Методи опису бізнес-процесів
Для оптимізації існуючих процесів та визначення залишкових або нових необхідно побудувати детальну модель бізнес - процесів підприємства. В процесі деталізації звертається увага не тільки на графічне представлення елементів усіх рівнів, але і проведення аналізу за певними критеріями обраним методом.
Удосконалення процесу управління підприємством припускає, насамперед, опис існуючих і планованих бізнес-процесів. Розглянемо варіанти опису бізнес-процесу.
Обов'язковим засобом первісного опису бізнес-процесів є словесний опис у довільній формі.
Наступний крок - формальний опис, при якому вводяться спеціальні внутрішні форми, за допомогою яких процес описується через систему документів: таблиць документообігу, формулярів, дій тощо. Серед графічних засобів, що застосовуються для структуризації бізнес - процесів, на наш погляд, варто виділити наступні:
2.1. "Дерево цілей бізнес - процесів" представляє ієрархічну схему граф, яка відображає багаторівневу структуру цілей, де на вершині кожного рівня находиться генеральна (стратегічна) ціль, а від неї відходять вичерпно представлені цілі під процесів.
Формування цілей бізнес-процесів та субпроцесів починається з верхнього рівня. Основним правилом при даній деталізації цілей бізнес-процесу є повнота, при якій "кожна мета верхнього рівня повинна бути подана у вигляді підцілей наступного рівня вичерпним чином. Варіант побудови дерева цілей наведений нарисунку 3.1.
Рисунок 3.1 – Варіант побудови графіка дерева цілей
2.2.“Алгоритмізація бізнес процесів” передбачає побудову схеми/графа, що вирішує завдання оптимізації багатокрокового бізнес-процесу. Гілки цього дерева відбивають кінцеві субпроцеси, а вузли графа - точки, у яких виникає необхідність вибору того або іншого підпроцесу.
За допомогою створення алгоритму бізнес-процесів здійснюється розмежування складного бізнес - процесу на широкий спектр більш простих субпроцесів. Зв'язки субпроцесів у алгоритмі бізнес - процесу між собою повинні бути чіткими (див. рис.3.2).
На рисунку 3.3 наведено приклад алгоритмічного опису бізнес-процесу підготовки документу на закупівлю товарно-матеріальних цінностей.

Рисунок 3.2 – Алгоритмічний опис бізнес-процесу

Рисунок 3.3 – Приклад алгоритмічного опису бізнес-процесу
2.3."Організаційна структура виконавців бізнес-процесів схематично виділяє учасників бізнес - процесів та рівні їхньої відповідальності (див. рис. 3.4).
У цій структурі чітко визначено функціональні обов’язки всіх учасників бізнес-процесу, критерії оцінки тієї або іншої посади тощо. У організаційній структурі виконавців показано відповідальності, повноваження та взаємодії кожної посадової особи.
2.4."Графічне накладення бізнес-процесів" на існуючу функціональну організаційну структуру підприємства дозволяє оцінити існуючі бізнес-процеси, затребуваність персоналу, знайти надлишки трудових ресурсів і переорієнтувати їхні обов'язки.
Цей метод дає можливість оптимізувати існуючі бізнес-процеси підприємства, але не ефективний для деталізації обраних бізнес-процесів. Приклад використання такого підходу наведено на рисунку 3.5. Ми можемо побачити динаміку виконання бізнес-процесів підприємства у відповідності до його функціональних підрозділів (ФП).
2.5. «Матриця відповідальності» розширює попередні моделі взаємозв'язком субпроцесів та їхніх конкретних виконавців. І Матриця відповідальності ранжує учасників бізнес-процесу за рівнями відповідальності за виконані роботи

Рисунок 3.4 – Організаційна структура управління бізнес-процесу

Рисунок 3.5 – Графічне накладання бізнес-процесів
При створенні матриці необхідною умовою є наявність у кожному рядку матриці тільки одного відповідального за проведення даної роботи, тобто - за кожну роботу може бути призначений тільки один відповідальний. При розподілі відповідальності виділяють: власника бізнес - процесу, начальника відділу (секції); начальника групи (команди) тощо. На рисунку 3.6 визначено:
- В - відповідальний за організацію даної роботи.
- У - учасник даної роботи.
- І - отримувач інформації про результати та (або) хід роботи.
Наступний крок після опису - моделювання бізнес-процесів.
Робота
| Відповідальні особи
| Власник процесу
| Начальник відділу А
| Начальник відділу Б
| Начальник групи С
| Планування робіт
| В
| У
| І
| І
| Робота 1
| У
| В
| У
| І
| Робота 2
| І
|
| В
|
| Робота 3
| І
| В
| І
| У
| Робота 4
| У
|
| У
| В
| Контроль виконання
| В
| У
| У
| У
| Управління процесом
| В
| У
|
|
| Рисунок 3.6 – Зв’язки матриці відповідальності
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:
|