Вопрос 4: Дополнительные средства автоматизации работы в табличном процессоре Microsoft Excel

К дополнительным средствам автоматизации работы можно отнести макросы и элементы управления.

Если требуется периодическое выполнение задачи в Microsoft Excel, можно автоматизировать задачу с помощью макроса.

Макрос – это последовательность команд и функций сохраненная под общим именем.

Макрос – это макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения операций.

Например, если в ячейки часто вводятся длинные текстовые строки, можно создать макрос для форматирования этих ячеек для охватывания ими текста.

При записи макроса Microsoft Excel сохраняет информацию о каждом шаге выполнения последовательности команд. Последующий запуск макроса вызывает повторение («воспроизведение») команд. Если при записи макроса была допущена ошибка, сделанные исправления также будут записаны.

Редактор Visual Basic (визуальная версия языка программирования высокого уровня Basic, разработанный специалистами корпорации Microsoft) хранит каждый записанный макрос в отдельном модуле, присоединенном к книге.

Редактор Visual Basic разработан для упрощения написания и редактирования программ начинающими пользователями. Для внесения простейших изменений в макросы нет необходимости изучать программирование на языке Visual Basic. Редактор Visual Basic позволяет редактировать макросы, копировать макросы из одного модуля в другой, копировать макросы из других книг, переименовывать модули, хранящие макросы и переименовывать макросы.

После записи макроса код программы можно посмотреть в редакторе Visual Basic для исправления ошибок и внесения требуемых изменений в макрос. Например, если макрос, переносящий текст по словам, должен также выделять текст полужирным шрифтом, можно записать другой макрос, выделяющий шрифт полужирным шрифтом, и скопировать инструкции из этого нового макроса в старый макрос, переносящий текст по словам.

Microsoft Excel обеспечивает защиту от вирусов, которые могут передаваться макросами. Всякий раз при открытии книги, содержащей макросы, можно проверить источник макросов, прежде чем разрешить их

Перед созданием макроса нужно установить средний или низкий уровень безопасности. Для этого нужно дать команду Сервис4Параметры, открыть вкладку Безопасность, в группе Безопасность макросов нажать кнопку Безопасность макросов, открыть вкладку Уровень безопасности, а затем выбрать нужный уровень безопасности.

Для записи макроса нужно выбрать в меню Сервис команду Макрос и подкоманду Начать запись.

В поле Имя макроса необходимо ввести имя макроса, при этом первым знаком имени макроса должна быть буква. Остальные знаки могут быть буквами, цифрами или знаками подчеркивания. В имени макроса не допускаются пробелы; в качестве разделителей слов следует использовать знаки подчеркивания.

Если этот макрос потребуется запускать нажатием сочетания клавиш на клавиатуре, введите букву в поле Сочетание клавиш. Допускается использование сочетаний CTRL+ буква (для строчных букв) или CTRL+SHIFT+ буква (для прописных букв), где буква — любая буквенная клавиша на клавиатуре. Нельзя использовать сочетания клавиш с цифрами и специальными знаками, такими как @ или #.

В поле Сохранить выбирается книга, в которой требуется сохранить макрос. Если этот макрос требуется всегда при работе в Microsoft Excel, выбирается вариант Личная книга макросов.

Если необходимо добавить описание макроса, оно вводится в поле Описание.

Затем выполняются те команды, которые нужно записать. По окончание записи макроса нужно дать команду Сервис4 Макрос4Остановить запись.

Элементы управления позволяют существенно упростить и ускорить ввод данных, автоматизировать рутинные операции.

Элементы управления используются для отображения данных или параметров, для выполнения действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользователя.

Элементы управления – это объекты графического интерфейса пользовате­ля, позволяющие управлять созданной вами формой или прикладной програм­мой. Они улучшают дизайн формы и позволяют вводить, редактировать, отображать и обрабатывать данные, запускать макросы.

Для автоматизации выполнения задач в Microsoft Excel обычно ис­пользуются элементы управления, устанавливаемые с помощью панели инструментов Формы.

Рисунок 73: Панель инструментов Формы

Для добавления элемента с помощью панели инструментов Формы нужно щелкнуть лист, на который требуется добавить элемент управления, отобразить панель инструментов Формы, нажать кнопку, соответствующую добавляемому элементу управления, с помощью мыши придать элементу управления на листе нужный размер.

Для каждого элемента управления можно произвести установку свойств элемента управления. Для этого нужно вызвать контекстное меню элемента управления, выбрать команду Формат элемента управления, а затем вкладку Элемент управления.

К основным элементам управления относят:

- счетчик;

- полоса прокрутки;

- поле со списком;

- флажок;

- переключатель;

- группа;

- кнопка и другие.

Счетчик. Увеличивает или уменьшает значение. Стрелка вверх служит для увеличения значения, а стрелка вниз – для уменьшения.

Рисунок 74: Счетчик

Свойства счетчика

1. Текущее значение. Относительное положение счетчика в диапазоне допустимых значений.

2. Минимальное значение. Наименьшее допустимое для счетчика значение.

3. Максимальное значение. Наибольшее допустимое для счетчика значение.

4. Шаг изменения. Число, на которое увеличивается или уменьшается значение счетчика при нажатии на стрелки.

5. Связь с ячейкой. Возвращает текущее положение счетчика. Это значение может использоваться в формуле или макросе для возвращения требуемого фактического значения, выбранного счетчиком.

6. Объемное затенение. Отображает счетчик, используя эффект объемного затенения.

Полоса прокрутки. Прокручивает список значений при нажатии стрелок прокрутки или перемещении ползунка. Чтобы прокрутить лист на одну страницу, достаточно щелкнуть мышью между ползунком и стрелкой прокрутки.

Рисунок 75: Полоса прокрутки

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: