Примерный перечень документов с грифом утверждения 1 страница

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ОБЩЕСТВЕННЫХ ОБЪЕДИНЕНИЯХ

СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Екатеринбург

ГКУСО «ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

ул.Пушкина, 22, г.Екатеринбург, 620075

Факс: 371– 98– 82, 371– 54– 53

E– mail: cdooso@epn.ru

ОТДЕЛ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в общественных объединениях Свердловской области (далее – Примерная инструкция) разработана с целью создания методической основы для рациональной организации документационного обеспечения управления в общественных объединениях – источниках комплектования Государственного казенного учреждения Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (далее – ЦДООСО).

Под общественным объединением понимается добровольное, самоуправляемое, некоммерческое формирование, созданное по инициативе граждан, объединившихся на основе общности интересов для реализации общих целей, указанных в уставе общественного объединения.

Примерная инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области, ГОСТом Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30–2003), Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области, утвержденной постановлением Правительства Свердловской области от 29.06.2006 № 561– ПП.

1.2. Примерная инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в общественных объединениях Свердловской области. Требования настоящей инструкции являются рекомендуемыми.

1.3. Общественные объединения организуют и ведут делопроизводство в соответствии с индивидуальными инструкциями, разработанными на основе настоящей Примерной инструкции, а также на основе других нормативно–методических документов Российской Федерации и Свердловской области в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями общественных объединений после согласования с экспертно–проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области (далее – ЭПК).

1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в общественном объединении, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого объединения.

1.5. Правила работы с секретными документами, документами с грифом «Для служебного пользования» устанавливаются специальными инструкциями.

1.6. Общий контроль за соблюдением установленных правил, порядком работы с документами и обеспечением их сохранности осуществляет руководитель общественного объединения.

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на сотрудника, ответственного за делопроизводство, назначенного решением коллегиального органа, приказом руководителя общественного объединения. Задачи сотрудника ответственного за делопроизводство определяются должностной инструкцией (Приложение № 26), настоящей Примерной инструкцией.

1.8. При временном отсутствии (отпуск, командировка), увольнении или перемещении сотрудников все имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому сотруднику. В случае увольнения ответственного за делопроизводство, документы передаются по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.

1.9. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации, членам общественного объединения и гражданам определяется руководителем общественного объединения.

1.10. Вновь принятые сотрудники общественного объединения, а также члены выборных органов должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству общественного объединения.

1.11. Сотрудники общественного объединения несут персональную ответственность за соблюдение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

2.1.1. Организационно– распорядительные документы общественного объединения должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 6.30–2003.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

левое – не менее 20 мм;

правое – не менее 10 мм;

верхнее – не менее 20 мм;

нижнее – не менее 20 мм.

2.1.2. В общественном объединении применяются следующие бланки:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (приказ, решение, протокол и т.д.).

Общий бланк (Приложение № 1) используется для изготовления любых видов документов, кроме письма, и в зависимости от учредительных документов общественного объединения включает в себя реквизиты:

эмблема общественного объединения (если имеется),

наименование общественного объединения,

дата документа,

место составления документа.

Бланк письма (Приложение № 2) в зависимости от учредительных документов общественного объединения включает в себя реквизиты:

эмблема общественного объединения,

наименование общественного объединения,

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица,

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП),

справочные данные об общественном объединении,

и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:

дата документа,

регистрационный номер документа,

ссылка на регистрационный номер и дату документа,

место составления или издания документа,

адресат,

резолюция,

заголовок к тексту,

отметка о контроле,

текст документа.

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) (Приложение № 3), в зависимости от учредительных документов общественного объединения включает в себя реквизиты:

эмблему общественного объединения (если имеется),

наименование общественного объединения,

наименование вида документа,

место составления или издания документа,

и, при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

дата документа,

регистрационный номер документа,

ссылка на регистрационный номер и дату документа,

заголовок к тексту,

отметка о контроле.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков – угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Конкретный состав видов и формы бланков, применяемых в общественном объединении, утверждаются его руководителем.

2.1.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов, преимущественно типографским способом полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу общественного объединения. Допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

2.1.4. Введение в обращение новых бланков документов осуществля­ется по разрешению руководителя общественного объединения.

2.1.5. Контроль за изготовлением, использованием бланков в общественном объединении возлагается на ответственного за делопроизводство.

2.2. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке организационно– распорядительных документов работники общественных объединений оформляют реквизиты документов с учетом требований ГОСТа Р 6.30–2003.

2.2.1. Эмблема общественного объединения.

Эмблему общественного объединения (если имеется) помещают на бланках в соответствии с уставом (положением) об общественном объединении.

2.2.2. Наименование общественного объединения.

Наименование общественного объединения, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

При наличии установленного учредительными документами сокращенного наименования общественного объединения его помещают (в скобках) ниже полного наименования или за ним.

Над наименованием общественного объединения указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование общественного объединения должно предусматривать его организационно–правовую форму и территориальную сферу деятельности. Например: Свердловская областная общественная организация «Защита», Свердловский областной общественный фонд «Защита» и т.д.

2.2.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) общественного объединения проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизиты, указанные в пунктах 2.2.3, 2.2.4, указывают по усмотрению общественного объединения.

2.2.5. Справочные данные об общественном объединении.

Справочные данные об общественном объединении включают: почтовый адрес, номер телефона, номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению общественного объединения.

2.2.6. Наименование вида документа.

Наименование вида организационно–распорядительного документа, создаваемого общественным объединением, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации.

2.2.7. Дата документа.

Дата документа – реквизит, содержащий указание на время создания и (или) подписания, утверждения, принятия решения.

На документе проставляются также даты поступления, резолюции согласования. Правила оформления дат во всех случаях аналогичны.

Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее либо утверждающее его, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально, датой является дата принятия решения.

Датой распорядительного документа, служебного письма является дата его подписания. Датой утверждаемого документа – дата его утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более общественными объединениями, должны иметь единую дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 05.07.2006

Допускается словесно–цифровой способ оформления даты, например: 09 марта 2006 года.

2.2.8. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно– цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав входит порядковый номер, который может дополняться индексом дела (в которое будет подшит документ) по номенклатуре дел, информацией об авторе документа, исполнителе.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более юридическими лицами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из юридических лиц, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.2.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату полученного документа, на который был дан ответ. Оформление этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты полученного документа в тексте документа–ответа.

2.2.10. Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование общественного объединения» и «Справочные данные об общественном объединении». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно–территориального деления и применения только общепринятых сокращений.

2.2.11. Адресат.

Документ адресуется организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже. Например:

Департамент по делам молодежи Свердловской области

При адресовании документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию – в дательном. Например:

Министерство культуры

Свердловской области

Заместителю министра

П.С.Стражникову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав должности адресата. Например:

Министру по физической культуре,

спорту и туризму

Свердловской области

В.А.Вагенлейтнеру

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес указывается после наименования адресата. Например:

Управление архивами

Свердловской области

ул.Малышева, д. 101,

г.Екатеринбург, 620004

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

Ивановой А.Е.

ул.Попова, д. 10, кв. 31,

г.Екатеринбург, 620014

Во всех разновидностях адресования, за исключением адресования физическому лицу, инициалы ставятся перед фамилией.

2.2.12. Утверждение документа.

Гриф утверждения документа – реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции (Приложение № 11).

Гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи и ее расшифровки в виде инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель

Федерации профсоюзов

Свердловской области

Личная подпись А.Л.Ветлужских

16.01.2008

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

приказом председателя Исполкома Екатеринбургского отделения Общероссийской общественной организации «Преображение Отечества»

от 04.03.2000 № 3

или

УТВЕРЖДЕНО

протоколом заседания правления Свердловской областной организации Общероссийской общественной организации «Российский Союз ветеранов Афганистана»

от 05.08.2006 № 14

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» элементы размещать центрованным способом относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания Свердловского областного отделения Общероссийского общественного фонда «Российский детский фонд»

от 10.01.2008 № 1

2.2.13. Резолюция.

В состав резолюции включаются: фамилия и инициалы исполнителя (фамилии и инициалы исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции и дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается должностное лицо, указанное первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора и дата. Резолюция оформляется от руки на подлиннике документа ниже реквизита «адресат» или на любой свободной от текста площади документа. Резолюция может оформляться на отдельном листе формата А6 (148 x 105 мм) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.2.14. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен выражать краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), «чего?» («кого?»).

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О подготовке проекта договора

Заголовок составляется для документа (независимо от его вида), оформляемого на бланках формата А4. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Точка в конце заголовка не ставится.

2.2.15. Отметка о контроле.

Отметка о контроле обозначает постановку документа на контроль с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Отметка о контроле обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль» (Приложение № 10), проставляется в правом верхнем поле документа. Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

2.2.16. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

2.2.16.1. Связный текст.

Связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, соглашений, писем, справок и так далее (Приложение № 27).

Связный текст в документе, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа; во второй (распорядительной) части документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма – просьбу без пояснения).

В тексте документов, подготовленных на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа и организации – автора, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с письмом Государственного казенного учреждения Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области» от 01.11.2005 № 209 «О предоставлении паспорта архива организации»...

Если текст содержит несколько решений, выводов, он разбивается на разделы (подразделы, части), пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Наименования разделов пишутся с прописной буквы. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 1.2.2.1. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

В распорядительных документах общественных объединений, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных документах текст излагается с использованием первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ).

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ).

В служебных письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем);

от первого лица единственного числа (прошу, информирую, направляю);

от третьего лица единственного числа (отделение считает возможным).

2.2.16.2. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно–распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной – их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

2.2.16.3. Таблица – форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в организационно–распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и иное).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

2.2.17. Отметка о наличии приложений.

Если документ имеет приложение, названное в его тексте, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 7 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование приложения, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №). Например:

Приложение: 1. Штатное расписание … на 4 л. в 1 экз.

2. Смета расходов … на 3 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Государственного учреждения «Центр документации

общественных организаций Свердловской области» от

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: