Примерный перечень документов с грифом утверждения 4 страница

5.4. Контроль исполнения обеспечивают:

руководитель общественного объединения;

ответственный за делопроизводство, осуществляющий учет контролируемых документов, а также ход исполнения;

должностные лица – ответственные исполнители.

5.5. Документ считается исполненным после получения от исполнителя информации о результатах выполнения поручения. Если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений, срок исполнения поручений исчисляется со дня подписания данных поручений.

Промежуточный ответ не является основанием для снятия поручения с контроля.

5.6. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.

5.7. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: внутренних документов – с даты подписания (утверждения) документа (поручения), а поступивших из других организаций, предприятий и обращений граждан – с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

– с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

– без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», – в 3–дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10–дневный срок, остальные – в срок не более месяца;

– обращения и запросы депутатов – в соответствии с п. 3.7;

– обращения граждан – в соответствии с п. 3.8;

– телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы – срочные – в день поступления, остальные – до 5 дней;

– внутренние документы общественного объединения (приказы, распоряжения, решения, протоколы совещаний и др.) – согласно указанному в них сроку; в случае, если срок исполнения не указан, то в месячный срок со дня регистрации.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКК.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив общественного объединения или Центр документации общественных организаций Свердловской области в соответствии с требованиями, установленными нормативно–методическими документами по архивному делу и делопроизводству в Российской Федерации.

6.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

6.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в общественном объединении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом общественного объединения, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности общественного объединения, их виды, состав и содержание.

6.1.3. Номенклатура дел общественного объединения составляется сотрудником, ответственным за делопроизводство (Приложение № 16), и представляется на рассмотрение экспертной комиссии (далее – ЭК) общественного объединения. Одобренная ЭК номенклатура дел согласовывается с ЭПК Управления архивами Свердловской области, а затем утверждается руководителем общественного объединения. Последующее согласование номенклатуры дел производится не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре общественного объединения.

6.1.4. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.5. Названиями разделов номенклатуры дел общественного объединения являются названия его структурных подразделений или названия направлений деятельности (при отсутствии структурных подразделений).

6.1.6. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и направления деятельности общественного объединения, контрольные картотеки и журналы учета, переходящие дела.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.7. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из двух пар арабских цифр, разделенных дефисом. Первая пара цифр обозначает номер раздела номенклатуры, вторая пара – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел в пределах соответствующего раздела.

Например: 03–05, где 03 – обозначение структурного подразделения или название направления деятельности, 05 – порядковый номер заголовка дела внутри структурного подразделения или направления деятельности.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела, в процессе формирования и оформления дел может быть уточнен.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и тому подобное), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее); название организации, которой адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее). Например:

Документы (аннотации, предложения, заявки и др.) по вопросам получения грантов, проведения конкурсов

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с редакциями газет и журналов по вопросам театрального искусства

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка по организации и проведению вечеров памяти и юбилеев видных театральных деятелей

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка отделения с ГКУСО «ЦДООСО» о состоянии делопроизводства и ведомственного хранения документов

При обозначении в заголовках дел административно–территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно–территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Документы (планы, информации, отчеты и др.) о деятельности районных и городских Советов организации по округам Свердловской области.

Если содержание дела касается одной административно– территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например:

Переписка с Администрацией г.Екатеринбурга по основным вопросам деятельности

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовой план работы отделения

Квартальные бухгалтерские отчеты отделения

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью значимости документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные, организационно– распорядительные, плановые, отчетные документы. Далее помещаются доклады, заявления, справки, ведомости, анализы, акты, списки, переписка. В конце разделов располагаются книги, журналы и карточки.

В графе 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел указывается фактическое количество дел, отложившихся в течение календарного года. Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 «Срок хранения, № статьи по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечню документов со сроками хранения, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения.

6.1.8. В каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера, которые заполняются, если в течение года в общественном объединении возникают новые документированные участки работы, создаются дела, заранее не предусмотренные номенклатурой.

6.1.9. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

6.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и так далее.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно–логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы общественных объединений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ–ответ помещается за документом–запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.7. Дела общественного объединения подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится ответственным за делопроизводство при методической помощи и под контролем архива общественного объединения или ЦДООСО.

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 17); нумерацию листов в деле; составление листа– заверителя дела (Приложение № 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 19); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование общественного объединения (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование общественного объединения указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения (если есть) – записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел общественного объединения; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел общественного объединения, согласованной с ЭПК Управления архивами Свердловской области; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если приложения к документам сформированы в отдельное дело (том), его датой является дата регистрации основного документа, к которому относятся приложения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе–заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и так далее).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по делопроизводству в общественном объединении. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

6.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив общественного объединения или ЦДООСО дела хранятся по месту их формирования.

Исполнители и сотрудники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах, которые в конце рабочего дня опечатываются или ставятся на охранную сигнализацию, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив общественного объединения. При отсутствии архива общественного объединения сроки приема документов в ЦДООСО определяются договором о сотрудничестве между общественным объединением и ЦДООСО.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив общественного объединения или ЦДООСО, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

В соответствии с договором о сотрудничестве между общественным объединением и ЦДООСО документы постоянного срока хранения, включенные в состав Архивного фонда РФ, передаются на постоянное хранение в ЦДООСО безвозмездно с передачей собственности на них государству. Срок ведомственного хранения документов постоянного срока хранения в общест­венном объединении устанавливается договором. В общественных объеди­нениях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоян­ного хранения допускается передача документов один раз в пять лет. Дос­рочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществ­лена при угрозе утраты (уничтожения) документов. Документы передаются на постоянное хранение в ЦДООСО в упорядоченном состоянии с соответст­вующим научно– справочным аппаратом.

Для временного хранения документов постоянного срока хранения и документов длительного практического значения (в том числе документов по личному составу) в общественном объединении образуется архив общественного объединения, действующий на основании Положения (Приложение № 25) и подчиненный руководителю общественного объединения.

В случае отсутствия архива как структурного подразделения для обеспечения сохранности документов общественного объединения в соответст­вии с нормативно– правовыми документами, приказом руководителя общест­венного объединения за одним из сотрудников закрепляется ответственность за ведение архива и определяется помещение для хранения документов ар­хива общественного объединения.

Подготовка документов к передаче на постоянное хранение в ЦДООСО включает работу лиц, ответственных за делопроизводство и архив, по прове­дению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

7.1.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.2. Задачи проведения экспертизы ценности документов в общественном объединении:

– отбор документов на постоянное хранение в ЦДООСО;

– определение сроков хранения документов, не утративших свое значение в течение ряда лет;

– выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

7.1.3. Экспертиза ценности документов общественных объединений основывается на традиционных критериях, выработанных в процессе архивной практики. К основным критериям экспертизы ценности документов относятся: значение общественного объединения, время и место образования документов, значение имеющейся в документе информации (уникальной и типической), повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа, форма фиксации и передачи содержания, удостоверения и оформления документа, его физическое состояние.

7.1.4. Экспертиза ценности документов проводится в два этапа: на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, а также в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на постоянное хранение.

7.1.5. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на постоянное хранение создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Приложение № 4). Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются Положением (Приложение № 24), которое утверждается руководителем общественного объединения. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК Управления архивами Свердловской области.

Основными функциями ЭК являются: организация ежегодного отбора документов на хранение, рассмотрение проектов номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении и уничтожении документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению и т.д.

ЭК создается приказом руководителя общественного объединения. В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты в количестве не менее трех человек: в зависимости от штата организации может входить заведующий канцелярией, секретарь, главный бухгалтер. Кроме того, в состав ЭК входит представитель ЦДООСО, курирующий общественное объединение. Заседания комиссии протоколируются, протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем общественного объединения.

7.1.6. Экспертиза ценности документов в общественном объединении осуществляется ежегодно. В начале каждого года сотрудники осуществляют отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив общественного объединения или ЦДООСО, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел общественного объединения путем полистного просмотра дел. Если в общественном объединении нет конкретной номенклатуры дел, то отбор документов осуществляется с помощью примерной номенклатуры дел или перечня. К перечням прибегают и в том случае, если номенклатура дел имеется, но в процессе деятельности общественного объединения образовывается ряд дел, не предусмотренной номенклатурой заранее. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой «ЭПК» также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела.

7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Отсчет времени, в течение которого должно храниться какое–либо дело, ведется с 1 января года, следующего за годом окончания дела производством. Так, если дело завершено производством в 2011 году, а срок его хранения 3 года, то оно подлежит выделению к уничтожению в январе 2015 года.

7.1.9. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда организации и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи, как правило, не составляются.

7.1.10. Описи дел общественного объединения составляются по установленной форме (Приложения № 20, 21, 22) в четырех экземплярах.

7.1.11. Описательная статья описи дел общественного объединения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.1.12. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и так далее.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: