Техническая и управленческая документация

В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями по ГОСТ Р 1.12, ГОСТ Р ИСО 9000, в том числе:

· документ: Информация, представленная на соответствующем носителе (3.7.2 ГОСТ Р ИСО 9000);

· процедура: Установленный способ осуществления деятельности или процесса (3.4.5 ГОСТ Р ИСО 9000);

· процесс: Совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы (3.4.1 ГОСТ Р ИСО 9000);

· продукция: Результат процесса (3.4.2 ГОСТ Р ИСО 9000).

А также приведенные ниже:

· процедура управления документацией:

· Порядок разработки, утверждения, идентификации, регистрации, учета, хранения, внесения изменений, пересмотра, отмены и изъятия документов системы менеджмента качества;

· подлинник документа: Первый экземпляр документа на бумажном носителе, оформленный в установленном порядке и удостоверенный оригинальными подписями; ·внешняя нормативная документация: Документы, устанавливающие требования, разработанные внешними организациями;

· актуализация: Процесс проведения проверки реализации требований документированных процедур с целью определения важности, значимости, современности и действенности в рамках СМК с учетом внешних и внутренних условий деятельности организации, требований международных и российских нормативных документов. Результатом данного процесса может быть принятие решения о внесении изменений, пересмотре, отмене или разработке нового документа;

· статус: Положение, состояние кого или чего-либо;

· мониторинг: Постоянное слежение, надзор, содержание под наблюдением, а также измерение или испытание через определенные интервалы времени, главным образом с целью регулирования и управления

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма - следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно - служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования - создание документа.

В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "документ":

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.

Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения "Делопроизводство и архивное дело". Для более полной характеристики понятия "документ" следует раскрыть и понятие "реквизит".

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: