Информационные потоки в организационной структуре управления предприятием и их классификация

Управление любым предприятием – это информационный процесс, в котором документированная информация принимается, обрабатывается, на ее основе вырабатывается соответствующее решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются. Движение необходимой информации на предприятии не хаотично, а осуществляется в виде информационных потоков.

Информационный поток (ИП) – это направленное движение документированной информации во внутренней и внешней среде предприятия. ИП формируются, исходя из специфики финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Внутреннее управление ими базируется на понятии документооборота. Любой ИП – единичное перемещение информации – характеризуется: наличием информации, оформленной в виде документа, относящегося к определенной сфере деятельности (планирование, закупки, производство, сбыт, отчетность и др.); адресностью (поступающий извне или порождаемый на предприятии документ непременно должен иметь своего потребителя); наличием средства передачи документа; периодичностью (частота передачи: ежедневно, ежемесячно, поквартально и т. д.).

Классификация ИП:

- по отношению к видам бизнес-процессов: финансовые, снабженческие, производственные, сбытовые, маркетинговые и др;

- по отношению к предприятию: внутренние, внешние, горизонтальные, вертикальные, входные, выходные;

Горизонтальные – ИП, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов, либо между ними и их посредниками по бизнес-процессу обращения товаров.

Вертикальные – ИП, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные, из корпораций и холдинга – в дочерние предприятия и т. д.

Внешние – ИП, протекающие в среде внешней по отношению к предприятию. Так, горизонтальные ИП сообщений от предприятий-партнеров являются внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит.

Внутренние – ИП, циркулирующие внутри предприятия. Эти потоки содержат как поступившую извне, так и порожденную внутри предприятия информацию.

Выходные – сообщения, выходящие за пределы одной ИС либо одной из ее подсистем.

- по виду носителей информации: бумажные, на магнитных носителях, электронные, прочие;

- по периодичности использования и времени возникновения: регулярные, периодические, оперативные, on line, offf line;

- по назначению: организационно-распорядительные, информационносправочные, нормативно-справочные, учетно-аналитические и др.;

- по степени открытости: открытые и ограниченного доступа (секретные, конфиденциальные);

- по отношению к функциям управления: элементарные, комплексные, ключевые, базисные;

- по срочности: обычные, срочные, очень срочные («молнии»);

- по значимости: простые, заказные и ценные;

- по скорости передачи: быстрые и традиционные (почтовые);

- по способу передачи данных: курьером, почтой, по телефону, телетайпу, телеграфу, по радио, телевидению, по факсимильной сети, по телекоммуникационным сетям;

- по области охвата: местные, иногородние, дальние, международные.

Система информационных потоков – это совокупность ИП, формирующих интегрированное информационное пространство предприятия и обеспечивающих эффективность его финансово-хозяйственной деятельности.

Для создания системы ИП на предприятии необходимо:

- определить структуру циркулирующей информации;

- проанализировать существующую систему документооборота на предприятии (выявить точки дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек);

- разработать новую систему документооборота, исключающую дублирование, отсутствие релевантной (существенной) информации, отсутствие однозначного распределения ответственности за документы, несвоевременность предоставления, необходимость повторного уточнения информации.

Регулярные входящие, нерегулярные входящие и внутренние ИП предприятия используются для обеспечения информационных потребностей различных групп потребителей информации. Четкое разделение информации на потоки позволяет установить, какая именно информация требуется каждой группе потребителей и какова целесообразность предоставления конкретным работникам доступа к тем или иным источникам информации. В общем виде выделяют три уровня информационных потребностей работников предприятия и соответствующие им три вида ИП:

- внутренние;

- внутренние и регулярные входящие;

- внутренние регулярные и периодические входящие.

Общее разделение потребителей информации по отношению к трем видам ИП – это первый шаг к определению информационных потребностей работников. Дальнейшее структурирование ИП обеспечивает предоставление каждому работнику объема информации, необходимого и достаточного ему для выполнения своих функций (избыток информации так же опасен, как и ее недостаток). Практически каждый работник предприятия является одновременно и потребителем информации, и ее поставщиком для других работников. Анализ структуры ИП на соответствие критерию необходимости и достаточности, получаемой потребителями информации, позволяет минимизировать как сами ИП, так и нагрузку на потребителей и внутренних производителей информации.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: