Установление обоснованных критериев создания документов. Факторы, определяющие необходимый комплекс документов.

Выявление факторов, определяющих необходимый комплекс документов, нужно для того, чтобы иметь возможность влиять на процессы документообразования. Среди таких факторов нужно назвать следующие:

1) реализация функций управления, которыми наделен соответствующий орган управления (круг вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности). Например, право принимать решения, обязательные для исполнения, которым наделен любой орган управления, приводит к созданию распорядительных документов. Чем больше функций у органа, тем большее количество управленческих решений будет им приниматься и фиксироваться в документах.

2) организационные формы управления (порядок решения вопросов в организации): на основе коллегиальности или на основе единоначалия;

3) объем и характер взаимосвязей с другими организациями;

4) необходимость юридического закрепления отношений, возникающих в процессе управления. Это предопределяет создание группы документов, в том числе договорной документации, документации, регулирующей трудовые отношения. Значение этих документов – закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении юридических действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение.

5) законодательство. Необходимость документального юридического закрепления отношений, возникающих в процессе управления и в других сферах, во многих случаях диктуется законодательством. В ряде НПА закреплена необходимость создания определенного минимума документов. Совершенствование законодательства – один из путей сокращения документооборота;

6) необходимость обеспечения реализации законных прав и интересов граждан. Например, документы, создаваемые согласно трудовому законодательству необходимы не только для закрепления действующих трудовых отношений, но используются для начисления пенсий, пособий, исполнения социально-правовых запросов граждан. В связи с этим безусловна необходимость предоставления от ликвидируемой организации справки о сдаче документов в территориальный (районный или городской) архив местного исполнительного или распорядительного органа. До введения этой нормы в 1997 г. многие документы коммерческих организаций были уничтожены или утеряны, в связи с чем работники не могут подтвердить стаж и размер пенсий;

7) необходимость оперативного восприятия документированной информации. Стремясь к сокращению документооборота, ряд организаций создает сложные документы. Они передаются сотрудникам, что вызывает необходимость снятия копий и т.д.;

8) фактор информационной емкости документа, полноты отражения в документе информации, необходимой для осуществления управленческих функций. Документ должен содержать необходимый минимум информации для осуществления управления

9) объем и характер компетенции организации

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: