В отдельных случаях научно-вспомогательные материалы могут быть переведены в основной фонд (например, точные копии утраченных уникальных предметов). 1 страница

Из научно-вспомогательного фонда может быть выделен обменный фонд.

78. К фонду "сырьевых" научных материалов относятся объекты неорганической и органической природы, предназначенные для лабораторных исследований и препарирования. Это - шкурки животных, влажные экспедиционные сборы, материалы, подготовленные для длительного хранения, и пр.

79. Все музейные предметы основного фонда: вещественные и документальные памятники, объекты природы, памятники изобразительного искусства входят в состав музейного фонда Союза ССР.

80. Отнесение предметов к определенному фонду производится фондово-закупочной комиссией музея и оформляется протоколом, который утверждается директором и скрепляется печатью музея.

III. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ МУЗЕЙНЫХ ФОНДОВ

Общие положения

81. Государственный учет музейных фондов представляет собой определение и регистрацию музейных собраний, являющихся общенародным достоянием.

Музейные фонды подлежат строгому государственному учету, который обеспечивает их юридическую охрану и создает условия для изучения и рационального использования.

Все памятники истории и культуры (вещественные, объекты природы, произведения всех видов изобразительного и декоративно-прикладного искусства, памятники письменности и др.), хранящиеся в музеях, бухгалтерскому учету по стоимости не подлежат.

82. Государственный учет музейных фондов предусматривает две стадии:

а) первичную регистрацию и атрибуцию поступивших в музей предметов, имеющих целью их документальную охрану (актирование, краткую запись в книге поступлений);

Б) инвентаризацию, т.е. научную регистрацию музейных предметов (классификация по типам источников, видам материалов, видам искусства, коллекциям и пр., составление более развернутого и точного описания, уточнение атрибуции, запись в научный инвентарь).

83. Основными юридическими документами государственного учета музейных фондов являются акты приема и акты выдачи, книги поступлений и научный инвентарь. Для характеристики музейного предмета научный инвентарь является наиболее полным документом, фиксирующим его классификацию и результаты изучения.

84. Акты, книги поступлений и инвентарные книги музея должны заполняться разборчиво, четко, без помарок, подчисток и неоговоренных исправлений.

Исправления записей в этих документах допускаются лишь в крайних случаях. В случае необходимости внесения исправлений они производятся красными чернилами. Старые (зачеркнутые только одной чертой) и новые записи должны четко читаться. Об исправлениях делается соответствующая запись на той же странице. Она заверяется директором и главным хранителем (зав. фондами), зав. отделом учета, материально-ответственным лицом и скрепляется печатью музея.

Все существенные исправления (атрибуция, сохранность, размер, материал и т.п.), вносимые в инвентарные книги музея и книги поступлений, заверяются лицом, ответственным за учет, на основании специального акта, подписанного директором или его заместителем по научной части, главным хранителем (зав. фондами), зав. соответствующим научным отделом и хранителем фондов.

85. Музеи учитывают документы ГАФ СССР по фондам, коллекциям и единицам хранения и в целях централизованного учета документов ГАФ СССР ежегодно представляют в соответствующие учреждения государственной архивной службы СССР сведения о составе и объеме хранящихся документов ГАФ СССР по установленным формам централизованного учета (паспорт, карточка фондов, сведения об изменении в объеме, составе, содержании и состоянии фондов).

Сведения об объеме, составе, содержании и состоянии документов ГАФ СССР включаются в учетные формы основного фонда музеев.

Музеи обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество обработки и использования документов ГАФ СССР с соблюдением правил, устанавливаемых Главным архивным Управлением при Совете Министров СССР.

Порядок приема и выдачи

поступивших в музей предметов

86. Все поступившие в музей предметы подлежат строгому документальному учету.

Оформление приема и выдачи предметов производится немедленно по их поступлении или выдаче, по соответствующим актам. Акт приема и акт выдачи (приложения N 3, 4) являются первичными юридическими документами государственного учета музейных фондов. Хранение в музеях предметов, не оформленных актами приема, категорически запрещается.

87. В актах приема или выдачи точно указывается место составления акта, год, месяц, число, от кого (в выдаче - кому), по чьему распоряжению, для какой цели и на какой срок (если предмет принят или выдан временно для выставки, экспертизы и др.) принят или передан предмет. При этом предметы точно перечисляются один за другим по наименованию, дается краткое характеризующее их описание, указываются размер, материал, техника, отмечается сохранность предмета, монтировка (например, в раме, под стеклом), прежний номер предмета (если он поступил из другого музея) - в акте приема, шифр и номер по книге поступлений, а также номер научного инвентаря при выдаче. При приеме предмета в постоянное пользование указывается также его цена, если он имеет оценку (был заказан или приобретен за плату). К акту желательно приложить сведения об истории предмета, так называемую легенду (его происхождение, движение, пребывание в коллекциях и на выставках, связи с определенными историческими событиями и лицами, время изготовления, места бытования, способы и условия употребления и т.п.), а для археологических и других экспедиционных материалов - полевую или коллекционную опись или попредметный список.

88. Если предмет требует особой атрибуции, к акту приема прилагается заключение специалистов или экспертной комиссии, заверенное соответствующим учреждением и скрепленное печатью учреждения, проводившего экспертизу.

89. Прием и выдача предметов, состоящих из драгоценных металлов и камней, производится в строгом соответствии с действующей инструкцией Министерства культуры СССР (от 18 сентября 1975 года N 29-166) "О порядке учета и хранения музейных ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях и культурно-просветительных учреждениях СССР".

Примечание.

Выдача предметов, состоящих из драгоценных металлов и драгоценных камней, на реставрацию или для опробования в организациях и учреждениях, имеющих право опробирования драгоценных материалов, производится с разрешения директора музея по согласованию с главным хранителем по гарантийному письму и оформляется актом, в котором подробно оговаривается состояние сохранности и срок, на который выдается музейный предмет.

90. Порядок приема и хранения орденов и медалей СССР производится в соответствии с инструкцией "О порядке приема в музеи страны для экспонирования и хранения орденов и медалей СССР", утвержденной приказом Министерства культуры СССР от 31 октября 1977 года N 838.

91. Прием и выдача оружия производится по разрешению вышестоящих организаций, а также органов милиции в установленном порядке.

92. Акты приема или выдачи предметов должны заполняться под копирку на пишущей машинке или от руки - черной или фиолетовой пастой.

93. Первичным охранным документом на предметы, собранные для музея в экспедициях (кроме археологических, геологических и некоторых других, учитывающихся по полевым описям), могут являться акты приема или типовые квитанции, составленные научными сотрудниками на месте сбора материала. Эти квитанции (желательно на бланках, отпечатанных типографским способом) подписываются лицами, сдавшими и принявшими материал (приложение N 1). Приложением к ним служат списки (в 3-х экземплярах), в которых подробно описываются принятые предметы.

В музеях, куда поступают значительные экспедиционные сборы, приказом директора может быть выделено специальное лицо, а также отведено особое помещение для временного хранения таких материалов. Хранитель экспедиционных сборов принимает материал от участников экспедиций на основании первичной квитанции, составленной на месте сбора и коллекционных описей (приложение N 2) по акту, и хранит его до рассмотрения на фондово-закупочной комиссии.

Примечание.

Материалы археологических экспедиций передаче на временное хранение не подлежат.

Хранитель экспедиционных сборов может также временно хранить предметы, поступающие в музей на закупку, в дар, на экспертизу и т.п. Прием таких вещей также оформляется актом или квитанцией на получение предмета от владельца.

Хранитель ведет журнал регистрации поступлений, в котором фиксируются документ и источник поступления, перечень поступивших предметов, решение фондово-закупочной комиссии, сведения о возврате вещей владельцам или передаче их в научные отделы (приложение N 5). Он ведет также картотеку на поступившие предметы.

В соответствии с протоколом фондово-закупочной комиссии отдел учета или главный хранитель (зав. фондами) оформляет акт приема предметов на постоянное хранение, на основании которого эти предметы вносятся в книгу поступлений музея. Этот акт является одновременно и актом передачи музейных предметов на материально ответственное хранение. Он подписывается главным хранителем (зав. фондами), лицом, хранившим эти предметы до решения фондово-закупочной комиссии, и лицом, принявшим их на материально ответственное хранение.

Фамилии лиц, сдающих и получающих предметы, должны быть в акте повторены разборчиво в скобках.

Акты утверждаются директором музея, а в ег

о отсутствие - его заместителем по научной части, либо лицом, его замещающим.

После подписания и утверждения директором акты скрепляются печатью музея. Без такого оформления акты к исполнению не принимаются.

94. Акты приема и выдачи составляются в нескольких экземплярах (не менее 3-х). Первый экземпляр остается у главного хранителя (зав. фондами) или в отделе учета; второй - передается в отдел, которому предмет передан на хранение или из которого выдан (если хранение производится по отделам); третий - вручается под расписку лицу, сдавшему или принимающему предмет.

В случае, если главный хранитель (зав. фондами) является материально ответственным лицом, первый экземпляр акта хранится у директора.

95. Выдача музейных предметов из фондов музеев союзного подчинения во временное пользование другим музеям или учреждениям производится по специальному письменному разрешению Министра культуры СССР или его заместителя.

Выдача музейных предметов из музеев республиканского и местного подчинения во временное пользование - по специальному письменному разрешению министра культуры союзной республики или его заместителя.

Директор музея имеет право продлить срок временной выдачи не более чем на один год.

Выдача музейных предметов из музеев в постоянное пользование другим музеям или учреждениям производится по приказу министров культуры СССР и союзных республик или их заместителей по подчиненности музея.

Выдача музейных предметов до их занесения в книгу поступления, не получивших шифра и номера, не разрешается.

Выдача музейных предметов из фондов музеев других министерств и ведомств производится по письменному разрешению соответствующих министерств и ведомств, которым подчинены эти музеи.

96. При выдаче экспонатов во временное пользование в учреждения, выступающие в качестве организаторов выставок (Торговая палата СССР, Союз обществ дружбы с зарубежными странами, Союз художников СССР, Академия художеств СССР, ВДНХ СССР и др.), в акте выдачи должна быть сделана оговорка, что принимающее экспонат учреждение, в лице его представителя, ознакомилось с настоящей инструкцией и обязуется ее выполнять. Необходимо также получить от музея или учреждения, принимающего экспонат во временное пользование, гарантию его сохранности и своевременного возврата (оговорив это в акте).

В акте в случае необходимости могут быть оговорены рекомендации по упаковке, транспортировке, монтировке и хранению выдаваемых экспонатов.

Передача по акту и упаковка предметов для иногородних получателей должна производиться в присутствии получающей стороны. Лицо, принимающее предметы, должно иметь доверенность. Отправка и транспортировка музейных предметов производится в сопровождении материально ответственного лица (представителя принимающей или сдающей стороны).

К акту выдачи или приема прилагаются копии железнодорожных, авто- или авианакладных на отправку груза.

Примечание.

Категорически запрещается передача кому-либо экспонатов, находящихся на временном хранении, без согласия их владельца.

97. Возврат музеем предметов, полученных им во временное пользование от другого музея или учреждения, производится по распоряжению директора музея, их возвращающего, и оформляется актом с подписями и визами: главного хранителя (зав. фондами), заведующего соответствующим отделом (если хранение осуществляется по отделам), а также материально ответственного лица, на чьем хранении находились эти предметы, с соблюдением требований, изложенных в п.95.

98. Внутренние передачи предметов из одного отдела музея в другой отдел, от одного материально ответственного хранителя другому материально ответственному лицу производятся по разрешению директора и оформляются соответствующим актом. Акты подлежат утверждению директором музея или заместителем директора по научной части и скрепляются печатью музея (приложения N 6-7).

Кратковременная передача музейных предметов из отделов в фотолабораторию или для научной работы в пределах музея производится по разрешению главного хранителя (зав. фондами) и заведующего отделом и оформляется распиской лица, принявшего их, в специальной книге.

99. Акты приема или выдачи постоянного и временного хранения нумеруются порядковыми номерами раздельно, причем номера актов временного хранения имеют дополнительный шифр "ВХ", например: ВХ

#G1 ----.

N 71

#G0Раздельно пронумерованные акты постоянного и временного хранения подшиваются в два разных дела актов приема или в два разных дела актов выдач в хронологическом порядке, т.е. в порядке восходящих номеров.

Акты составляются в нескольких экземплярах (не менее 3-х). Два из них остаются в музее и хранятся в двух местах: в крупных музеях в отделе учета и в отделе, где хранится предмет, в небольших музеях - у директора и главного хранителя (зав. фондами).

В конце года акты нумеруются по страницам, шнуруются, опечатываются печатью и остаются на хранение в музее. Сдаче в Главное архивное управление акты и другие документы, связанные с коллекциями музея, не подлежат.

Все акты подлежат регистрации в специальных книгах регистрации актов. Музей может вести две книги регистрации актов: приема и выдачи на постоянное хранение (записывая, например, акты приема на левой странице, а выдачи - на правой) и на временное хранение или четыре раздельные книги регистрации этих четырех видов акто в (приложения N 8а-8г).

Записи в каждой из книг регистрации актов могут продолжаться подряд, из года в год, до заполнения книги, но нумерация актов приема и выдачи предметов ежегодно должна начинаться с первого номера. Акты передачи предметов на материально ответственное хранение целесообразно нумеровать подряд, без разделения по годам. Они подшиваются в отдельную папку и регистрируются в отдельной книге.

Регистрация новых поступлений

100. Все предметы, поступившие в музей на постоянное хранение, после актирования и рассмотрения на фондово-закупочной комиссии в течение месяца вносятся в книги поступлений основного или научно-вспомогательного фонда (приложения N 9а-9б). Предметы, поступившие в музей на временное хранение, регистрируются в книге временных поступлений (приложение N 10).

Цель книги поступлений, как государственного документа охранного порядка - зарегистрировать поступивший предмет под определенным порядковым номером, который тут же проставляется на нем, и дать краткое характеризующее его описание, исключающее его подмену, а в случае утери или кражи облегчающее также розыск пропавшего предмета. Порядковый номер по книге поступлений, присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в акте его приема в музей.

Примечание. а) При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (нумизматические и графические коллекции, фотоматериалы и др.) допускается групповая запись. В этих случаях количество поступивших предметов должно быть отражено в соответствующих порядковых номерах книги поступлений (например, КП-250-825. Коллекция русских монет XVIII в., медь) или в книге поступлений производится суммарная запись с присвоением коллекции единого номера с соответствующими количеству дробными номерами входящих предметов (например, КП 250/1-26 Павлов И.Н., коллекция линогравюр на тему "Москва сегодня").

Групповая запись в КП допускается только при наличии по предметной описи состава данной коллекции, на которую в книге поступлений делается ссылка. Групповая запись предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней запрещается.

б) Материал, поступающий в музей в результате деятельности археологических, этнографических, геологических и др. экспедиций, учитывается первоначально по актам или коллекционным полевым описям комплексами. В случае если перечисленные комплексы передают в музей экспедиции других организаций, то они поступают по актам с попредметными описями, в которых однотипные материалы записываются группами, а уникальные индивидуально. До записи в КП археологические материалы систематизируются, разделяются на основной и научно-вспомогательный фонд, в последний выделяются массовые находки (кремневые отщепы, фрагменты керамики и др., предметы, сильно разрушенные и не подлежащие реставрации). Поступившему археологическому, этнографическому, геологическому комплексу или неразобранному архиву мемориального характера дается единый номер КП. Количество предметов фиксируется дробными порядковыми номерами на основе попредметного описания полевой или коллекционной описи.

В связи с необходимостью предварительной систематизации и камеральной обработки экспедиционных сборов археологических, этнографических, геологических и др. коллекций, а также неразобранных архивов мемориального характера сроки их записи в книгу поступлений определяются фондово-закупочной комиссией с учетом сложности и объема работ.

в) Поступающие в музей клады сохраняются в полном составе и не могут смешиваться с другими предметами и другими кладами. Клад получает единый номер книги поступления и подробно учитывается по описи.

г) Полевая или коллекционная опись должна быть подписана лицом, составившим опись, заверена подписью начальника экспедиции и пронумерована и опечатана печатью музея.

Регистрация полевых или коллекционных описей производится в специальной книге регистрации полевых и коллекционных описей.

101. Книга поступлений как документ охранного порядка должна быть до заполнения пронумерована, прошнурована, подписана и опечатана печатью вышестоящей организации.

Шифр музея и порядковые номера книг поступлений сразу же проставляются на самом предмете. Например: Перм КМ КП-3117 или ВХ КП-85. На художественных произведениях желательно ставить их простым карандашом (на произведениях из бумаги), на подрамниках картин и т.п. - фломастером или простым карандашом; на мелких предметах - на прикрепленной к предмету картонной этикетке.

102. Уникальные предметы фотографируются в обязательном порядке.

Научная инвентаризация музейных предметов

103. Инвентаризация - основная форма изучения, описания и научного определения музейных предметов основного фонда.

Инвентаризации подлежат все музейные предметы, поступившие в постоянное пользование музея.

104. Музейные предметы при инвентаризации систематизируются в соответствии с классификацией основного фонда по отдельным группам, в зависимости от состава собрания. В музеях с большим собранием музейные предметы могут систематизироваться по отделам, а уже внутри отделов согласно принятой классификации по группам музейных предметов.

Такое разделение облегчает их изучение и регистрацию в инвентарных книгах, создание надлежащих условий хранения.

В краеведческих музеях предметы систематизируются по типам источников, коллекциям, видам материала, видам искусства, технике, назначению. Например, таким образом:

вещевые источники:

- естественно-исторические памятники;

- археологические коллекции;

- нумизматические коллекции (монеты, ордена, медали, жетоны, знаки, плакеты, клады, бумажные деньги);

- этнографические коллекции;

- изделия из металла, дерева, керамики, тканей и др.; оружие, мебель и др.;

изобразительные источники (живопись, графика, скульптура, декоративно-прикладное искусство и фотографии);

письменные источники (рукописные и печатные документы, редкая книга и др.);

киноматериалы и памятники звукозаписи;

мемориальные комплексы.

Для небольших музеев возможно разделение материала на 3-4 группы согласно принятой классификации.

В художественных музеях музейные предметы систематизируются по видам искусства (живопись, скульптура, графика, декоративно-прикладное искусство и т.д.), материалу и технике (дерево, металл, кость, гравюра, рисунок), иногда по их назначению (мебель, нумизматика, осветительные приборы и т.д.).

Для музеев с большими художественными коллекциями можно рекомендовать следующую систематизацию музейных предметов:

- живопись;

- иконопись;

- графика (рисунки и акварели, гравюра и литография, плакаты, книги с гравюрами, прикладная графика);

- скульптура;

- архитектурные детали и фрагменты;

- декоративно-прикладное искусство (керамика и стекло, изделия из металла, изделия из дерева, кости, камня, мебель);

- нумизматические материалы (монеты, ордена, медали, жетоны, плакеты, клады, бумажные деньги);

- археологические коллекции.

В небольших художественных музеях число групп может быть уменьшено до 3-4:

- живопись и иконопись,

- графика и архитектурные чертежи,

- скульптура и фрагменты архитектуры,

- декоративно-прикладное искусство (мебель, ткани, фарфор и т.д.).

105. По установлении количества таких групп весь наличный материал музея распределяется между соответствующими разделами. Последним присваивается установленный шифр.

Каждый из разделов имеет свою инвентарную книгу (приложения N 11а-11б), снабженную шифром. Например, книга для записи живописи может иметь шифр "Ж", графики - "Г", скульптуры - "С", дерево - "Д", археологических коллекций - "А", фотографий - "Ф" и т.д. В больших музейных собраниях, где предметы разделяются по отделам, каждой группе предметов, кроме этих шифров, присваивается еще и шифр отдела. Например, картина из отдела русского искусства может иметь шифр: "ОРИ/Ж".

106. В музеях с большим количеством специальных коллекций допускается особая форма инвентарных книг для этих коллекций (например, гравюр, археологических, этнографических, нумизматических собраний, предметов художественной промышленности и др.).

Форма этих книг, разработанная ранее музеем, сохраняется, если она отвечает требованиям, предъявляемым к инвентарным книгам, и утверждается директором музея.

Примечание.

а) Материалы научной библиотеки и музейного архива учитываются в соответствии с правилами специальных инструкций, изданных соответствующими ведомствами и управлениями;

б) В художественных собраниях музеев целесообразно иметь отдельную инвентарную книгу для художественных рам, в которой, кроме обычных сведений (размер, материал и др.), необходимо давать описание профиля рамы, а также инвентарный номер картины, к которой рама прикреплена. Багетные рамы современного массового производства и нехудожественное музейное оборудование учитываются хозяйственной частью музея в хозяйственных инвентарях.

107. Инвентарные книги как юридический документ музея должны быть до их заполнения пронумерованы, прошнурованы и опечатаны печатью вышестоящего учреждения, а также подписаны представителем этого учреждения.

108. Записи в инвентарной книге предшествует составление инвентарной карточки,графы которой должны соответствовать графам инвентаря (приложение N 18). Карточка составляется научными сотрудниками музея - специалистами по данной отрасли науки и искусства. Текст описания должен предварительно, до занесения его в инвентарную книгу, визироваться зав. отделом, а также заместителем директора по научной части или главным хранителем, а при отсутствии последних - директором музея.

Примечание.

В музеях, располагающих большим числом однородного материала (например, гравюр, нумизматических материалов и пр.), разрешается устанавливать схему инвентарной записи, утверждаемой в том же порядке.

109. Сотрудник музея, получивший предмет для инвентарного описания, в возможно более короткий срок изучает предмет, описывает его, после чего предмет вносится в инвентарную книгу за очередным порядковым номером, затем проставляется в соответствующей графе книги постоянных поступлений шифр и инвентарный номер предмета. Этим достигается взаимосвязь между книгой поступлений и инвентарем.

110. Основные сведения по каждому предмету музея заносятся под отдельным номером в инвентарную книгу. Порядковый номер, под которым он занесен в книгу, является одновременно его инвентарным номером и проставляется на самом предмете:

а) предметы, состоящие из нескольких съемных частей, заносятся в инвентарь за одним номером, а каждая составная часть нумеруется отдельной литерой. Например кубок с крышкой - инвентарный номер Ф 1230, кубок 1230/1, крышка Ф 1230/2;

молоток отбойный пневматический - ручка - 1

корпус - 2

рабочая часть с пружиной - 3

кусок резинового шланга - 4

б) в комплектах предметов (например, сервизы, гарнитуры мебели и т.д.) каждый отдельный предмет инвентаризируется за отдельным номером, а принадлежность его к комплекту оговаривается в графе "описание".

в) альбомы рисунков, фотографий и пр. записываются под одним инвентарным номером, а каждый лист получает дробный номер, причем указывается общее количество листов с зарисовками или количество фотографий, количество пустых и отсутствующих листов или гнезд для фотографий. Если альбом состоит из произведений разных авторов, инвентаризации подлежит каждый лист в отдельности.

В графе "описание предмета", также как и в книге поступлений основного фонда, нужно давать наименование предмета, начиная его с главного предметного слова, например: ружье кремневое, костюм мужской, куропатка серая, плакат, рукопись и т.д. В нужных случаях указывается: чучело, модель, сухой препарат и т.д.

При описании художественных произведений необходимо учитывать, не имеет ли предмет художественно выполненного постамента, оклада, рамы, которые также необходимо вносить в инвентарь наряду с самим предметом.

Описание образцов флоры и фауны нужно начинать с видового названия на русском и латинском языках (например, "лютик едкий") и включить в него все данные полевых этикеток.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: