Примерный перечень документов с грифом утверждения 2 страница

01.11.2005 № 209 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложения сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте документа или нет. Например:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение: типовая инструкция по работе с региональными отделениями

в 2 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 7 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием его порядкового номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

Приложение № 2

к приказу председателя Совета ветеранов от 19.03.2003 г. № 18

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

2.2.18. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка в виде инициалов и фамилии.

Если документ оформлен на бланке общественного объединения, в подписи допускается указывать наименование должности без указания полного наименования организации. Например:

Председатель исполкома Личная подпись С.М.Лазарев

Если документ оформлен не на бланке, в подписи указывается полное наименование должности. Например:

Председатель исполкома

Екатеринбургского отделения

Общероссийской общественной

организации «Преображение Отечества» Личная подпись С.М.Лазарев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Председатель исполкома Личная подпись С.М.Лазарев

Главный бухгалтер Личная подпись Н.Н.Овчинникова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, в подписи указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Е. Ладыгин

Члены комиссии Личная подпись Д.В. Смирнов

Личная подпись В.Г. Кузнецов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается его заместителем или руководителем структурного подразделения в соответствии с установленным распределением обязанностей. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, допускается внесение в подпись исправлений от руки либо машинописным способом в виде сокращений «И.о.» (Исполняющий обязанности), «Зам.» (Заместитель). Не допускается подписание документа с проставлением предлога «За» и косой черты перед наименованием должности.

2.2.19. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия правовым актам, ранее принятым решениям, а также когда содержание документа затрагивает интересы других общественных объединений или органов управления (внешнее согласование).

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия), указание должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель правления

регионального общественного

движения «Союз правозащитных

организаций Свердловской области»

Личная подпись В.И.Попов

14.03.2008

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертно–проверочной

комиссии Управления архивами

Свердловской области

от 17.03.2006 г. № 3

Наименование согласующего документа указывается в именительном падеже.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левой нижней части документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись Л.А.Иванова

02.02.2006

При наличии замечаний виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись Н.А.Сидорова

02.02.2006

Замечания, особые мнения, дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, прилагаются к документу и докладываются руководителю, подписывающему документ.

Визы проставляются на документе, подлинник которого остается в организации, в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

2.2.20. Оттиск печати.

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать общественного объединения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанных с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (Приложение № 12).

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.

2.2.21. Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись или штамп «Верно» (Приложение № 10), должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например:

Верно

Инспектор канцелярии Личная подпись Н.С.Бухарова

02.02.2006

Отметка о заверении копии может быть удостоверена оттиском печати.

Копии документов воспроизводятся с помощью копировально– множительной техники.

2.2.22. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя Имя Отчество и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Для ускорения и упрощения связи может быть указан код города.

Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Например:

Анна Сергеевна Иванова

350– 53– 87

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается основной исполнитель.

2.2.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении, слова «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.2.24. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Допускается проставление отметки в виде штампа (Приложение № 10) в нижней части лицевой или оборотной стороны первого листа документа.

2.2.25. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатор электронной копии документа – отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа в момент его подготовки и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в общественном объединении.

2.3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ

ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

2.3.1. Документация общественного объединения.

Состав документов общественного объединения определяется направлением деятельности общественного объединения, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 14, 16, Times DL размером № 12,14 через 1–2 интервала.

2.3.2. Устав.

Устав общественного объединения является основным организационно– правовым документом, определяющим деятельность общественных объединений любой организационно– правовой формы: общественной организации, общественного движения, общественного фонда, общественного учреждения.

Устав общественного объединения должен предусматривать:

название, цели общественного объединения, его организационно– правовую форму;

структуру общественного объединения, руководящие и контрольно– ревизионный органы общественного объединения, территорию, в пределах которой данное объединение осуществляет свою деятельность;

условия и порядок приобретения и утраты членства в общественном объединении, права и обязанности членов данного объединения (только для объединения, предусматривающего членство);

компетенцию и порядок формирования руководящих органов общественного объединения, сроки их полномочий, место нахождения постоянно действующего руководящего органа;

порядок внесения изменений и дополнений в устав общественного объединения;

источники формирования денежных средств и иного имущества общественного объединения, права общественного объединения и его структурных подразделений по управлению имуществом;

порядок реорганизации и (или) ликвидации общественного объединения.

Устав общественного объединения может содержать описание символики данного объединения. В уставе могут предусматриваться и иные положения, относящиеся к деятельности общественного объединения, не противоречащие законам. Устав оформляется на общем бланке общественного объединения.

2.3.3. Приказ, распоряжение.

2.3.3.1. Приказами и распоряжениями (Приложения № 4 и 5) оформляются решения нормативного характера по основным, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы общественных объединений.

Проекты приказов (распоряжений) готовит и вносит подразделение или должностное лицо на основании поручения руководителя общественного объединения.

Контроль за правильностью оформления проекта приказа (распоряжения) осуществляет ответственный за делопроизводство.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

2.3.3.2. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке общественного объединения и представляется для подписания при необходимости со справкой, излагающей краткое содержание и обоснование необходимости приказа (распоряжения).

Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и приказы (распоряжения) по кадровым вопросам нумеруются раздельно.

2.3.3.3. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформляемым на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст приказа (распоряжения).

Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом № 14 через 1 межстрочный интервал, от границы левого поля и выравнивается по границам левого и правого полей бланка. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от границы левого поля.

Текст приказа (распоряжения) состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием издания приказа. В ней могут быть применены выражения «в целях», «в соответствии», «во исполнение».

Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в соответствующем падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами в разрядку от границы левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, содержащие указание предписываемых действий, конкретного исполнителя (исполнителей) каждого действия, должности, фамилии, инициалы, а также сроки исполнения. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения, должностные лица.

Последний пункт распорядительной части содержит указание на подразделение или должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет какие–либо документы, часть этих документов, то соответствующий пункт распорядительной части должен содержать ссылку на наименование отменяемого (изменяемого) документа, его дату, номер и заголовок. Текст пункта в этом случае должен начинаться словами: «Признать утратившим силу...».

К проекту приказа (распоряжения) прилагается список сотрудников для ознакомления с приказом (распоряжением).

Приказы (распоряжения) подписываются руководителем общественного объединения, а в его отсутствие – лицом, его замещающим.

Приложения к приказу (распоряжению) визируются руководителем структурного подразделения или должностным лицом, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в завизированный проект документа не допускается.

2.3.3.4. Совместные приказы.

Совместные приказы общественных объединений оформляются на бланках формата А4.

При оформлении совместного приказа (распоряжения):

наименования общественных объединений располагаются на одном уровне;

наименование вида документа – приказ (распоряжение) располагается центрованным способом;

дата совместного приказа (распоряжения) – единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер приказа (распоряжения), составленного совместно двумя и более общественными объединениями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в приказе (распоряжении).

Подписи авторов совместного приказа (распоряжения) располагаются на одном уровне.

2.3.3.5.Особенности текста распоряжения.

Текст распоряжения может состоять из констатирующей и распорядительной частей или только из распорядительной части. Констатирующая и распорядительная части разделяются словами «ОБЯЗЫВАЮ», «НЕОБХОДИМО», которые печатаются прописными буквами в разрядку от границы левого поля.

2.3.4. Положения, правила, инструкции.

2.3.4.1. Положение – документ, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию деятельности общественного объединения, его структурных подразделений или коллегиальных органов (Приложения № 24, 25).

Правила – документ, устанавливающий нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция – документ, излагающий порядок осуществления какой– либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов (Приложение № 26).

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, либо как акты, утверждаемые общественным объединением.

В этом случае утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

2.3.4.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов распорядительных документов.

2.3.4.3. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на общем бланке общественного объединения.

Если проект утверждается распорядительным документом, то он печатается на листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции должен отвечать на вопрос «О чем?»; заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос «Кого?».

Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы, пункты, подпункты. Разделы должны иметь наименования.

2.3.5. Протокол.

2.3.5.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях, других формах работы коллегиальных органов. Протокол составляется на основании записей, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений и др.

2.3.5.2. В общественных объединениях протоколы могут оформляться в полной (Приложение № 6) или краткой (Приложение № 7) форме. В краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение.

2.3.5.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель, секретарь, список присутствующих, фамилии которых располагают в алфавитном порядке в строчку. Если количество членов коллегиального органа превышает 15 человек, то указывают их общее количество. При этом прилагается отсылка к прилагаемому списку. К фамилиям приглашенных добавляется наименование должностей и наименование организаций, которые они представляют.

Слова «Председатель» и «Секретарь» печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово «Присутствовали», фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога «О» («Об») и печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему: в последнем случае делается сноска «Текст выступления прилагается».

Постановление (решение) печатается в протоколе полностью с приведением при необходимости итогов голосования. Постановление (решение) может содержать несколько пунктов, они располагаются в протоколе по значимости, каждый из них нумеруется.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого– либо документа, делается ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения заносится в протокол после соответствующего постановления (решения).

2.3.5.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Вводная часть содержит инициалы и фамилию председателя, должности, инициалы и фамилии присутствовавших.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Должности присутствующих могут указываться обобщенно.

Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется, начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованным способом размером шрифта № 14. Ниже наименования вопроса указываются фамилии и инициалы выступивших при его обсуждении. Фамилии печатаются через 1 интервал. Затем указывается принятое решение.

2.3.5.5. Протокол подписывается председателем и секретарем и приобретает юридическую силу только при наличии этих двух подписей. Датой протокола является дата заседания (совещания, коллегии, собрания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, самостоятельно по каждой группе протоколов: заседания правления, советов, ревизионных комиссий и так далее.

2.3.5.6. Копии протоколов, при необходимости, рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.

В некоторых случаях, а также при доведении до исполнителей принятых решений составляется выписка из протокола. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинника протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос, по которому готовится выписка, его обсуждение и принятое решение.

2.3.5.7. Протоколы (выписки из протоколов) печатаются на общем бланке общественного объединения размером шрифта № 14 с применением следующих реквизитов:

Наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» («ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА») печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания (совещания) отделяется от слова «ПРОТОКОЛ» двумя интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания (совещания) выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер протокола».

Дата и номер протокола.

Дата оформляется цифровым способом и печатается выше реквизита «место проведения заседания (совещания)» через 2 интервала. Номер протокола состоит из знака «№» и порядкового номера.

Основная часть протокола печатается через 1,5 интервала.

Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.

Подписи председателя и секретаря печатаются через 4 интервала после текста, от левой границы поля через 1 интервал.

2.3.6. Записки (докладные, объяснительные).

2.3.6.1. Докладная записка – документ информационно– справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу и содержащий изложение какого– либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.

Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование структурного подразделения – автора документа; наименование вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; адресат; заголовок документа, кратко и точно отражающий его содержание; текст документа; подпись автора документа (Приложение № 8).

2.3.6.2. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого–либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.

2.3.7. Служебные письма.

2.3.7.1. Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма–запросы, письма–извещения, письма–приложения, письма–ответы и др.

Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Если письмо состоит из двух частей, то первая – это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная – просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать 1–2–х машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до трех машинописных страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

– вступление – обоснование, причины, цели письма;

– основное содержание – просьба, решение, напоминание;

– заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

– ссылку на документ (организационно– правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно– аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

– констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

2.3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя общественного объединения на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя общественного объединения.

2.3.7.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 (Приложение № 2). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующая страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.3.7.4 Датой письма является дата его подписания.

2.3.7.5. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени общественного объединения, или от третьего лица множественного числа (исполком считает возможным).

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна лишь в случаях, когда письмо оформляется на должностном бланке или носит личностный характер и содержит персональное обращение к адресату.

В современной переписке принято использовать формы вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста.

Общая формула обращения:

Уважаемый господин Петров!

Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям обществ, компаний возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:

Уважаемый господин президент!

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр!

В письмах–приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Олег Николаевич!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

Заключительная часть письма заканчивается формулой вежливости, которая отделяется от названия должности в подписи запятой, например:

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: