Аудит денежных средств

Аудит порядка ведения кассовых операций

Как правило, организации рассчитываются друг с другом безналичными платежами, однако часто используются расчеты наличными. Это обусловлено многими причинами: желанием ускорить расчеты за товары, ненадежностью сегодняшней банковской системы и т.д. И бухгалтеру просто необходимо знать кассовые операции.

Порядок ведения кассовых операций строго регламентирован. Он определен в Положение о ведении кассовых операций №373-П от 10 октября 2011 г., которое определяет новый порядок ведения кассовых операций с 2012 года.

Бухгалтер должен помнить основные правила организации наличного денежного обращения:

ü все организации, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, обязаны хранить свободные денежные средства в банках;

ü для расчетов наличными каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме;

ü прием наличных производится по приходным кассовым ордерам, которые подписывают главный бухгалтер и кассир, а при расчетах с населением обязательно используются контрольно-кассовые машины;

ü предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, рассчитанных исходя из ожидаемого объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги или из ожидаемого объема их выдач;

ü организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком, могут расходовать ее на оплату труда и выплату социальных пособий, покупку сельхозпродукции, тары и товаров у населения;

ü наличные сверх установленных лимитов предприятия имеют право хранить в своих кассах только для оплаты труда и не более трех рабочих дней.

Помимо основной (главной) кассы у предприятия могут быть и «Операционные кассы» это кассы, которые принимают деньги от населения, используя контрольно-кассовые машины.

Деньги из главной кассы предприятия выдаются по расходным кассовым ордерам или платежным (расчетно-платежным) ведомостям. На документах должна стоять подпись руководителя предприятия.

Указанием ЦБР от 20 июня 2007 г. № 1843-У установлен предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами по одной сделке. Эта сумма составляет 100 000 руб.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций организация имеет право хранить деньги в кассах только в пределах установленных лимитов. С 1 января 2012 года лимит кассы определяется предприятием самостоятельно путем издания соответствующего распорядительного документа, который должен храниться в определенном руководителем порядке.

Правила расчета лимита остатка наличных денег изложены в приложении к Положению № 373-П. Согласно им при установлении данного ограничения можно исходить из двух вариантов. Первый исходит из объема поступлений, второй - из объема выдач наличных денег. Последний вариант используется при отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Вариант первый. Сумму поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период сначала делят на рабочие дни указанного периода, а потом умножают на рабочие дни, приходящиеся на период времени между днями сдачи в банк поступивших наличных денег.

Вариант второй. Сумму выдач наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам) за расчетный период делят на рабочие дни этого периода. Затем полученный результат умножают на рабочие дни промежутка времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам).

Вся сверхлимитная наличность сдается в банк по объявлению на взнос наличными.

Если такой лимит не установлен, предприятие должно сдавать в банк всю наличность ежедневно. В противном случае вся несданная сумма будет считаться сверхлимитной.

Деньги сверх лимитов, как уже сказано, могут храниться в кассе только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий, причем не более трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Для предприятий Крайнего Севера и приравненных к ним местностей этот срок увеличен до пяти дней.

Очень часто лимит остатка денег в кассе нарушается из-за того, что неправильно ведется кассовая книга. Некоторые бухгалтеры считают, что при незначительных размерах кассовых операций кассовую книгу можно оформлять не на каждый день, а суммарно за такой-то период времени (неделю, декаду, месяц). При этом на листе кассовой книги указывается этот период, например: «Касса за 1-10 ноября 2013 г». Такое оформление кассовых операций противоречит действующим правилам кассовых операций. Кроме того, невозможно узнать остаток денег в кассе на каждый день и, следовательно, проверить, не был ли превышен лимит кассового остатка. При проверках таких предприятий очень часто выявляется, что внутри этого периода кассовый остаток был больше лимита.

Если выручка операционных касс не сдана в главную кассу, то остаток наличных на конец дня будет определяться как сумма остатков в главной и операционных кассах.

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и др.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка Российской Федерации от 04 октября 1993 г. №18.

В соответствии с этим документом организация независимо от организационно-правовых норм и сферы деятельности хранит свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организация производит расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяет другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами организация имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег организацией при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги, полученные организацией в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.

Контроль правильного ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

В соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций руководители организаций обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке. В Положении о ведении кассовых операций №373-П от 1 января 2012 года такая обязанность прямо не прописана. В Положении лишь указывается на обеспечение юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем организации ведения установленных кассовых операций. Таким образом, оборудовать помещение кассы с 2012 года организации и индивидуальные предприниматели могут по своему усмотрению.

Тем не менее для обеспечения сохранности наличных денежных средств помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. На весь перечень работ по техническому укреплению помещения кассы и ее оборудованию охранной и охранно-пожарной сигнализацией составляется технико-сметная документация. При этом в смете расходы отражаются раздельно по источникам финансирования: расходы по текущему и капитальному ремонту относят на себестоимость продукции (работ, услуг), расходы по установке и монтажу охранно-пожарной и охранной систем учитывают как капитальные вложения. Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте. При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся под его отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Положением.

В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации, при условии заключения с ним договора о материальной ответственности, а также руководитель предприятия.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными из учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишних ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

Ответственность за соблюдением Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).

Пунктом 1 ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях установлена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, в частности:

ü за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств в кассе, неоприходование в кассу денежной наличности, накопление в ней денег сверх установленных лимитов, а также за расчеты наличными денежными средствами с другими организациями сверх установленных предельных сумм – в отношении юридических лиц предполагается штраф от 40000 до 50 000 руб. В отношении должностных лиц (руководителя организации) наложение административного штрафа в размере от 4 000 до 5 000 руб.

Предприятия, наряду с расчетами с юридическими лицами, могут через кассы проводить расчеты с населением, которые, согласно ФЗ от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ (ред. от 25 ноября 2013 г.) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт проводятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин (за исключением некоторых категорий предприятий, перечень которых утвержден постановлением Правительства РФ).

При этом торговые организации обязаны:

ü регистрировать контрольно-кассовые машины;

ü использовать исправные контрольно-кассовые машины для осуществления денежных расчетов с населением;

ü выдавать покупателю (клиенту) вместе с покупкой (после оказания услуги) отпечатанный контрольно-кассовой машиной чек за покупку (услугу), подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием;

ü обеспечивать работникам налоговых органов и центрам технического обслуживания контрольно-кассовых машин беспрепятственный доступ к контрольно-кассовым машинам;

ü вывешивать, в доступном покупателю (клиенту) месте ценники на продаваемые товары, на оказываемые услуги, которые должны соответствовать документам, подтверждающим цены и тарифы.

Регистрация или перерегистрация кассовых аппаратов осуществляется путем подачи в налоговый орган по месту нахождения организации соответствующего заявления с приложением паспорта аппарата и производится в течение 5 дней, при этом предприятие получает карточку регистрации.

Налоговые органы осуществляют контроль соблюдения правила использования контрольно-кассовых машин. За продажу товаров, выполнение работ, оказание услуг юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями без применения контрольно-кассовой техники влечет наложение административного штрафа:

ü на граждан – в размере от 1 500 до 2 000 руб.;

ü на должностных лиц – в сумме от 3 000 до 4 000 руб.;

ü на юридических лиц – в пределах от 30 000 до 40 000 руб.

Таким образом, необходимо строго соблюдать правила денежных расчетов с населением.

Расчеты с населением в торговых залах ведут кассиры-операционисты через операционные кассы, таким образом, на предприятии могут функционировать как главная, так и операционная касса.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: