяет две подграфы — «цена за единицу, руб.-коп.» и «сумма, руб.-коп.». В этой графе указывают;

■ в подграфе 15 «цена за единицу, руб.-коп.» — цена за единицу готовой продукции, передаваемой из производства в места хранения — в нашем примере; в первой строке — 70-00; во второй строке — 50-00;

■ в подграфе 16 «сумма, руб.-коп.» — стоимость готовой продукции, переданной на склад. Стоимость готовой продукции определяется умножением значений подграфы 15 «цена за единицу, руб.-коп.» на значения подграфы 10 «в одном месте» и подграфы 11 «мест, штук» (количество продукции, передаваемой на склад) — в нашем примере: в первой строке — 7 000-00; во второй строке — 5 000-00.

В последней строке основной таблицы «Итого» указывается количество упаковок с продукцией (сумма всех строк по подграфе 11), количество занимаемых готовой продукцией мест на складе, масса передаваемой продукции с упаковкой, а также масса без упаковки и общая стоимость всей переданной продукции.

На оборотной стороне формы продолжается основная таблица, которая заполняется при передаче в места хранения большого количества продукции, товарно-материальных ценностей.

В нашем примере основная таблица на оборотной стороне не заполняется, соответственно значения строки «Всего по накладной» повторяют значения строки «Итого» основной таблицы на первой странице акта.

В строке «Отпустил продукцию, товарно-материальные ценности» записывает прописью количество отпущенных наименований готовой продукции и их стоимость, а также ставит свою подпись с указанием должности и расшифровкой подписи (инициалы и фамилия) материально ответственное лицо, производящее отпуск готовой продукции (в данном примере из цеха готовой продукции) — в нашем примере: «Отпустил продукцию, товарно-материальные ценности».

В строке «Контролер» подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия) и указанием должности ставит работник предприятия, который осуществляет контроль за отпуском готовой продукции (например, контролер ОТК).

Если передача готовой продукции на склад осуществляется без контроля представителем предприятия в процессе передачи, то строка «Контролер» не заполняется и всю ответственность несет материально ответственное лицо.В строке «Получил» ставит свою подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и указанием должности материально ответственный работник структурного подразделения — склада (кладовой), принявший товарно-материальные ценности на ответственное хранение.

Бухгалтер предприятия проверяет правильность оформления документа (наличие всех подписей, заполнение всех необходимых реквизитов, отсутствие исправлений или их подтверждение соответствующими должностными лицами); правильность подсчета количества и сумм во всех графах и строках накладной.

Всевозможные коды, счета бухгалтерского учета, итоговые суммы может проставить как материально ответственное лицо, так и проверяющий бухгалтер.

В графе «Вид операции» указываем код операции на передачу готовой продукции в места хранения (на склад, кладовую предприятий) по накладной в соответствии с разработанной на предприятии системой кодирования различных операций. В случае если предприятие не использует систему кодирования, данная строка прочеркивается — в нашем примере — 10ПГП.

В графе «Корреспондирующий счет», объединяющей подграфы: «счет, субсчет» и «код аналитического учета», необходимо указать:

■ в подграфе «счет, субсчет» — номер соответствующего счета и субсчета, с кредита которого списывается из цеха № 2 готовая продукция на склад, расположенный за пределами территории предприятия — в нашем примере — 40 (счет 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)»);

■ в подграфе «код аналитического учета» — код аналитического учета готовой продукции в местах хранения, если он есть — в нашем примере в данной графе ставится прочерк.

В подграфе 2 «код» графы «Продукция, товарно-материальные ценности» записывается код готовой продукции — в нашем примере: в первой строке — 9634704; во второй строке — 9634705.

В подграфе 8 «код по ОКЕИ» графы «Единица измерения» заносится код единицы измерения согласно ОКЕИ (Общероссийскому классификатору единиц измерения) — в нашем примере: в первой строке — 796; второй строке — 796.

После того как накладная составлена, все незаполненные графы прочеркиваются.

Накладная по типовой форме № MX-18 является единственным основанием для отражения в учете операций по передаче готовой продукции в места хранения.

Оплата труда — это цена трудовых ресурсов, задействованных в производственном процессе. В значительной степени она опре­деляется количеством и качеством затраченного труда, однако на нее воздействуют и чисто рыночные факторы, такие, как спрос и предложение труда, сложившаяся конъюнктура, территориаль­ные аспекты, законодательные нормы. Организация оплаты тру­да является важной составляющей организации труда на пред­приятии, работодатель обязан вести отчетность, подтвержда­ющую обязательства по начислению заработной платы и удержаний из нее.

В Российской Федерации при организации оплаты труда со­блюдаются следующие принципы:

§ предоставление предприятиям максимальной самостоятельно­сти в вопросах организации и оплаты труда;

§ распределение оплаты в соответствии с результатами труда, его количеством и качеством;

§ материальная заинтересованность в высоких конечных резуль­татах труда;

§ выработка эффективной системы социальной защищенности работников;

§ регулирование соотношения в оплате труда между наиболее и наименее оплачиваемыми категориями работников.

Эти принципы сформулированы в действующем ТК РФ. Орга­низация оплаты труда на предприятии базируется на трех взаи­мосвязанных элементах: на тарифной системе, нормировании труда и на формах оплаты труда.

Тарифная система традиционно служит основой организации заработной платы работающих и строится в зависимости от усло­вий труда, квалификации работающих, формы оплаты труда и значения данной отрасли в народном хозяйстве.

Тарифная система включает в себя:

§ тарифную ставку;

· тарифную сетку;

§ тарифно-квалификационные справочники, с помощью которых можно определить разряд работы и работающего в соответ­ствии с тарифной сеткой.

Тарифная ставка представляет собой абсолютный размер опла­ты труда различных групп и категорий рабочих за единицу време­ни. Исходной является минимальная тарифная ставка первого разряда. Она определяет уровень оплаты наиболее простого труда. Тарифные ставки могут быть часовые и дневные.

Тарифные сетки служат для установления соотношения в опла­те труда в зависимости от уровня квалификации. Это совокуп­ность тарифных разрядов и соответствующих им тарифных коэф­фициентов.

Тарифный коэффициент низшего разряда принимается рав­ным единице. Тарифные коэффициенты последующих разрядов показывают, во сколько раз соответствующие тарифные ставки больше тарифной ставки первого разряда.

Квалификационный разряд — величина, отражающая уровень профессиональной подготовки работника.

Тарификация работ — отнесение видов труда к тариф­ным разрядам или квалификационным категориям в зависимости от сложности труда.

Сложность выполняемых работ определяется на основе их та­рификации. Тарификация работ и присвоение тарифных разря­дов работникам производится с учетом единого тарифно-квали­фикационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, спе­циалистов и служащих.

В соответствии с принципами разработки Единой тарифной системы, действующей с 1992 г., исходной ставкой оплаты труда по основным тарифообразующим факторам является минималь­ная заработная плата. В частности, исходя из минимальной зара­ботной платы и средней продолжительности рабочего времени, установленных в законодательном порядке, определяются мини­мальные размеры часовых тарифных ставок 1-го разряда.

Формы и системы заработной платы представляют собой спо­собы установления зависимости между величиной оплаты труда и трудовым вкладом работников. Измерителями затрат труда явля­ются рабочее время и количество изготовленной продукции. На основе этих измерителей строятся основные формы оплаты труда рабочих — сдельная и повременная. При сдельной оплате мерой

труда является выработанная продукция, а оценка труда производится в соответствии со сдельной расценкой.

Сдельную форму заработной платы наиболее целесообразно применять в случае:

■ наличия количественных показателей работы, которые непосредственно зависят от конкретного работника;

■ возможности точного учета объемов выполняемых работ;

■ возможности у рабочих конкретного участка увеличить выработку или объем выполняемых работ;

■ необходимости на конкретном производственном участке стимулировать рабочих в дальнейшем увеличении выработки продукции или объемов выполняемых работ;

■ возможности технического нормирования труда.

Сдельную оплату труда не рекомендуется применять в том случае, если ее применение ведет:

■ к ухудшению качества продукции;

■ нарушению технологических режимов;

■ ухудшению обслуживания оборудования;

■ нарушению требований техники безопасности;

■ перерасходу сырья и материалов.

Сдельная форма оплаты труда подразделяется на прямую сдельную, сдельно-премиальную, сдельно-прогрессивную, косвенно-сдельную и аккордную.

Повременная оплата труда предусматривает начисление заработной платы работнику по присвоенной ему тарифной ставке или окладу и фактически отработанному времени с начислением премии или без нее. Она подразделяется на простую и повременно-премиальную.

При простой премиальной системе заработная плата начисляется по установленной тарифной ставке или окладу в зависимости от отработанного времени. В зависимости от способа начисления данная система подразделяется на три вида: почасовую, поденную и помесячную.

Для руководителей, специалистов и служащих используется система должностных о клад о в. Должностной оклад — абсолютный размер заработной платы, устанавливаемый в соответствии с занимаемой должностью. Он может составлять определенный диапазон — от минимального до максимального значений. В качестве возможного варианта совершенствования организации и стимулирования труда находит применение бестарифная система оплаты труда. По данной системе заработная плата всех работников предприятия от директора до рабочего представляет собой долю работника в фонде оплаты труда всего предприятия или отдельного подразделения. В этих условиях фактическая величина заработной платы каждого работника зависит от ряда факторов:

■ квалификационного уровня работника;

■ коэффициента трудового участия;

■ фактически отработанного времени.

Разновидностью бестарифной системы оплаты труда является контрактная система — заключение договора (контракта) на определенный срок между работодателем и исполнителем. В договоре оговариваются условия труда, права и обязанности сторон, режим работы и уровень оплаты труда, а также срок действия контракта. В договоре изложены и последствия, которые могут наступить для сторон в случае досрочного расторжения договора одной из сторон.

Основным преимуществом контрактной системы оплата труда является четкое распределение прав и обязанностей как работника, так и руководства предприятия.

В соответствии с ТК РФ работодатель имеет право устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок. Сумма заработка за фактически отработанное время, включая различные премии и доплаты, называется основной заработной платой.

Дополнительная заработная плата причитается на неотработанное время: оплату отпусков, вознаграждение за выслугу лет, время нахождения в командировке, выплату подросткам за неотработанные льготные часы и др.

Фонд оплаты труда состоит из следующих элементов:

1) оплаты за отработанное время;

2) оплаты за неотработанное время;

3) единовременных поощрительных выплат.

В соответствии с ТК РФ продолжительность рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю. Эта продолжительность устанавливается в качестве исходной нормы для работников всех организаций независимо от формы собственности, Сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается в законодательном порядке для отдельных категорий работников. Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы на предприятии используют унифицированные формы первичной учетной документации.

Форму № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу» заполняет в одном экземпляре работник отдела кадров или лицо, ответственное за прием, на каждого члена трудового коллектива. Руководитель подразделения предприятия, куда принимают работника, дает заключение о возможности приема; на оборотной стороне приказа (распоряжения) указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и с указанием испытательного срока.

На основании приказа о приеме на работу заполняются:

■ личная карточка;

■ трудовая книжка работника;

■ лицевой счет.

Форму № Т-2 «Личная карточка работника» заполняют и ведут в одном экземпляре на работников предприятия всех категорий. В ней содержатся общие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др. В дальнейшем в личную карточку вносятся сведения о перемещениях работника, изменениях тарифных ставок, повышении квалификации, представляемых отпусках и т.д. В конце каждой записи о перемещении работника и его назначении на должность должна стоять личная подпись работника.

Форма № Т-3 «Штатное расписание» используется для оплаты труда административных работников. В ней содержится перечень должностей постоянных работников с указанием должностных окладов.

Форму № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу» применяют при оформлении перевода из одного подразделения предприятия в другое. Распоряжение визируется начальниками подразделений (цеха, отдела, участка) прежнего и нового места работы и подписывается руководителем предприятия. На оборотной стороне формы делают отметки о несданных имущественно -материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Форму № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска» применяют для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов, предоставляемых членам трудового коллектива в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиком отпусков. На основании распоряжения о предоставлении отпуска бухгалтерия предприятия делает расчет оплаты, причитающейся за отпуск.

Форма № Т-7 «График отпусков» необходима для планирования отпусков работников и контроля за его выполнением.

Форму № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора» заполняют в двух экземплярах при увольнении работника. Распоряжение составляет работник отдела кадров, подписывает руководитель подразделения (цеха, отдела, участка) и руководитель предприятия. На основании формы № Т-8 бухгалтерия производит расчет с работником.

Формы № Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» и Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» применяют для учета использования рабочего времени всех работающих на предприятии лиц, а также для контроля за соблюдением режима рабочего времени, расчетов по оплате труда и получения данных об отработанном времени.

Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы.

В форме № Т-13 отражают использование рабочего времени без расчета заработной платы. Применяя в учете форму № Т-13, оплату труда начисляют в лицевом счете (форма № Т-54), расчетной ведомости (форма № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49).

Форма № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» служит для расчета и выдачи оплаты труда всем работающим на предприятии. Ее заполняют в одном экземпляре в бухгалтерии предприятия на основании данных лицевых счетов (форма № Т-54) и оформляют подписями руководителя и главного бухгалтера.

Форму № Т-51 «Расчетная ведомость» используют на крупных предприятиях для расчета оплаты труда всем работникам. Форма представляет собой журнал, который состоит из основных и вкладных листов. На основных листах слева и справа расположены справочные данные для расчета начисленной оплаты труда и удержаний. Если применяют расчетную ведомость (форма № Т-51), то лицевые счета (форма № Т-54) не ведут. На основании расчетной ведомости заполняют форму № Т-53 «Платежная ведомость». На ее титульном листе указывают общую сумму выданной и депонированной заработной платы.

Лицевые счета форм № Т-54 и Т-54а применяют для отражения сведений об оплате труда работников за прошлые периоды. По мере поступления первичных документов по учету использования рабочего времени и заработной платы бухгалтерия проверяет правильность их оформления и проводит их счетную обработку.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: