Поиск и отбор информации

База данных представляет собой хранилище информации, которое может вмещать от нескольких записей в одной таблице до тысяч записей во множестве связанных таблиц. Независимо от объема информации база данных полезна лишь в том случае, если в ней можно найти то, что нужно, и когда нужно. В небольшой базе данных достаточно прокрутить таблицу, чтобы появилась нужная запись. Но по мере развития и усложнения базы данных, поиск информации затрудняется.

Microsoft Access включает ряд инструментов, позволяющих найти в базе данных нужные сведения и представить их в различных видах. Так, например, можно извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям, и отсортировать их по одному или нескольким полям. Приложив некоторые усилия, можно создать запрос, отображающий данные из нескольких таблиц. При желании запрос можно сохранить и использовать в дальнейшем.

Возможности запросов не ограничиваются извлечением данных из таблиц. Используя встроенные функции, можно производить вычисления над содержимым полей для получения суммы, количества, среднего арифметического и других значений.

Вопросы по теме занятия.

1. Что такое база данных?

2. Что такое таблица базы данных?

3. Что такое запрос?

4. Что такое форма?

5. Что такое отчет?

6. Чему соответствуют строки и столбцы в таблице?

7. Как в таблице называются столбцы?

8. Чему в таблице соответствует единица наблюдения?

9. Может ли таблица не содержать ни одной записи?

10. Перечислите отличие баз данных от обычных таблиц?

11. Могут ли все ячейки записи в таблице быть пустыми?

12. Могут ли повторяться имена полей?

13. Могут ли в таблице присутствовать 2 одинаковые записи?

14. Что означает «атомарность» данных в ячейке. Приведите пример?

15. Что такое набор данных?

16. Какие типы данных вы знаете? Перечислите их.

17. Что такое числовой тип данных?

18. Что такое число с «плавающей точкой»? Примеры?

19. Что такое целое (дискретно) число? Примеры?

20. Что такое вариантный тип данных и связанное с ним численное кодирование?

21. Что такое «неупорядоченный вариант»?

22. Что такое «упорядоченный вариант»?

23. Что такое «частично упорядоченный вариант»?

24. Что такое логический тип данных?

25. Что такое временной тип данных?

26. Что такое строковый тип данных и когда он используется?

27. Что такое тип MEMO (текст)? Поддается ли он статистической обработке?

28. Как в таблице представлены параметры?

29. Приведите несколько примеров медицинских параметров различных типов?

9. Тестовые задания по теме с эталонами ответов.

1. MS ACCESS – ЭТО...

1) язык программирования;

2) система управления базами данных;

3) графический редактор;

4) редактор для работы с электронными таблицами;

5) текстовый редактор.

2. ЗАПОЛНЕНИЕ ТАБЛИЦЫ ДАННЫМИ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ В РЕЖИМЕ:

1) таблицы;

2) SQL запроса;

3) конструктора;

4) запроса;

5) предварительного просмотра.

3. ЗАПРОСЫ ПРЕДНАЗНАЧЕНЫ ДЛЯ...

1) удобного представления и ввода информации на экране;

2) вывода данных на печать;

3) хранения данных в базе данных;

4) автоматического выполнения некоторых операций;

5) выборки, поиска и сортировки данных.

4. ПРИ РАБОТЕ С ТАБЛИЦЕЙ В РЕЖИМЕ ТАБЛИЦЫ ВОЗМОЖНЫ СЛЕДУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ:

1) добавление записи;

2) установка условия назначения;

3) установка значения по умолчанию;

4) задание маски ввода;

5) задание формата поля.

5. РЕЖИМ КОНСТРУКТОРА НЕОБХОДИМ ДЛЯ:

1) заполнения таблицы записями;

2) создания кнопочной формы;

3) построения диаграмм;

4) создания структуры таблицы;

5) выполнения запросов.

Эталоны ответов:

10. Ситуационные задачи по теме с эталонами ответов.

Задача №1

Представлена база данных пациентов:

В записях базы данных присутствуют однофамильцы.

1. Какое(ие) поле(я) нужно добавить к структуре базы данных для уникальной идентификации пациентов?

2. Какому типу данных будет соответствовать это(и) поле(я)?

Ответ к задаче №1

1. В медицинской базе данных подобным полем может быть поле «Номер истории болезни» или «ID» (идентификационный номер).

2. Полю «Номер истории болезни» будет соответствовать числовой тип данных (длинное целое). Для уникальной идентификации записей полю необходимо назначить свойство «Ключевое».

Задача№2

Вы работаете в регистратуре поликлиники. Информацию о пациентах, обращающихся на прием к врачу, Вы заносите в таблицу MS Access, в которой имеются поле «Фамилия врача», «ФИО пациента», «Дата приема».

1. В конце рабочего дня Вам нужно сгруппировать пациентов, обращавшихся к одному и тому же врачу. Каким образом это можно сделать?

2. Вам нужно найти пациента по фамилии Владимиров, обратившегося в поликлинику 1 числа любого месяца. Каким образом вы это сделаете?

3. Как можно модифицировать структуру таблицы, чтобы отбор производился более качественно?

Ответ к задаче №2

1. Для группировки пациентов по данному признаку достаточно произвести сортировку таблицы по полю «Фамилия врача».

2. В конструкторе запросов в графу «Условие отбора» ввести «Владимиров», в «Дата приема» ввести «01.*.*», где * - обозначает любой месяц, любой год. В данном запросе может возникнуть ошибка, связанная с тем, что отбор производится только по фамилии, а поле может содержать еще имя и отчество.

3. Для предотвращения подобной ошибки необходимо разделить поле «ФИО пациента» на 3 отдельных поля – «Фамилия», «Имя», «Отчество».

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: