Сохранение документа

Филиал государственного учреждения

Высшего профессионального образования

Самарский государственный технический

Университет» в г. Сызрани

РАБОТА

В ТЕКСТОВОМ ПРОЦЕССОРЕ MICROSOFT WORD

Методические указания

К лабораторным работам

Самара 2011

Составители В.И. БУДИН, Е.А. КРАЙНОВА

УДК 681.3

Работа в текстовом процессоре Microsoft Word: Метод. указ. к лаб. работам / Самар. гос. техн. ун-т; Сост. В.И. Будин, Е.А. Крайнова. Самара, 2011. 47 с.

Приведены описания лабораторных работ по изучению функциональных возможностей текстового процессора Microsoft Word, входящего в состав интегрированного пакета программ Microsoft Office 2003, и созданию документов сложной структуры.

Методические указания предназначены для студентов технических вузов, изучающих дисциплину "Информатика".

Табл. 1. Ил. 2. Библиогр.: 3 назв.

Утверждено научно-методическим советом электротехнического факультета Сф СамГТУ 18.03.11 г.

ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ ПРОЦЕССОРОМ

MS WORD

Цель работы – изучение функциональных возможностей текстового процессора Word 2003 и приобретение навыков практической работы по созданию и редактированию текстовых документов.

Основные понятия и технологические операции в Word

Текстовый процессор Word 2003 – это программное средство, предназначенное для создания, редактирования, форматирования, просмотра и печати простых и комплексных документов. Word 2003 является одним из основных элементов интегрированного пакета программ офисной технологии Microsoft – Microsoft Office 2003

Запуск программы осуществляется тремя способами:

1) через главное меню путем выбора пункта Microsoft Word или пункта Программы/Microsoft Word;

2) с рабочего стола двойным щелчком по ярлыку, созданному для Microsoft Word;

3) с панели Microsoft Office (если она отображена) выбором кнопки Microsoft Word.

!! Запустите текстовый процессор Word ХР и ознакомьтесь со структурой его окна.

Примечание. В дальнейшем указания на выполнение заданий будут помечаться знаком !! и выделяться курсивом.

Окно программы

Работа пользователя с документами осуществляется в окне текстового процессора. В общем случае оно включает в себя заголовок, меню окна, панели инструментов, рабочую область с окном документа и строку состояния. Состав элементов окна может меняться в зависимости от настроек пользователя.

Заголовок окна содержит все стандартные элементы заголовка окна Windows: системное меню, название окна и кнопки управления окном.

Меню окна включает следующие опции.

Файл содержит пункты, предназначенные для работы с файлами документов.

Правка включает команды редактирования текста документа.

Вид содержит команды, предназначенные для внешнего вида всего окна.

Вставка содержит пункты для вставки дополнительных элементов форматирования документа, а также внедрения и связывания объектов.

Формат включает опции для форматирования текста документа.

Сервис содержит дополнительные средства редактирования документа.

Таблица включает пункты для работы с таблицами Word.

Окно содержит команды управления окнами открытых документов.

Справка включает пункты вызова справочной системы программы.

!! Просмотрите содержание каждого пункта оконного меню.

Панели инструментов. По умолчанию в окне программы присутствуют две панели инструментов: Стандартная и Форматирование, на которых размещены кнопки, дублирующие или дополняющие наиболее часто употребляемые команды меню окна.

!! Наведите поочередно указатель мыши на все кнопки панелей инструментов и ознакомьтесь с их назначением по всплывающим подсказкам.

Рабочая область окна программы включает в себя непосредственно документ, вертикальную и горизонтальную линейки форматирования и вертикальную и горизонтальную полосы прокрутки.

Линейки форматирования располагаются в верхней (горизонтальная линейка) и левой (вертикальная линейка) частях окна документа. Они предназначены для контроля и управления границами области текста, кроме того, с помощью горизонтальной линейки возможны некоторые операции форматирования текста. По умолчанию линейки проградуированы в сантиметрах.

Полосы прокрутки текстового процессора Word имеют некоторые особенности. Нижняя часть вертикальной полосы прокрутки снабжена тремя дополнительными кнопками перехода, которые обеспечивают переход между объектами различного типа (страницами, разделами, полями, сносками, примечаниями и т.д.) активного документа. В левой части горизонтальной полосы прокрутки расположены четыре кнопки, позволяющие выбрать режим отображения документа в рабочей области.

Строка состояния содержит информацию о текущей позиции курсора в активном документе: номер страницы, номер раздела, номер станицы/всего страниц в документе; расстояние от верхнего края страницы до текущей строки, номер строки, номер колонки. Кроме того, в строке состояния содержатся индикаторы, указывающие на текущий режим работы: ЗАП (запись макросов), ИСПР (режим внесения исправлений), ВДЛ (режим выделения), ЗАМ (режим замены), индикатор языка текста, в котором находится курсор, индикатор состояния проверки правописания (значок в виде книжки), индикатор сохранения документа в фоновом режиме (в конце строки) и индикатор состояния печати в фоновом режиме.

Создание документа

Новый документ можно создавать сразу после запуска текстового процессора Word 2003. По умолчанию ему присваивается имя Документ 1.

В дальнейшем создание новых документов начинается с подачи команды Файл/Создать…. При этом в правой части рабочей области появляется окно Создание документа, в котором необходимо выбрать ссылку Новый документ в разделе Создание. В результате откроется окно нового документа с именем Документ < следующий № >.

Для упрощения процедуры создания нового документа на панели инструментов Стандартная помещена кнопка Создать, нажатие на которую приводит к моментальному открытию нового окна документа.

!! Начните создание нового документа.

Процесс создания простого текстового документа сводится в основном к набору текста, его редактированию и форматированию.

Набор текста

Набор текста осуществляется с клавиатуры в позицию, помеченную курсором, роль которого выполняет вертикальная мигающая черта. Установка курсора в нужную позицию выполняется с помощью клавиш управления курсором или щелчком мыши.

Набираемый текст размещается на странице в пределах границ, которые определяются полями: верхним, нижним, правым и левым. Набор текста на полях документа невозможен. Для удобства работы с создаваемым документом рекомендуется предварительно задать величины полей страницы. Для этого необходимо подать команду Файл/Параметры страницы… и в открывшемся диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Поля указать требуемые размеры полей.

!! Подайте команду Файл/Параметры страницы… и задайте следующие значения полей: верхнее – 1,5 см, нижнее – 2,5 см, левое – 2,5 см, правое – 2 см.

В Word имеется возможность задания ориентации страницы (книжная или альбомная) и ее размеров (как стандартных – А3, А4, А5 и т.д., так и пользовательских).

Ориентация бумаги указывается на вкладке Поля выбором соответствующего шаблона в поле Ориентация. Все предполагаемые изменения при этом можно пронаблюдать в поле Образец.

!! Выберите шаблон альбомная ориентация и обратите внимание на изменения в поле Образец.

Для задания размеров страницы следует перейти на вкладку Размер бумаги окна Параметры страницы и выбрать в раскрывающемся списке Размер бумаги стандартный формат (или задать собственный, введя значения ширины и высоты в соответствующие поля).

После нажатия кнопки ОК установленные параметры будут применены к документу.

!! Перейдите на вкладку Размер бумаги, просмотрите список стандартных форматов.

!! Задайте для своего документа размер бумаги А4 210´297 мм, ориентацию – книжная и нажмите ОК.

В текстовом процессоре перенос строки в пределах границ документа производится автоматически, поэтому клавиша Enter используется, как правило, для завершения ввода абзаца.

!! Наберите в окне Документ2 текст предыдущего абзаца методички.

Для увеличения или уменьшения изображения активного документа используется команда Вид/Масштаб…. В результате открывается окно Масштаб, в котором можно выбрать желаемое увеличение/уменьшение и пронаблюдать в поле Образец изменения в отображении документа. Выбранные установки действуют после нажатия ОК.

!! Вызовите окно Масштаб и установите с помощью счетчика Произвольный масштаб 50%.

Для быстрого изменения масштаба предназначен раскрывающийся список Масштаб на панели инструментов Стандартная. Выбор одного из предлагаемых вариантов масштаба в списке приведет к немедленному изменению отображения документа.

!! Попрактикуйтесь в изменении масштаба с помощью панели инструментов и установите наиболее подходящий вам масштаб.

Следует заметить, что изменение масштаба изображения не ведет к изменению размеров самого документа (страницы, шрифта и т.п.).

При создании нового документа переносы в словах по умолчанию отсутствуют. Для включения режима переноса слов необходимо подать команду Сервис/Язык/Расстановка переносов…, в появившемся диалоговом окне поставить флажок Автоматическая расстановка переносов и нажать кнопку OK.

!! Включите в документе автоматический перенос слов. Обратите внимание на изменения.

Сохранение документа

После набора текста документ рекомендуется сохранить. Для этого используются две команды: Сохранить и Сохранить как…

Сохранение документа обычно осуществляется выбором опции Файл/Сохранить. Если эта команда применяется впервые к созданному документу, то в результате откроется диалоговое окно Сохранение документа, в котором необходимо следующее.

1. Используя иерархическую структуру папок, выбрать папку, в которой будет храниться созданный документ.

Примечание. Если требуется создать новую папку предназначения, то это можно сделать, не выходя из окна Сохранение документа. Для этого необходимо выбрать родительскую папку и на панели инструментов окна Сохранение документа нажать кнопку Создание новой папки. В результате появится диалоговое окно, в котором необходимо набрать имя новой папки.

2. В поле Имя файла ввести имя созданного документа.

3. В раскрывающемся списке Тип файла выбрать тип (формат) сохраняемого документа (по умолчанию предлагается Документ Word с расширением.doc).

4. Нажать кнопку Сохранить.

!! Сохраните Документ2 под своим именем в новой папке С:\Мои документы\Фамилия.

Повторная подача команды Файл/Сохранить в процессе редактирования приведет к автоматическому сохранению документа в том же файле.

Опция Файл/Сохранить как… применяется в тех случаях, когда требуется сохранить копию файла под другим именем, в другой папке или в другом формате.

В результате выбора этой команды откроется диалоговое окно Сохранить как, в котором необходимо сделать соответствующие установки и нажать кнопку Сохранить.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: