Тема 5. Роль метода освоенного объема в управлении проектом

Основная литература:

1. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник /кол. авт.; под ред проф. М.А.Разу. –М.: КНОРУС, 2006. – 768 с. ISBN 5-85971-299-5.

Основными параметрами любого проекта являются стоимость и продолжительность. В настоящее время в состав инструментов управления стоимостью и продолжительностью проекта в ходе его реализации прочно входит метод освоенного объема.

Метод освоенного объема (Earned Value Analysis — EVA, Earned Value Management — EVM, Earned Value Management System — EVMS, Earned Value Project Management — EVPM, Earned Value Project Management System — EVPMS) является мощным средством измерения и оценки про­екта, а также инструментом для реализации обратной связи в рамках управления проектом. Метод освоенного объема следует рассматривать не только как инструмент мониторинга и учета текущего состояния про­екта, но и как инструмент прогнозирования и оперативного планирования. В связи с этим метод освоенного объема, по сути, является одним из основных средств контроля и оперативного управления на стадии реализации проекта.

Метод освоенного объема можно назвать «менеджментом с зажженными фарами», так как он позволяет четко и объективно представлять, где сейчас проект находится, куда движется по сравнению с тем, куда должен направляться, а также где в ближайшее время проект окажется. Метод освоенного объема базируется на фундаментальном принципе, который говорит о том, что состояния и тенденции прошлого являются хорошими предсказателями будущего.

Метод освоенного объема вооружает руководителей проектов и проектно-ориентированных компаний современной методологией, объединяющей управление содержанием, управление продолжительностью и управление стоимостью. 1

Метод освоенного объема позволяет получить обоснованные и свое­временные ответы на следующие, важные для успеха всего проекта вопросы:

- отстает проект от графика или опережает его;

- насколько эффективно используется время;

- какова вероятная продолжительность проекта;

- находится проект в рамках или за рамками бюджета;

- насколько эффективно используются ресурсы;

- насколько эффективно должны использоваться ресурсы для ус­пешного завершения проекта;

- какова ожидаемая стоимость проекта;

- будет проект завершен в рамках или за рамками бюджета?

Если в ходе использования метода освоенного объема будет обнаружен перерасход бюджета или отставание от календарных планов, то руководи­тель проекта, использующий этот метод, будет знать:

- где (в каком месте проекта) возникли проблемы;

- являются ли проблемы критическими или нет;

- что необходимо предпринять для разрешения выявленных проблем.

В таблице 1 показано место метода освоенного объема в двухмерном пространстве видов управленческой деятельности и подсистем управления проектом.

Таблица 1 - Место метода освоенного объема в системе управления проектом

Как видно из таблицы, метод освоенного объема применяется в рамках планирования и координации подсистем управления содержанием, про­должительностью, стоимостью, коммуникациями и рисками. Кроме этого, метод освоенного объема позволяет создавать отчетную документацию, полезную для контроля и принятия решений во всех подсистемах управления проектом. При этом основные показатели метода будут касаться про­должительности, стоимости и объемов выполняемых по проекту работ. Но эти показатели, по большому счету, являются обобщающими и характеризуют управление проектом в целом, так же как отдельные подсистемы. Следует отметить, что актуальные сведения, получаемые в ходе использо­вания метода освоенного объема, весьма полезны для оценки эффективности использования человеческих ресурсов и, следовательно, для активи­зации и мотивации персонала проекта.

Метод освоенного объема используется на стадии реализации проекта (рис. 1) и иногда называется методом оперативного управления выпол­нением работ по проекту. На стадии реализации осуществляется основная часть затрат по проекту, а так как метод освоенного объема направлен именно на контроль этих затрат, его можно без преувеличения назвать важнейшим инструментом реализации проекта.

Рис. 1. Жизненный цикл проекта и метод освоенного объема

Метод освоенного объема представляет собой совокупность процедур по измерению, анализу и прогнозированию основных текущих показателей продолжительности, стоимости и содержания проекта по подготовке отчетов для принятия решения, для оперативного планирования и выполнения работ по проекту всеми участниками проекта, как исполнителями, так и руководителями. Общая схема процедур метода освоенного объема показана на рис. 2.

Для эффективного использования метода освоенного объема тщательно разрабатывается план проекта, который выступает в качестве основы для измерения прогресса проекта и показателей выполнения работ — базовый план выполнения проекта {Performance Measurement Baseline — РМВ). Такой план позволяет представить весь проект в виде понятной, выполни­мой, управляемой, измеримой совокупности работ, имеющих адресную ответственность.

С помощью структуры разбиения работ (Work Breakdown Structure — WBS) проект делится на выполняемые задачи, управляемые элементы, пакеты работ. Все они в контексте метода освоенного объема называются Control Accounts (CA), что дословно можно перевести как «контрольные счета», но лучше использовать термины «контрольные элементы», «элементы конт­роля» и «элементы управления».

Рис. 2. Общая схема процедур метода освоенного объема

Каждый из пакетов работ должен выполняться конкретным лицом или командой. У каждого элемента проекта должен быть ответственный ис­полнитель или ответственный руководитель. Отталкиваясь от структуры разбиения работ, необходимо создать структуру разбиения ресурсов {Resource Breakdown Structure — RBS), структуру разбиения стоимости (Cost Breakdown Structure — CBS), а также разработать и воплотить в жизнь матрицу ответственности, связывающую объемы работ, их стоимость и продолжительность с ответственными исполнителями (рис.3).

Плановая документация проекта должна четко, логически и согласован­но представлять важнейшие показатели объемов, продолжительности и стоимости работ. Главными документами при этом являются календар­ный план выполнения проекта (рис.4), график (эпюра) загрузки ре­сурсов (рис.5) и план освоения объемов (рис.6). Все эти документы должны иметь одну и ту же структуру представления работ (структуру разбиения работ) и временную шкалу. Основным документом, который выступает в качестве базового плана выполнения работ, непосредствен­но используемом в методе освоенного объема, является план освоения объемов.

Рис. 3 - Взаимосвязь структурных моделей проекта

Рис. 4 - Календарный план выполнения проекта

Рис. 5. Эпюра загрузки ресурсов

Рис.6. План освоения объемов

В рамках планирования необходимо заранее предусмотреть методы и средства для оценки и учета фактических результатов, объемов, за­трат, времени.

Для эффективного использования метода освоенного объема необходимо постоянно собирать данные о фактически выполненных работах, исполь­зованных ресурсах и произведенных затратах в рамках каждого конт­рольного элемента, каждого пакета работ. Данные о фактических объемах и затратах должны собираться и фиксироваться способом, позволяющим соотнести их с базовыми плановыми показателями, с базовым планом выполнения проекта.

Контроль проекта должен включать в себя метод освоенного объема в целях анализа и оценки текущего статуса и прогресса проекта и осуществляться путем сравнения фактических показателей объемов и стоимости с базо­выми плановыми показателями. Основные показатели метода освоенного объема, такие как освоенные объемы, фактические затраты и плановые объемы, позволяют не только фиксировать фактические результаты, но прогнозировать будущее состояние проекта и на основе этих прогнозов принимать правильные управленческие решения.

Характеристики конкретного проекта влияют на условия применения метода освоенного объема. Как и любой другой инструмент метод освоен­ного объема требует адаптации, настройки на специфику проектной ситу­ации. Характеристики проектной ситуации можно представить в двух измерениях — измерениях важности и неопределенности. Первое изме­рение отражает влияние успеха или неудачи проекта на стратегические цели участников проекта. Второе измерение отражает вероятность успеха или неудачи проекта. Факторы, определяющие важность проекта, могут быть финансовыми, политическими, экологическими, организационными. Факторы, влияющие на неопределенность, это размер, сложность и продолжительность проекта. Обе группы факторов взаимодействуют с организационной структурой управления проектом и усиливают или ос­лабляют эффективность системы управления проектом и эффективность метода освоенного объема.

В зависимости от важности и неопределенности проекта метод освоенно­го объема может применяться с различной полнотой и строгостью. Мож­но выделить два направления полноты и строгости использования метода освоенного объема: детализация и частота контроля.

Детализация характеризуется размером контрольных элементов проекта, объемом пакетов работ, присутствующих в структуре разбиения работ по проекту на самом нижнем уровне. Частота определяет перио­дичность, с которой происходит сбор первичных данных о текущем состоянии проекта и дальнейший их анализ, это своего рода масштаб временной шкалы, в котором в качестве основной временной единицы (интервала контроля) может выбираться один день, неделя, месяц, квар­тал и т.д.

Связь между двумя измерениями, характеризующими специфику конк­ретной проектной ситуации, и двумя направлениями, характеризующими полноту и строгость применения метода освоенного объема, схематически показана на рис.7.

Рис. 7. Адаптация метода освоенного объема к специфике проекта

Схема, представленная на рисунке, показывает, что чем выше важность и неопределенность проекта, тем полнее, последовательнее и строже должно быть применение метода освоенного объема, детализированние представление о работах проекта, тем чаще должен осуществляться контроль.

Метод освоенного объема существенно дополняет и увеличивает эффективность управления проектом, так как облегчает оперативное управление реализацией проекта. Ключевыми шагами в применении метода осво­енного объема являются:

- разработка и утверждение базового плана выполнения проекта (РМВ):

o декомпозиция содержания проекта до управляемого уровня,

o разработка прозрачной и недвусмысленной системы ответствен­ности за выполнение работ по проекту,

o разработка бюджета проекта и каждой работы в отдельности,

o выбор методов и средств оценки освоенного объема выполнения работ,

o поддержка целостности и стабильности базового плана выполнения проекта;

- учет фактического состояния проекта и сравнительный анализ полученных данных с показателями базового плана:

o регистрация первичных данных об использовании ресурсов в ходе выполнения работ,

o объективное измерение фактических объемов выполнения работ,

o установление показателей освоенного объема в соответствии с выбранными методами и средствами,

o анализ и прогнозирование показателей продолжительности и стоимости проекта,

o подготовка отчетов о состоянии проекта и выявленных проблемах,

o рассмотрение отчетов и принятие корректирующих и предупреждающих мер.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: