Правовое регулирование процесса документообразования. Формы правового регулирования. Создание баз и банков данных. Возможности бездокументного обмена информацией в управлении.

Возможности регулирования процессов документообразования в определенной мере связаны с регламентацией документационных процессов в социально-экономических системах управления. Эта регламентация отражается в правовых актах. Правовое регулирование процессов документообразования осуществляется на общегосударственном, ведомственном (отраслевом), и локальном (конкретная организация) уровнях.

Формы правового регулирования:

1) на общегосударственном уровне: законодательство Республики Беларусь. Основу нормативной регламентации делопроизводства в современных условиях составляет Инструкция по делопроизводству. Комплексное регулирование жизненного цикла документа осуществляется Инструкцией. Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 года «Об электронном документе». Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Закон Республики Беларусь «Об информатизации» от 6 сентября 1995 г. Закон Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» от 10 января 2000 г. (с изм. и доп. от 4 января 2002 г.). Кроме актов законодательства регулирование осуществляется через нормативно-правовые акты РБ, гос. стандарты, общегосударственные классификаторы документов, УСД, единый тарифно-квалификационный справочник должностей и служащих.

2) на отраслевом уровне (ведомственном): ведомственные инструкции по делопроизводству для организаций данной системы на основе Инструкции по делопроизводству. Типовые могут быть использованы в однотипных организациях отрасли, а на основании примерной инструкции подчиненные органы разрабатывают свои конкретные инструкции. Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, отраслевые документы, УСД, классификаторы информации и документов, квалификационные справочники должностей работников и т.д.

3) уровень организации (локальный): устав организации (положение об организации). Инструкции по делопроизводству данной организации. Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работника, табели, альбомы форм документов, классификаторы направлений деятельности организации и т.п. Они утверждаются руководителем и приобретают статус правовых актов.

Реальным методом сокращения объема документации является также построение эффективных ИПС. Согласно Закону РБ «Об информатизации» База данных – совокупность взаимосвязанных данных, организованных в определенном порядке на машинных носителях. Банк данных – организационно-техническая система, включающая одну или несколько БД и систему управления ими. Возможность легкого доступа работников организации к таким данным и оперативного поиска необходимых документов позволяет не только существенно сократить время на поиск информации, но и избежать создания дублетных копий документов. Например, в организации, как правило, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами по месту их формирования: в отделе кадров или канцелярии (первый экземпляр), а копии – в бухгалтерии, отделе труда и заработной платы, возможно, в планово-экономическом отделе. Причина такой многотиражности заключается в трудности поиска.

Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, а при использовании компьютеров дает возможность получить любую информацию на своем рабочем месте по сети.

Бездокументное решение вопросов предполагает исключение бумажного документа на двух уровнях:

– при запросе информации (запрос и ответ передаются устно);

– при решении оперативных вопросов по телефону на инициативный письменный документ (на нем и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении документа (указывается, каким образом решен вопрос) и направлении в дело).

67. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение экспертизы. Выработка принципов и критериев оценки ценности документов.

Ценность документа – информационные возможности документа, обуславливающие его политическое, культурное, научное и иное общественное значение (Словарь современной архивной терминологии социалистич. стран 1982).

Согласно «Основным правилам работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь» экспертиза ценности документов – это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется различным их значением. Одни из них отражают развитие науки, культуры, внешнюю политику государства, работу госаппарата, а также производственную, научную, общественную и другую деятельность отдельных лиц. Эти материалы могут служить источником научных исследований во всех областях знаний, поэтому ценность их носит постоянный характер, не ограниченный определенным сроком хранения (документы постоянного хранения). Другие документы содержат сведения, необходимые для текущей практической деятельности учреждений и отдельных граждан. Документы научного значения должны храниться вечно в государственных архивах. Документы справочного значения хранятся временно в архивах ведомств и учреждений и по истечении срока возможного их использования уничтожаются.

Работа по отбору документов начала проводиться в 1 половине XIX века в связи с переполнением ведомственных архивов документами. Тогда ЭЦД не называлась экспертизой и не была ею в современном понимании этого слова. Задачи ЭЦД были несравненно уже. На хранение отбирались те документы, которые не потеряли практического значения для деятельности учреждения. Остальное уничтожалось, тем самым хранилища освобождались от «излишних» документов. Такая ЭЦД именовалась «разработкой решенных дел с целью уничтожения ненужных бумаг». Документы подвергались «разработке» не систематически, а по мере накопления. Каждое ведомство имело свои правила хранения и уничтожения «решенных дел». Единых критериев оценки документов, обязательных для архивов всех учреждений, разработано не было (начали формулироваться в 20-х годах ХХ по 70-е).

Основная задача ЭЦД сегодня – в определении категорий документов, подлежащих постоянному или временному хранению. При этом устанавливается группа учреждений, в зависимости от их места и значения в системе государственного аппарата и определяются категории документов. Департаментом по архивам и ДП ведутся общие списки организаций – источников пополнения государственных архивов.

Вторая задача экспертизы – определить состав документов, соответствующих профилю каждого государственного архива. В задачу ЭЦД входит также обеспечение полноты состава документов в организации, восполнение утраченных документов. Если постоянно хранятся подлинники, но были утрачены, то будут приняты копии приказов в установленном приказе.

Систематическое увеличение количества документов влияет на задачи и методы ЭЦД. Одна из существенных задач ЭЦД – изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения науки и государства необходимыми сведениями, отражающими все стороны экономической, культурной и иной жизни страны. Подвергая документы ЭЦД, руководствуются определенными принципами и критериями для установления их ценности. ЭЦД проводится на основе принципов историзма (учет исторической ситуации, в которой создавался документ), комплексности (оценка с учетом других документов, не вырывать документы из контекста других) и всесторонности оценки документов (с точки зрения, на сколько он отражает все стороны политической, культурной и т.д. Насколько информационно емкий.) путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

1) роль и место организации в системе государственного управления или функционирования конкретной отрасли (системы), значимость выполняемых ею функций;

2) значение лица в жизни общества;

3) время и место образования документов.

К критериям содержания относятся:

1) значимость события, явления, предмета, отраженного в документе;

2) значение содержащейся в документе информации, степень ее повторяемости в других документах;

3) целевое назначение, вид и разновидность документа;

4) подлинность.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

1) форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документов (наличие подписей, дат, политические, художественные, языковые и другие особенности);

2) особенности материальной основы документа и его физического состояния.

68. Документы с повторяющейся информацией. Виды повторяемости. Понятие «поглощенный документ».

Возрастанию объема документной информации сопутствует ее повторяемость, в основе которой лежит информационная преемственность документов в управлении. Повторение документной информации – это ее вторичное воспроизведение или преобразование в результате аналитико-синтетической переработки, которая имеет место при преемственной связи документов в процессе реализации ими управленческих функций.

Повторяемость информации документов, образующихся в процессе управления, может быть подразделена на два основных вида:

1) формальный (воспроизведение документной информации);

2) аналитико-синтетический (преобразование документной информации).

В основе первого вида лежат более простые формы повторения, при которых информация первичного документа сохраняется во вторичном документе без каких-либо последующих изменений. Под первичным понимается документ, непосредственно содержащий сведения о результатах изучения предмета или явления. Вторичный документ получается в результате воспроизведения или преобразования информации первичного документа, который несет также оригинальную информацию, во вторичный.

В основе второго вида – более сложные формы повторения, приводящие в результате аналитико-синтетической переработки к преобразованию информации первичного документа во вторичном.

Классификация форм повторяемости документной информации:

1) формальный вид:

· дублетность – размноженные экземпляры одного и того же документа;

· цитирование – дословное повторение всего текста документа или его части в другом документе;

· суммирование – простое сложение однородных данных первичных документов во вторичном документе с сохранением информации первичных документов и с последующим подведением итогов;

2) аналитико-синтетический:

· обобщение – обработка данных первичных документов во вторичном документе путем их различной группировки, анализа и синтеза;

· реферирование – передача в сокращенном виде во вторичном документе содержания первичного документа путем его анализа и синтеза;

· изложение – передача (но не дословная) всего текста документа или его части в другом документе с возможными изменениями расположения сведений и стиля изложения (данная форма может быть отнесена и к первому виду – воспроизведению, если изложение информации – в форме, близкой к цитированию).

Относительно самостоятельной формой повторения является вариантность. Варианты документов сочетают различные формы повторения, поэтому вариантность может рассматриваться как особый вид повторяемости. Варианты – это разные тексты одного и того же документа, в которые внесены изменения, отражающие развитие содержащихся в них сведений или историю создания документа.

К наиболее распространенным формам повторяемости относят дублетность, изложение, цитирование, обобщение. Формы повторяемости могут проявляться в документах как самостоятельно, так и в различных сочетаниях. Последнее особенно характерно для ОРД (постановления, доклады, письма и т.д.). Это может быть цитирование и изложение в одном документе, обобщение и суммирование.

Самый простой случай повторяемости – дублетность. Однако в зависимости от того, в какое учреждение, с какими целями, по каким каналам связи поступают дублетные документы, меняются их назначение и функции, по-разному происходит передача и переработка их информации, а значит, меняются и критерии оценки дублетов. Так, дублетный экземпляр годового отчета организации, направляющийся в другую организацию в виде приложения к докладной записке, несет уже не отчетную функцию, а информационную. Оценка его зависит от характера информации, изложенной в докладной записке, приложением к которой он является. Обычно дублетные документы являются первичными для подготовки на их основе вторичных документов. Например, информация годовых отчетов учреждений низового звена не только обобщается в сводном годовом отчете вышестоящего органа, но и используется для подготовки докладов, писем, докладных записок, направляемых в разные органы управления.

Цитирование и изложение часто встречаются в тех случаях, когда распорядительные документы вышестоящего отраслевого органа доводят до сведения учреждений системы содержание правительственного или программного отраслевого документа. Цитирование и изложение часто рассматриваются как разновидности такого вида повторяемости информации, как поглощенность. Поглощенный документ – это документ, содержание которого включено в соответствующий сводный документ.

Поглощенность ( это не форма повторяемости) – это повторение основного содержания документа в соответствующем сводном документе.

При суммировании происходит объединение однородных и сопоставимых сведений аналогичных показателей статистических отчетов учреждений низового звена в вышестоящем органе. Суммирование встречается чаще всего в планово-отчетной документации.

Обобщение связано с многоаспектной информацией. Оно наиболее характерно для ОРД и отчетной документации. В одних случаях информация первичных документов может быть в одинаковой степени обобщена, в других акцентируется внимание на сведениях не всех, а отдельных документов (например, при анализе деятельности группы учреждений с целью передачи опыта лучших из них). При обобщении часть информации первичных документов может утрачиваться.

Вариантность отражает этапность в создании документов. Она носит сравнительно локальный характер, ограничиваясь рамками, как правило, 2-3 документов (вариантов или проектов). Если варианты являются текстами одного и того же документа, содержащими изменения, развивающие поставленный вопрос, то проекты чаще всего представляют собой либо окончательную редакцию документа, либо фиксируют разные способы решения одного и того же вопроса. Чаще всего информация проекта целиком повторяется в утвержденном документе, в котором имеется также и новая информация.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: