Тема 8. Анализ и прогнозирование состояния проекта с помощью метода освоенного объема

Основная литература:

1. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник /кол. авт.; под ред проф. М.А.Разу. –М.: КНОРУС, 2006. – 768 с. ISBN 5-85971-299-5.

На примере условного проекта АА покажем, каким образом проводится анализ текущего состояния проекта и прогнозирования его будущих тенденций на основе производ­ных показателей метода освоенного объема.

К таким производным (расчетным) показателям обычно относят следую­щие аналитические и прогнозные показатели:

отклонения (Variances):

- отклонение по расписанию (по срокам) (Schedule Variance — SV),

- отклонения по затратам (по стоимости) (Cost Variance — CV),

- отклонение при завершении (Variance at Completion — VAC);

индексы (Indices):

- индекс выполнения расписания (Schedule Performance Index — SPI),

- индекс выполнения бюджета (Cost Performance Index — СPI),

- индекс необходимой эффективности (To-Complete Performance Index — TCPI);

прогнозы (Forecasts):

- прогнозная продолжительность проекта (Time Estimate at Completion — EAC_t),

- прогнозная стоимость проекта (Estimate at Completion — EAC),

- отклонение при завершении (Variance at Completion — VAC).

При расчете аналитических показателей используется также показатель полного бюджета проекта (Budget at Completion — ВАС), который харак­теризует полную сумму всех плановых объемов работ проекта, итоговое значение базового плана выполнения проекта. В проекте АА полный бюд­жет равен 100.

На рисунке 14 представлена взаимосвязь аналитических показателей метода освоенного объема.

Рис. 14 - Взаимосвязь аналитических показателей метода освоенного объема

Эти показатели используются для ответа на основные вопросы, возника­ющие в ходе контроля и оперативного управления проектом на стадии реализации. Взаимосвязи между этими вопросами и показателями метода освоенного объема показаны в табл.3.

Таблица 3 - Метод освоенного объема и вопросы оперативного управления проектом

В таблице 4 представлены значения основных показателей проекта по методу освоенного объема. Эту таблицу можно рассматривать как своего рода компас проекта.

Таблица 4 - Компас проекта

Рассчитаем аналитические показатели проекта АА.

Отклонение по расписанию (по срокам) определяется как разность между освоенным объемом и плановым:

SV = EV - PV = 24-32 = -8.

Отклонение по расписанию может быть рассчитано в процентах:

SV% = (EV - PV):PV = SV:PV= -8:32= -25%.

Полученный результат говорит о том, что проект АА на 25% отстает от графика, т.е. 25% запланированных работ не выполнено в срок.

Индекс выполнения расписания рассчитывается путем деления освоенного объема на плановый объем:

SPI = EV:PV = 24:32 = 0,75.

Индекс выполнения расписания SPI показывает, что в среднем работы по проекту АА выполнялись с эффективностью 75%.

Использование отклонения по расписанию и индекса выполнения распи­сания основано не на временных показателях, а на показателях объемов работ. Это можно представить на примере проекта АА. Независимо от того, будет проект завершен в соответствии с планом за 12 месяцев или, как прогнозируется на основе индекса выполнения расписания (SPI = 0,75), за 16 месяцев, но он все-таки будет завершен. Это означает, что плановый объем в конце концов будет равен освоенному объему и, соответственно, отклонение по расписанию будет равно нулю, а индекс выполнения рас­писания — единице. Таким образом, несмотря на то, что проект будет завершен с опозданием на четыре месяца, эффективность использования времени составила 75%, показатели выполнения расписания будут нахо­диться в норме: SV = 0 и SPI = 1, так как EV = PV.

В связи с недостатками использования показателей, основанных на объе­мах работ, в настоящее время возникла практика использования показате­лей, основанных исключительно на временных измерениях и выполнении расписания. Суть ее состоит в использовании первичных показателей планового времени (Planned Time — РТ) и использованного времени (Elapsed Time — ЕТ), являющихся аналогами показателей плановых и осво­енных объемов. Допустим, что у проекта АА РТ = 3, а ЕТ = 4. Используя эти временные базовые показатели (SV(t)), по традиционным формулам можно найти значения отклонения по расписанию и индекса выполнения расписания SPI(t):

SV(t) = РТ - ЕТ = 3 - 4 = -1 месяц.

SPI(t) = РТ: ЕТ = 3:4 = 0,75.

Сравнение объемно-ориентированных и временно-ориентированных по­казателей показывает, что по состоянию на четвертый месяц выполнения проекта эти показатели равны. Но по состоянию на момент завершения проекта они будут отличаться, причем временно-ориентированные показатели будут более адекватными:

SV(t) = РТ - ЕТ = 12-16 = - 4 месяца. SPI(t) = РТ:ЕТ = 12:16 = 0,75.

SV = EV - PV = 100-100 = 0. SPI = EV:PV = 100:100 = 1.

Используя индекс выполнения расписания SPI и средние плановые объ­емы в расчете на единицу времени, можно определить оценку продолжи­тельности проекта при завершении (при условии, что текущие тенденции сохранятся и в будущем). Прогнозная продолжительность проекта опре­деляется следующим образом:

EAC_t = (BAC/SPI)/(BAC/N_t),

где N_t — количество периодов реализации проекта.

Для проекта АА прогнозная продолжительность будет равна:

(100:0,75):(100:12) = 16 месяцев.

Изначально плановая продолжительность проекта составляла 12 месяцев. Теперь оценка продолжительности изменилась, а именно — увеличилась. Таким образом, руководитель проекта АА понимает, что если тенденции в выполнении проекта не изменятся, то проект завершится на четыре меся­ца позже планового срока. Конечно, такая оценка является приблизитель­ной, но тем не менее она отражает объективную ситуацию. Для уточнения оценки необходимо использовать расчет сетевой модели, построенной с учетом полученных фактических результатов. Такая процедура может ока­заться необходимой, когда прогнозная продолжительность проекта не пока­зывает нарушения графика, но при этом такое нарушение имеет место, например, в случае, когда некритические работы выполняются с опереже­нием графика, а некоторые критические работы запаздывают.

Отклонение по затратам (по стоимости) определяется как разность между освоенным объемом и фактическими затратами:

CV = EV - АС = 24-29 = - 5.

Показатель отклонения по затратам может быть рассчитан в процентах:

CV% = (EV - AC)/EV = CV/EV = -5:24 = -21%.

Полученный результат говорит о том, что расходы проекта АА на текущую дату на 21% превышают плановый бюджет.

Показатели освоенного объема и фактических затрат используются для определения индекса выполнения бюджета, одного из важнейших показателей эффективности проекта. Индекс выполнения бюджета определяется как частное освоенного объема и фактических затрат:

CPI = EV/AC = 24:29 = 0,83.

Полученный результат говорит о том, что 83 копейки из каждого рубля реально обеспечивают результаты проекта АА.

Индекс необходимой эффективности показывает, какой эффективностью должны обладать дальнейшие работы по проекту для выполнения бюдже­та проекта. Индекс необходимой эффективности определяется путем де­ления оставшихся объемов на оставшийся бюджет:

TCPI = (ВАС - EV)/(BAC - АС) = (100-24):(100-29) = 1,07.

Полученный результат говорит о том, что для выполнения бюджета дальней­шие работы по проекту АА должны производиться с CPI, равным, 1,07.

Прогнозная стоимость проекта показывает полный бюджет проекта при его завершении (при условии, если текущие тенденции в выполнении бюджета сохранятся). Для определения прогнозной стоимости проекта необходимо полный бюджет проекта разделить на индекс выполнения бюджета:

EАС = BAC/CPI = 100:0,83 = 120,83.

Этот расчет прогнозной стоимости проекта предполагает, что тенденции выполнения проекта, отраженные в индексе выполнения бюджета, сохра­нятся на всех дальнейших этапах выполнения проекта.

Традиционная формула расчета прогнозного показателя ВАС основана на предположении, что обобщенный индекс выполнения бюджета адек­ватно отражает сложившиеся на текущий момент тенденции в выполне­нии проекта, в использовании ресурсов проекта и что эти тенденции будут сохраняться до завершения проекта. Но при расчете ВАС могут быть основания и для других предположений. Например, если проект отстает от графика, то вероятнее всего потребуются дополнительные затраты для ускорения хода выполнения проекта и для соблюдения конечных сроков. Или если в начале проекта работы выполнялись с экономией бюджета, а в дальнейшем наметились тенденции к снижению эффективности вы­полнения работ, то естественно было бы предположить, что в будущем проявятся менее положительные тенденции, нежели тенденции, наблюдавшиеся за весь истекший период реализации проекта.

В связи с этим можно предложить другие варианты расчета ВАС, которые характеризуются различным подходом к определению стоимости остав­шихся объемов работ. В каждой формуле альтернативного расчета ЕАС (табл.5) используется показатель фактических затрат за истекший пе­риод, но при этом стоимость оставшихся работ определяется по-разному.

Таблица 5 - Альтернативные формулы расчета ЕАС

Отклонение при завершении находится как разность между полным бюджетом проекта и прогнозной стоимостью проекта:

VAC = ВАС - ЕАС = 100-120,83 = -20,83.

Если темп выполнения проекта АА сохранится, то перерасход бюджета составит 20,83 денежных единиц. Отклонение при завершении может быть выражено и в процентах:

VAC% = (ВАС - ЕАС)/ВАС = VAC/ВАС = -20,83: 100 = -20,83%.

Для оценки оставшихся для завершения проекта затрат определяют пока­затель прогнозных затрат, необходимых для завершения (Estimate To Complete — ETC). Расчет прогнозных затрат, необходимых для завершения, можно произвести двумя способами.

Первый способ заключается в перерасчете стоимости оставшихся работ на основе неформального анализа оставшихся объемов. Иными словами, ответственные сотрудники и руководители на основе актуальной информации осуществляют новый расчет стоимости оставшихся работ без ис­пользования каких-либо формул метода освоенного объема. Таким обра­зом, получается заново рассчитанный, пересмотренный оставшийся объем работ по проекту (revised ETC). Если сложить заново рассчитанный оставшийся объем работ по проекту, т.е. прогнозные затраты, необходимые для завершения проекта, и фактические затраты, то можно получить пересмотренный прогнозный бюджет проекта (Latest Revised Estimate — LRE), который является аналогом прогнозной стоимости ЕАС:

LRE = АС + ETC.

Другой способ заключается в определении ETC на основе показателей метода освоенного объема:

ETC = (ВАС - EV)/CPI

Для проекта АА этот показатель будет равен:

(100 - 24): 0,83 = 91,83.

Используя этот пересмотренный оставшийся объем работ по проекту, можно найти прогнозную стоимость проекта:

ЕАС = АС + ETC = 29 + 91,83 = 120,83.

Достаточно часто в практике оперативного управления проектом на ста­дии реализации используется так называемый критический коэффициент (Critical Ratio — CR), который представляет собой произведение индекса выполнения расписания и индекса выполнения бюджета:

CR = SPI x CPI = 0,75 x 0,83 = 0,62.

Этот коэффициент является обобщающим показателем текущего состоя­ния проекта.

Взаимосвязь между основными показателями метода освоенного объема графически показана на рис.15.

Рис. 15 - Графики показателей метода освоенного объема

Следует отметить, что, если использовать полученные показатели проекта АА с помощью компаса проекта (см. рис. 14), то можно обнаружить, что данный проект в текущий момент находится в неблагоприятном состоя­нии: имеет место нарушение графика и превышение бюджета.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: