Причины неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов.

Отмечая объективные факторы возрастания объема документооборота, необходимо определить причины неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов. Причины неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов:

1) неупорядоченность систем документации и систем документирования. Одним из действенных способов упорядочения систем документации и систем документирования является унификация и стандартизация документов. На сегодняшний день согласно ОК РБ 010-95 «Унифицированный документ» предусмотрено функционирование 13 унифицированных систем документации, определены 67 видов управленческих документов. Однако на практике продолжают применяться виды документов, в которых нет необходимости: так, администрации производственных объединений и предприятий издают всякого рода руководства, циркуляры.

2) возможности в управлении непредвиденной ситуацией отклонения от определенных норм. Письмо – это наиболее свободная форма документа, составленного не по установленной схеме. Формализовать письмо крайне сложно. Не случайно УСОРД содержит лишь одну УФ письма, а в ОК РБ письмо как вид документа отсутствует вовсе.

4) дополнительный документооборот возникает в связи с некачественной подготовкой проектов документов. Большой поток документов возникает при издании или принятии некачественных НПА, вызывающих лавину запросов и разъяснений. В 2000 г. Министерством труда была утверждена инструкция о порядке ведения трудовых книжек, согласно которой трудовая книжка должна заверяться гербовой печатью, однако негосударственные организации не имеют права на использование гербовых печатей, в связи с чем в Министерство труда последовало огромное количество запросов;

5) несовершенство нормативной регламентации процесса документирования и документооборота: В Законе «О нормативных правовых актах Республики Беларусь говорится об утверждении некоторых НПА другими НПА. До введения этой нормы использовался гриф утверждения должностным лицом. Теперь же необходимо готовить лишний документ, не содержащий дополнительной информации для управления, регистрировать его в установленном порядке и т.д.

6) желание перестраховаться при принятии управленческого решения: внешнее согласование осуществляется много раз, нередки случаи, когда согласование – это перестраховка, не вызванная деловой необходимостью;

7) низкая квалификация работников, их незаинтересованность в результатах труда отражается в незнании работниками аппарата управления требований, предъявляемых к делопроизводству, неумении грамотно готовить и оформлять документ, в недостаточной квалификации руководителей служб ДОУ, в их неумении и нежелании внедрять и применять оптимальные приемы и методы организации документооборота и в целом делопроизводства. В результате документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: