Тема 6. Координационные функции в управлении.

В современных условиях важной областью управления стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе, переработке и передаче информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация.

Коммуникация – это обмен информацией между двумя или более людьми, главная цель которого - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. Такое понимание коммуникации предполагает равноценную активную роль всех субъектов, участвующих в процессе коммуникации. Обмен происходит в том случае, если одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее.

Принято различать следующие виды коммуникаций:

внешние (между организацией и внешней средой);

внутренние;

Ранее организация была определена нами как устойчивая система совместно работающих индивидов на основе иерархии рангов и разделения труда для достижения общих целей. Отсюда понятна роль именно внутренних коммуникаций, среди которых выделяют:

· межуровневые;

· между различными подразделениями,

· между руководителем и подчиненным (на них приходится 50-80%) коммуникаций),

· между руководителем и рабочей группой,

· неформальные коммуникации (информацией здесь являются неточные сведения).

Надо отметить, что по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, и руководители пользуются неформальными коммуникациями для запланированной утечки и распространения определенной информации. Типичной информацией, которая передается по каналам неформальных коммуникаций, являются сообщения о предстоящих сокращениях производственных рабочих, новые способы наказания за опоздания, изменения в структуре организации, будущие перемещения и повышения по службе работников организации.

Безусловно, процесс обмена чреват многими сложностями, а чтобы обнаружить их необходимо знать все элементы и стадии коммуникативного процесса.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

· отправитель; лицо, аккумулирующее информацию и передающее идеи;

· сообщение; информация, закодированная с помощью символов;

· канал; средство передачи информации;

· получатель; лицо, для кого информация предназначена и которое интерпретирует ее;

Функционирование субъектов коммуникативного процесса в качестве отправителя и получателя предполагает прохождение ряда взаимосвязанных этапов, задача которых обеспечить обоюдную восприимчивость исходной идеи.

При этом следует иметь в виду, что каждый этап может являться точкой, где смысл сообщения исказится Указанные взаимосвязанные этапы следующие:

· зарождение идеи;

· кодирование и выбор канала;

· передача;

· декодирование;

Для отправителя информации должна быть обязательно важна реакция получателя, с помощью которой подтверждался бы факт получения сообщения и степень понимания или непонимания ее смысла. Для отправителя обмен информацией считается эффективным, если получатель понял идею и производит действия, которых от него ждет руководитель. Что же делает обмен информацией неэффективным?

Главными барьерами в межличностных коммуникациях (на них приходится большая часть обмена информацией) являются:

· Восприятие людей, информации и ситуаций, т.е. предвзятость и стереотипы по отношению к обоим субъектам коммуникативного процесса. Кроме того, по причине разной квалификации, разного накопленного опыта, может происходить разная интерпретация идеи, содержащейся в сообщении. Расхождение между сферами суждений может становиться причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. Во многих случаях люди воспринимают только часть сообщения, которая понятна получателю.

· Семантический барьер, т.е. разное толкование слов в контексте информационного сообщения, что придает разный смысл идее. Здесь нужно помнить, что слово не имеет неповторимого значения, оно варьируется в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ. Например, в русском языке слово «язык» имеет более 30 значений: язык колокола, язык ботинка, язык пламени, шпион, язык как кулинарное или кондитерское изделие и т.д. Если не учесть этого обстоятельства, то, не уточняя контекст разговора, можно совершенно не понять информацию.

Особенно важно о семантических преградах иметь в виду организациям, которые активно выходят на внешний рынок и не являются носителями языка той страны, с которой намереваются сотрудничать.

· Невербальные преграды. К невербальным средствам общения относятся:

1. кинесика – внешние проявления человеческих чувств и эмоций;мимика, жестика, пантомимика.

2. Такесика – прикосновения в ситуации общения: рукопожатия, поцелуи, дотрагивание.

3. Проксемика - расположение людей в пространстве при общении. Здесь существуют следующие зоны дистанции: интимная (15 – 45 см), персональная (45 – 120 см), социальная (120 – 400 см), публичная (свыше 400 см).

Интерес представляет невербальная информация представителей разных стран, где, например, одни и те же жесты истолковываются по-разному. Известный всем жест поднятого вверх большого пальца в Америке, Англии, Австралии означает желание остановить машину, в Греции же – оскорбительное выражение «заткнись»; болгары, как мы знаем, говоря «нет», кивают головой, что абсолютно непривычно русским.

· Плохое слушание. Помехой при обмене информацией может служить отсутствие интереса к ней, чему причинами бывают неубедительность доводов, отсутствие призыва к конкретным действиям. Чтобы у партнера такой интерес пробудить, до его сведения доводятся выгоды, что он может иметь, отнесясь к информации должным образом, а также потери, связанные с ее игнорированием.

· Понимание процесса межличностного обмена информацией и методов совершенствования умения общаться, должно способствовать эффективности вашей управленческой деятельности.

Успешная реализация стратегии во многом зависит от качества принятого управленческого решения. Не случайно в литературе используется определение процесса управления, в котором в качестве основного момента рассматривается управленческое решение, на разработку, принятие и выполнение которого направляются усилия и организационная деятельность профессиональных управляющих.

Начальный импульс процессу принятия решений задает информация о состоянии контролируемых параметров управляемого объекта, а воздействие осуществляется после выработки и принятия соответствующего решения, которое подается на управляемый объект. Процесс принятия управленческих решений носит циклический характер, в центре цикла находятся три элемента процесса: проблема, ее решение, люди, участвующие в процессе на всех трех этапах.

Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта желаемому или заданному. Необходимость введения изменений, требующих для своей реализации ресурсов и времени, должна быть обоснована анализом факторов, оказывающих воздействие на состояние и положение организации. Описание проблемной ситуации содержит две части: характеристику самой проблемы и ситуационные факторы, приведшие к появлению проблемы. Анализ ситуационных факторов позволяет рассмотреть проблему в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внутренней и внешней среде организации и начать поиск решения.

Управленческое решение – это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения конкретной цели менеджмента.

Обычно в принятии любого управленческого решения присутствуют в различной степени три момента: интуиция, суждение, рациональность. Для стратегического и тактического управления любой подсистемой менеджмента принимаются рациональные решения, основанные на методах экономического анализа, оптимизации и обоснования. Безусловно, управленческое решение должно быть качественным, а для этого оно должно отвечать определенным требованиям. Главные среди них: обоснованность, своевременность, экономичность, эффективность.

Следует сказать, что в организациях принимается большое количество самых разнообразных решений, различающихся между собой по содержанию, срокам действия и разработки, направленности и масштабам воздействия, уровню принятия, информационной обеспеченности. Их классификация позволяет выделить виды решений, требующих различного подхода к организации процесса управления и методам принятия решений. Принятие решений в управлении представляет собой довольно сложный и систематизированный процесс, состоящий из ряда этапов и процедур.

Цель первого этапа – выявление и описание проблемы и проблемной ситуации; второго - поиск возможных вариантов решений; на третьем этапе производится оценка альтернатив и выбор окончательного решения; на четвертом этапе целью работ являются организация, контроль и оценка результатов выполнения принятого решения.

Значительным вкладом в эффективность принимаемого решения является моделирование будущего процесса. Моделирование делится на следующие виды: экономико-математическое, физическое и логическое.

Экономико-математическое моделирование представляет собой процессвыражения экономических явлений математическими моделями. Математическое моделирование экономических явлений и процессов дает возможность получить четкое представление об исследуемом объекте, охарактеризовать и количественно описать его внутреннюю структуру и внешние связи. Экономико-математическая модель должна быть адекватной действительности, отражать существенные стороны и связи изучаемого объекта.

Физические модели представляют собой пропорционально уменьшенные натуральные объекты. Они изготавливаются с целью экономии материалов для проверки аэродинамических, эстетических, компоновочных и других характеристик объекта.

Логические модели представляют собой совокупность причин, объясняющих проблему предприятия, что позволяет принимать выверенные управленческие решения по устранению обозначенной проблемы. Примером логического моделирования является диаграмма Исикавы (рис.7).

Рис 7. Пример логического моделирования. ⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒ Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: