Организационные структуры управления проектами

Реализация проекта происходит в рамках организации, структура которой в значительной степени влияет на успешность проекта. В связи с этим вводится понятие родительской организации.

Постоянная или родительская (головная, материнская) организация – это предприятие или организация, внутри которой возник проект и в интересах которой он существует.

В зависимости от степени интегрированности управления проектами общая организационная структура компании (родительской организации) может быть представлена тремя основными типами:

· функциональная структура;

· проектная структура;

· матричная структура.

Функциональная структура предполагает использование существующей функциональной иерархии организации. Менеджер проекта осуществляет лишь общую координацию работ. Как правило, вся ответственность за достижение целей проекта возлагается на менеджера проекта, а полномочия в распоряжении ресурсами у него весьма слабые. Функциональная организационная структура компании является весьма сложной средой для проектного управления. Работы по осуществлению текущей деятельности и работы по проекту, как правило, «конфликтуют» между собой.

Проектная структура предполагает наличие организационной структуры, ориентированной на выполнение проектов. Как правило, такую структуру имеют компании, работающие на выполнение заказов, которые и рассматриваются как проекты. На каждый проект-заказ формируется команда и назначается менеджер проекта. Таким образом, этот тип организационной структуры является самой благоприятной средой для проектной деятельности.

Матричная структура – это промежуточная форма между функциональной и проектной структурами управления. В ней пересекаются (образуя матрицу) текущая и проектная деятельности практически на постоянной основе. Выделяют три разновидности матричной структуры организации:

· Слабая матрица – управляющий проектом отвечает за координацию задач по проекту, но имеет ограниченную власть над ресурсами;

· Сбалансированная матрица – управляющий проектом координирует все работы и разделяет ответственность за достижение целей с руководителями функциональных подразделений;

· Жесткая матрица – управляющий проектом обладает максимальными полномочиями и при этом несет полную ответственность за выполнение задач проекта.

Окружение проекта

Окружение проекта – это среда проекта, порождающая совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или препятствуют достижению целей проекта.

Условно можно выделить внешнюю и внутреннюю среду проекта. Кроме того, во внешней среде выделяют ближнее окружение (среда предприятия, в которой реализуется проект) и дальнее окружение (окружение самого предприятия).

К окружению самого предприятия относятся: политические факторы, экономические, социальные, экологические, культурные, финансовые, законодательные, организационные и т.д.

К основным политическим факторам, которые оказывают существенное влияние на проект, можно отнести: политическую стабильность (или нестабильность), поддержку проекта правительством (или отсутствие таковой), отношения со странами-участниками проекта (для международных проектов), участие в военных союзах и т.д.

К экономическим факторам обычно относят: развитость рыночной инфраструктуры, уровень инфляции и стабильность валюты, развитость банковской системы, степень свободы предпринимательства, уровень цен, состояние рынка сбыта, инвестиций, сырья, рабочей силы и т.д.

Среди факторов ближнего окружения проекта можно выделить:

· руководство предприятия;

· сфера финансов – определяет бюджетные рамки проекта и источники его финансирования;

· сфера сбыта – формирует рынки сбыта результатов проекта;

· сфера материального обеспечения – связь с рынками сырья, материалов, оборудования по приемлемым ценам;

· и т.д.

Наиболее существенными факторами внутренней среды являются:

· стиль руководства проектом;

· участники проекта;

· команда проекта;

· коммуникации;

· информационное обеспечение;

· техническое обеспечение;

· экономические и социальные условия;

· прочие факторы.

Осуществление проекта происходит в окружении некоторой динамической среды, которая оказывает на него определенное воздействие. Подобно тому, как в строительном проекте необходимо уметь определить и рассчитать все виды статических и динамических нагрузок на возводимые конструкции, так и в проекте важно определить и учесть все возможные на него воздействия.

Участники проекта

В зависимости от типа проекта, его масштабности и факторов окружения в его осуществлении могут принимать участие различные физические и юридические лица. У каждого из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его судьбу.

Участники проекта (стэйкхолдеры – ставкодержатели) – это физические лица и организации, которые непосредственно включены в проект, или чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта.

Как правило, основными участниками проекта являются:

Заказчик – главная сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его целей. Будущий владелец результатов проекта. Заказчик определяет основные требования к проекту, обеспечивает его финансирование, несет ответственность за проект перед обществом и законом.

Клиент – физические или юридические лица, которые будут использовать результаты проекта.

Спонсор – лицо или группа лиц в исполняющей организации, которая обеспечивает финансовые, материальные и человеческие ресурсы для осуществления проекта.

Инвестор – сторона, вкладывающая инвестиции в проект. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов выступают банки или другие организации. Цель инвесторов – максимизация прибыли на свои инвестиции от реализации проекта.

Управляющий проектом – физическое лицо, которому делегируются все полномочия по руководству всеми работами проекта. Он является ответственным за выполнение проекта.

Команда проекта – это совокупность физических и юридических лиц, объединенных целевым образом для осуществления проекта. Главная задача команды проекта – осуществление функций координации действий и согласования интересов всех участников проекта для достижения его целей.

Команда управления проектом – это организационная структура проекта, возглавляемая управляющим проекта и осуществляющая функции управления проектом.

Генеральный подрядчик – юридическое лицо, который несет ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом. Подбирает и заключает договора с субподрядчиками на выполнение отдельных работ и услуг.

Поставщики – осуществляют разные виды поставок на контрактной основе – материалы, оборудование, транспорт и т.д

Органы власти – сторона, которая выдвигает и поддерживает экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта. При этом имеет свой интерес – получение налогов с участников проекта.

Лицензоры (лицензирующие организации) – организации, выдающие лицензии на право владения земельными участками, ведение торгов, выполнение определенных видов работ и услуг.

Взаимодействие участников проекта обеспечивается командой проекта в рамках созданной организационной структуры. От того, насколько оптимально разработана организационная структура проекта, во многом зависит его успешность.

При осуществлении проекта необходимо учитывать, что круг участников может расшириться, например, могут появиться новые участники, чьи интересы и права затронуты при реализации данного проекта. Ваши конкуренты могут стать активными участниками проекта, оказывая на него негативное влияние своими действиями. В связи с этим в самом начале проекта необходимо наиболее полно определить круг возможных участников, их интересы и возможные конфликты этих интересов.

Команда проекта

Команда проекта является одним из участников проекта и занимается непосредственно выполнением работ этого проекта. Количество людей в команде определяется объемом и сложностью работ, а также степенью технического оснащения проекта.

Так как сам по себе проект является ограниченным во времени мероприятием, то и жизненный цикл команды ограничен, что определяет специфику управления этой временной структурой.

В процессе существования команды проекта можно выделить несколько стадий ее жизненного цикла.

1. Формирование – члены команды объединяются целевым образом для взаимного сотрудничества.

2. Преодоление противоречий и начало командной работы. После начала совместной работы оказывается, что члены команды имеют различные мнения относительно способов достижения целей проекта, что может приводить к разногласиям или конфликтам. На данной стадии происходит выявление этих противоречий и поиск путей для их разрешения.

3. Нормализация деятельности – члены команды приходят к взаимному согласию в результате переговоров и компромиссов и разрабатывают нормы, на основании которых будет построена их дальнейшая работа.

4. Выполнение планов по осуществлению проекта – после нормализации деятельности процесс осуществления проекта стабилизируется и команда проекта может работать с высокой эффективностью на протяжении всего периода его осуществления.

5. Завершение работы команды – проводится заключительный анализ и оценка деятельности команды, проводится окончательный расчет с командой проекта, осуществляется разрешение имеющихся конфликтов. По мере завершения проекта требует разрешения вопрос о будущей работе членов команды. К окончанию проекта эффективность его выполнения может либо возрасти, если члены команды имеют достаточно четкую перспективу своего будущего, либо понизиться, если будущее членов команды не определено. Задача управляющего в данной ситуации обеспечить успешное завершение проекта, построив правильную систему моральной и материальной мотивации членов команды.

При подборе специалистов в проект следует учитывать, что каждый кандидат является носителем нескольких типов культур, которые накладываются на его индивидуальность. Выделяют четыре основных типа культуры:

· национальная – специфика, связанная с национальными особенностями;

· корпоративная – определенная система ценностей, принятая в данном корпоративном круге;

· организационная – определенная система ценностей, принятая в данной организации;

· профессиональная выражается в формировании определенной качеств, являющихся результатом профессиональной деятельности.

При формировании команды необходимо учитывать насколько каждый из кандидатов подходит для данного проекта, являясь носителем определенного набора перечисленных характеристик.

В течение жизненного цикла проекта происходит формирование уже общей культуры команды проекта, которая опять же отразится на каждом из ее членов.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: