Автоматизація обліку касових операцій

Для здійснення розрахунків готівкою кожне підприємство повинно мати касу і вести касову книгу за встановленою формою. Розмір сум готівки в касі обмежений встановленим лімітом.

Готівка може надходити до каси підприємства з обслуговуючого банку, від покупців чи від інших фізичних осіб.

Основними документами, що оформлюють оприбуткування і витрачання коштів з каси підприємства, є прибуткові і видаткові касові ордери відповідно.

Для обліку наявності і руху наявних коштів у типовій конфігурації використовуються субрахунки 301 „Каса в національній валюті” і 302 „Каса в іноземній валюті”. В Плані рахунків конфігурації для субрахунку 302 встановлена ознака ведення валютного обліку.

Всі касові документи, за допомогою яких ведуть облік руху коштів у касі, відображені в журналі Каса.

Для автоматичного оформлення операцій, пов’язаних з надходженням наявних коштів до каси підприємства в типовій конфігурації передбачено документ „ Приходный кассовый ордер ”, який може реєструвати різні за змістом і по-різному віддзеркалювати в обліку операції.

Реквізит «Вид операции» екранної форми документа може приймати різні значення відповідно до порядку оприбуткування грошових коштів в касу:

- від підзвітних осіб;

- від покупців і замовників;

- з поточного рахунку;

- з інших джерел.

Усі реквізити у діалоговому вікні документа Прибутковий касовий ордер розділені на декілька групп, виокремлених рамками.

У групі «Касса» потрібно вказати кассу з відповідного довідника /»Счета нашей фирмы»/ і черговий номер для друкованої форми прибуткового касового ордера. Програма здійснює автоматичну нумерацію прибуткових і видаткових документів, в данному випадку, за замовчуванням программа пропонує черговий номер, збільшуючи на одиницю поточне значення відповідного реквізиту обраного елемента довідника.

Группа «Аналитика» містить реквізити для вибору кореспондуючого бухгалтерського рахунку, аналітики по ньому й аналітики по ПДВ. При одержанні грошей від підзвітної особи реквізит «Субконто» буде пропонувати вибір з довідника «Сотрудники», при надходженні грошей з банку – з довідника «Счета нашей фирмы», в інших випадках – з довідника «Контрагенты». У випадку надходження грошей від покупця необхідно вибрати замовлення, що оплачується. Для вибору замовлення призначена кнопка „...”. При натисканні на неї відкривається журнал „ Отбор заказав по контрагенту ”. У ньому будуть відібрані тільки замовлення, зазначені в реквізиті „ Субконто ” покупця. Подвійний натиск на рядку із замовленням призведе до вибору замовлення в реквізит „ Заказ”. Після цього вікно журналу можна закрити і продовжити заповнення ордеру.

Для операцій за валютною касою не треба зазначати ПДВ, бо це суперечить чинному законодавству, і можуть сформуватися неправильні бухгалтерські проводки.

Реквізит „ Расход (доход) ” групи „ Валовые доходы / расходы ” може приймати значення: „+” – віднести операцію до валових доходів, „-” – віднести операцію до валових витрат, „0” – не відносити ні до доходів, ні до витрат. У реквізиті „ Субконто ” вказується аналітика рахунку обліку валових доходів (витрат).

Джерело надходження готівки в касу встановлюється шляхом вибору відповідного елемента із запропонованого списку в реквізиті „ Вид прихода денег ”.

В деяких випадках прибутковий касовий ордер не повинен формувати бухгалтерських проводок. Наприклад, у випадку одержання коштів з поточного рахунку проводки можуть бути сформовані документом „ Банковская виписка”, тому проведення ордера призведе до подвоєння сум в обліку. Для того, шоб уникнути подібних ситуацій, призначено параметр „ Только зарегистрировать ”.

Реквізити „ Основание”, „ Приложение ”, „ По документу ”, „ Кассир ”, „Примечание ” використовуються для формування друкованої форми документа.

Після натискання кнопки „ Печать ” з’являється форма друкованого документа.

Витрачання готівки, яка знаходиться в касі, оформлюється видатковим касовим ордером.

Для автоматичного оформлення операцій, пов’язаних з витрачанням грошових коштів з каси підприємства в типовій конфігурації передбачено документ „Расходный кассовый ордер”.