ТОР 5 статей: Методические подходы к анализу финансового состояния предприятия Проблема периодизации русской литературы ХХ века. Краткая характеристика второй половины ХХ века Характеристика шлифовальных кругов и ее маркировка Служебные части речи. Предлог. Союз. Частицы КАТЕГОРИИ:
|
Понятие документооборота и его принципы.Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении) - он определяет не только инстанции движения документов, но и скоростьдвижения документов. Документооборот - информационное обеспечение деятельности аппарата управления; документирование деятельности аппарата управления; хранение и использование ранее созданных документов. Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между: · теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и · пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив). Разделяют: централизованный документооборот (входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации) и документооборот уровня структурного подразделения (документы, учитываемые только в структурных подразделениях). Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот: · Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) · Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.) · Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают решение управленческих задач в пределах одной организации. (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.) Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Принципы документооборота: 1. четкая организация движения документов, т.е. поток документов должен быть прямоточным, исключающим возвратные или повторные маршруты; 2. однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя; 3. оперативность обработки документов; 4. согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем. Основными правилами организации документооборота являются: 1. оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; 2. максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); 3. порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:
|