Уважаемые руководители!

Информируем вас, что по вопросам получения расчетов арендной платы на 2016 год необходимо обратиться в Юго-Западное территориальное агентство Департамента имущества города Москвы (ул. Профсоюзная, д. 11/11, 1-й этаж, окно № 2).

Приемные дни:

• вторник с 10. 00 до 17. 00

• четверг с 10. 00 до 13. 00

перерыв на обед с 13. 00 до 14. 00

Куратор района Черёмушки — Калашникова Ирина Львовна (р/т (495) 124-6631)

Деловое письмо — это документ, применяемый для связи и передачи ин-формации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

С помощью писем, являющихся одним из главных канатов связи предпри-ятия, организации, фирмы с внеш­ним миром, осуществляется:

1) преддоговорное общение;

2) делаются предложения;

3) обмен взаимовыгодной информацией;

4) выяснение отношений между предприятиями;

5) изложение претензий;

6) сопровождение материальных ценностей в пути.

Наиболее распространёнными являются следую­щие виды писем:

1. Письмо — просьба (запрос) — в нём излагается какая-либо просьба.

2. Сопроводительное письмо — сопровождает ма­териальные ценности или документы и фиксирует факт отправки.

3. Договорное письмо — это разновидность сопро­водительного письма, сопровождает документы.

4. Письмо-подтверждение — в нём указывается на достигнутую степень согласия, свершившийся факт.

5. Письмо-извещение — в нём что-либо сообщает­ся или утверждается.

6. Информационное письмо — это разновидность письма — извещения: в нём приводится своевременная информация о сложившейся ситуации.

7. Гарантийное письмо — составляется для под­тверждения определённых обещаний или условий.

8. Циркулярное письмо — доставляет информацию одного и того же содер-жания в несколько адресов.

9. Письмо — напоминание.

10. Письмо — приглашение.

11. Коммерческие письма.

Существует несколько видов классификаций дело­вых писем в зависимости от того, какие классификацион­ные признаки лежат в основе.

По признаку адресата письма делят на обычные и циркулярные. Циркуляр-ные направляются из одной орга­низации в несколько адресов, как правило, под-чинённых инстанций (организаций).

По тематическому признаку официально-деловая переписка делится на де-ловую (деловое письмо) и ком­мерческую (коммерческое письмо). Коммерческие письма составляются при заключе­нии и выполнении коммерческой сделки от имени юри­дических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерче­ская переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. Примером коммерческой корреспонденции являются письма-запросы, письма-предложения (оферта), письма-претензии (рекламация) и ответы на эти виды пи­ сем.

Деловые письма решают организационные вопро­сы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов.

Деловое письмо — это всегда официальное сооб­щение. Информация, содер-жащаяся в нём, носит прото­кольный характер, поэтому деловые письма регистри-ру­ются. Каждому письму присваивается два номера: реги­страционный номер ис-ходящего письма (при написании) и регистрационный номер входящего письма (при полу­чении).

По функциональному признаку деловые письма можно разделить на требу-ющие и не требующие ответа.

Требуют ответа: письмо-просьба, различные виды коммерческих писем (письмо-запрос, письмо-предложе­ние, письмо-рекламация).

Не требуют ответа: сопроводительное письмо, пись­мо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-напоминание — т.е. письма, констатирующие свершившийся факт.

По структурным признакам деловые письма де­лятся на

— регламентированные (стандартные);

— нерегламентированные (нестандартные), отра­жающие необычную си-туацию.

Регламентированные письма связаны с решением типичных вопросов регу-лярно повторяющихся экономи­ко-правовых ситуаций, составляются по единому образцу и реализуются в виде стандартных синтаксических кон­струкций. Требо-вания стандарта касаются не только ас­пектов содержания, но и формата бумаги, состава рекви­зитов, даже способов сокращения определённых слов.

Нерегламентированное деловое письмо представ­ляет собой авторский текст, реализующийся в виде фор­мально-логического повествования (например, история вопроса, изложение сути дела), рассуждения (убеждаю­щая часть), описа-ния (технические характеристики, опи­сания конструкций, проектов) или этикет-ного текста.

Стандартизация в нерегламентированных письмах носит менее выраженный характер.

Письма можно разделить на формальные и нефор­мальные.

В формальных письмах употребляется официаль­но-деловой стиль, в нефор-мальных — неофициальный стиль изложения.

Реквизит «текст документа» является одним из важнейших элементов дело-вого письма, задача которого правильно и точно изложить суть вопроса, посколь-ку от этого зависит успех дела.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПИСЬМЕННОМУ ТЕКСТУ

Деловые письма сочетают свойства документа, правового источника, с од-ной стороны, и информацион­ного источника — с другой.

Язык и стиль официальных деловых писем прин­ципиально отличается от личных писем. В официальном письме адресант и адресат выступают как субъ-екты пра­воотношений.

При составлении текста деловых писем необходи­мо помнить о следующем:

1) нельзя использовать сленг, жаргон, эмоцио­нально-оценочную лексику (слова с уменьшительно­ ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличе-ния или уменьшения), экспрессивную лексику, лексиче­ские средства и синтакси-ческие конструкции, относящие­ся к разговорному стилю или какому-либо друго-му, кро­ме официально-делового, образные средства и слова, употребляемые в пе-реносном смысле.

Нормой официального делового общения является нейтральный тон изло-жения.

2) при написании текста делового письма необхо­димо избегать категорич-ности.

Конструкция ключевой фразы (например, «просим выслать...») определяет-ся глаголами-действиями, которые употребляются в основном в форме 1 лица единственного и множественного числа; реже — в форме 3 лица единствен­ ного числа:

Прошу Вас ответить...

(Форма 1 л. ед.ч. в деловых письмах выражает по­зицию юридического лица, т.е. организации.)

Извещаем о прибытии груза...

Просим выслать...

(Форма 1 л. мн. ч. является наиболее употреби­ тельной.)

ОАО «Заря» просит выслать...

СП «Электроприборы» представляет...

(Речевые действия субъекта передаются описа­тельно, от 3-го лица.)

Глаголы в форме повелительного наклонения (вы­ шлите, сообщите) в офи-циально-деловых письмах не исполь­зуются. Это объясняется этикетными требо-ваниями к дело­вым текстам и психологическими законами делового обще­ния — человек охотнее соглашается выполнить действия, выраженные в форме просьбы, нежели в форме приказа:

Прошу оплатить услуги...

Просим принять меры...

3) не употребляются в деловой переписке сами ме­стоимения с глаголом. (Неправильно: Мы просим Вас...; правильно: Просим Вас...)

Не употребляются глаголы в форме 2 л. ед. и мн.ч. настоящего времени.

4) при написании регламентированных деловых писем следует избегать «из-лишней красивости». Речь, ко­нечно, идёт о языковых излишествах. Неуместны в дело­ вых письмах, например, такие фразы, как «Не будете ли Вы так любезны со-общить нам...»; «Очень просим прислать как можно скорее нам каталог изда-ний...» и т.п.

2. ТРИ ПРИНЦИПА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

Среди принципов, которые определяют культуру официальной переписки, можно выделить три основных принципа деловой переписки:

1 — лаконизм делового письма, т.е. краткость и чёткость в выражении мыс-ли; лаконичность изложения текста достигается с помощью тщательного отбора язы­ ковых средств, исключением речевой избыточности — слов и выражений, не-сущих дополнительный смысл;

2 — достаточность информационного сообщения, его информационное насыщение (информации должно быть столько, сколько достаточно для адекват-ного отра­жения ситуации);

3 — ясность и недвусмысленность языка сообще­ния.

Ясность и недвусмысленность сообщения обеспе­чивается с помощью стан-дартизации и унификации.

Стандартизация — это приведение языковых средств к единому образцу. Стандартизация затрагивает все уровни языка де­ловой переписки: и лек-

сику, и морфологию, и синтаксис; размещение на листе (бланке) реквизитов письма и выбор варианта сокращения слов.

Языковой стандарт обеспечивает высокую степень точности отражения ре-гулярно повторяющихся ситуаций. Говорим: «составление письма», а не «написа-ние», если речь идёт о регламентированных стандартных пись­мах, т.к. при помо-щи языковых формул-заготовок можно «составить», т.е. расположить в опреде-лённой последова­тельности текст делового письма.

В соответствии с принципом лаконизма делового письма и требованием из-бегать языковых излишеств, не­ правильными будут фразы:

Мы обращаемся к Вам с просьбой выслать каталог...

Мы просили бы Вас сообщить нам...

Считаем необходимым поставить Вас в извест­ность, что...

При этом высылаем Вам копию договора...

Правильно:

Просим выслать каталог...

Просим сообщить...

Высылаем копию договора...

Сообщаем, что...

Высылаем копию договора...

Непременным условием осуществления третьего принципа является грамот-ность. Недостаточная грамот­ность может привести к неточному пониманию тек-ста, двусмысленности, недоразумению в деловых отношениях и в следующих за ними правовых отношениях.

Составляемый текст не должен содержать языко­вые ошибки, такие как лек-сические, морфологические, синтаксические, стилистические и др.

НАИБОЛЕЕ РАСПРОСТРАНЁННЫЕ

ЯЗЫКОВЫЕ ОШИБКИ В ТЕКСТЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

1. УПОТРЕБЛЕНИЕ И ПРАВОПИСАНИЕ СЛОЖНЫХ ПРЕДЛОГОВ

1. Вызывает трудность согласование в падеже су­ществительного с некото-рыми предлогами, регулярно ис­пользуемыми в деловых письмах. Наиболее час-тым явля­ется неверное употребление существительного в роди­ тельном падеже вместо дательного, например:

Правильно:

«Согласно Вашей просьбе...»

«Согласно приказу...»

«Согласно решению...»

«Вопреки здравому смыслу...»

Запомните:

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: