ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ АНКЕТА ДЛЯ АНАЛИЗА ПРОБЛЕМЫ

1. В чем суть проблемы или ситуации, с которой вы столкнулись?

Я должен представить руководству изменения в проекте через неделю. Проект вышел за рамки бюджета и отстает от графика на две недели.

2. Что вы говорите себе в связи с этой проблемой?

• Какие события привели к этой проблеме?

Группа исполнителей проекта узнала об альтернативном варианте, требующем дальнейшего анализа, что привело к росту затрат и помешало уложиться в срок. Руководству не было своевременно доложено об изменении положения дел.

• Что вы говорите себе по поводу этой проблемы (ваш внутренний диалог)?

Я потратил много времени зря. Мне нельзя доверять важные задания. Я безответственен. Мне следовало придерживаться первоначального варианта. Я не должен был выслушивать предложения членов своей группы.

• Соответствует ли то, что вы себе говорите, реальной ситуации или тому, какой вы хотите (или настаиваете), чтобы она была (ваши самоограничительные убеждения)?

Я безжалостно корю себя за то, что дела идут не так, как запланировано. Я не люблю делать ошибки: это заставляет меня чувствовать себя неудачником. Однако я понимаю, что это неправильно. В этой конкретной ситуации все сразу не заладилось, но для этого были весомые основания.

• Каков наиболее реалистичный, рациональный и конструктивный взгляд на это событие?

Очевидно то, что мы выбились из графика и бюджета, но найденное нами альтернативное решение в будущем сэкономит время и деньги и позволит нам лучше обслуживать своих клиентов. Мы делаем нужное.дело для своей фирмы.

• Как этот более реалистичный, рациональный и конструктивный взгляд на событие поможет вам и другим участникам прямо на рабочем месте?

Это поможет мне сфокусировать свою энергию более конструктивным образом, поможет перестать искать виновного, а во время доклада руководству избежать оборонительной тактики.

• Как можно изменить свой исходный внутренний диалог, чтобы он стал отражать новый взгляд на событие?

Я — способный руководитель. Я вел другие проекты, которые были очень успешными. Руководство знает, что мои достижения по службе очень существенны. Я также получил ценные навыки и новые идеи, которые будут полезны для будущих проектов.

3. Каков ваш желательный результат?

• Сформулируйте и запишите конкретную, измеримую, ориентированную на действие, реалистичную, связанную четкими сроками цель для данной ситуации.

Цель 1: Сохранить поддержку проекта со стороны руководства:

• Добиться утверждения дополнительного финансирования (10% от исходного бюджета) в течение одной недели после доклада руководству.

• Получить согласие на перенос даты окончания проекта на один месяц.

Цель 2: Завершить исправленный проект вовремя и в рамках бюджета:

• Предоставить заключительные рекомендации руководству к 31 декабря.

• Уложиться в увеличенный бюджет (на 10% от исходного).

• Превратить цели в убеждение. Только цель, выраженная в виде позитивного, личного утверждения, будет давать энергию для ее достижения.

Утверждение 1: Поддержка проекта со стороны руководства сохранена:

• Я получил дополнительное финансирование, необходимое для завершения проекта.

• Я добился переноса срока завершения проекта.

Утверждение 2: Я завершаю исправленный проект вовремя и в рамках бюджета:

• Я предоставляю заключительные рекомендации руководству к 31 декабря.

• Проект реализуется в пределах бюджетных параметров.

4. Оценить черты своего характера:

Сосредоточенность (увеличилась): концентрация на выгодах от нового решения в противоположность извинениям и оправданиям за отклонение от первоначального плана.

Спокойствие (увеличилось): некоторые представители руководства могут быть расстроены. Но не теряйте хладнокровия. Придерживайтесь устойчивой позиции, особенно если оказались под огнем критики. Не переходите в оборону.

Энтузиазм (уменьшился): по мнению некоторых, группа все «завалила». Но чрезмерный энтузиазм может заставить кое-кого думать, что нас не волнуют бюджет и сроки.

Терпение (увеличилось): руководству может потребоваться время, чтобы поразмышлять над своим решением. Не давите слишком сильно. Предложите свои услуги по сбору дополнительной информации, чтобы помочь им принять правильное и своевременное решение.

5. Мысленно отрепетируйте свои действия в ситуации. Визуально представьте себе:

• кто будет присутствовать;

• как они будут сидеть;

• где буду находиться я;

• какое оборудование я буду использовать во время доклада;

• как я буду использовать оборудование;

• как я буду отвечать на «неприятные» вопросы.

6. Действовать:

• подготовить доклад (выступление);

• подготовить раздаточный материал;

• составить повестку дня;

• раздать (разослать) повестку дня;

• прибыть за тридцать минут до начала; проверить оборудование;

• распределить раздаточный материал до начала совещания;

• ответить на вопросы после выступления;

• подготовить протокол совещания;

• раздать протокол совещания;

• отслеживать ход выполнения вместе с руководством.

7. Извлеченные уроки:

(Примечание: этот раздел заполняется после того, как событие — в данном случае совещание — уже произойдет.)

Несмотря на определенную напряженность поначалу, совещание прошло успешно и желаемый результат был достигнут. В будущем я буду тщательнее составлять письменные отчеты для руководства, прежде чем дело выйдет из-под контроля.

Я также буду демонстрировать большую уверенность в себе во время выступлений перед руководством, так как буду стараться всегда иметь под рукой справочные данные. Поступая таким образом, я буду лучше готов к ответам на «неудобные» вопросы.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: