Технология работы с MS Access

Вы можете запускать MS Access и завершать ее работу любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение. MDB. В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы, макросы и модули. После загрузки Access ожидает от вас одного из следующих распоряжений:

· либо создать новую базу данных, т.е. файл с расширением. MDB;

· либо открыть существующую базу данных, т.е. файл с расширением. MDB.

Создание БД. После выбора варианта Создание новой базы данных или команды Файл-Создать... на экране появляется стандартный файл, в котором следует открыть нужную папку и задать имя создаваемого файла базы данных. Например, для нашей базы данных мы выбрали папку Мои документы, а имя файла – гpyппa.MDB.

Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных и в этом окне можно будет проводить все операции — создавать и манипулировать объектами БД.

MS Access является многооконным приложением, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access, и его закрытие означает закрытие соответствующего файла.MDB.

Окно базы данных порождает множество дочерних окон объектов (таблицы, запроса, формы и т.д.), и каждое такое окно может быть закрыто автономно — любым из стандартных способов Windows.

Кроме того, не закрывая окна, вы можете сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя — точно так же, как это делается с файлами: командой Файл - Сохранить или Файл-Сохранить как.....

С окном любого объекта (дочерним окном) можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы).

Основные понятия MS Access. Объекты MS Access

База данных Access может иметь следующие объекты: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы. Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами: макросами и модулями. Макрос — это набор специальных макрокоманд (например, ОткрытьФорму, ПечататьОтчет и т.п.), а модуль — это программа, написанная на языке Access Basic или Visual Basic для приложений.

Таблица является базовым объектом MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются нами только на базе ранее подготовленных таблиц.

Форма не является самостоятельным объектом Access: она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе.

Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию.

Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базе данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server. С помощью страницы пользователи могут вводить, редактировать и удалять данные из базы данных.

Каждый объект MS Access имеет имя. В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов:

· имя должно содержать не более 64 символов;

· имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (") и квадратных скобок ([]);

· не должно начинаться с символа пробела;

· не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII от 0 до 31);

· не должно включать прямые кавычки (") в именах таблиц, пред­ставлений и хранимых процедур в проекте Microsoft Access.

Хотя пробелы внутри имен полей, элементов управления и объектов являются допустимыми, при некоторых обстоятельствах они могут вызывать конфликты в программах Visual Basic.

Определяя имя для поля, элемента управления или объекта, полезно проверить, не совпадает ли это имя с именем свойства или другого элемента, используемого Microsoft Access (для русских имен такая ситуация может возникнуть при совпадении с именем свойства или функции, определяемых пользователем).

С каждым объектом базы данных работа выполняется в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1) оперативный режим, когда просматривается, изменяется или выбирается информация;

2) режим конструктора, когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы).

Кроме этого, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно: Схема данных. В этом окне мы создаем, просматриваем, изменяем и разрываем связи между таблицами. Эти связи помогают нам контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

В окне базы данных мы видим три командные кнопки (Открыть, Конструктор и Создать) и семь вкладок (по числу объектов Access) с корешками: Таблица, Запрос, Форма, Отчет, Страницы, Макрос и Модуль. Если выбрана какая-либо вкладка, то в ее окне отображается список существующих объектов этого типа данной БД.

Например, если выбрать вкладку Таблица, то в окне отображается список таблиц открытой базы данных. Чтобы открыть таблицу, надо выделить имя в этом списке и нажать кнопку Открыть. Чтобы включить в БД новую таблицу, надо нажать кнопку Создать. Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку Конструктор.

Такие же операции выполняются со всеми другими объектами базы данных Access.

Если выбрать команду Правка-Схема данных... (или нажать соответствующую кнопку панели инструментов), на экране появится окно документа Схема данных.

Набор пунктов горизонтального меню и состав панелей инструментов зависят от типа и режима окна документа, которое в данный момент активно. Например, окно таблицы в оперативном режиме имеет кнопки Вырезать, Сортировать по возрастанию и др., а в режиме конструктора — кнопки Свойства, Определить ключ и др. Работа с панелями инструментов подчиняется стандарту Windows.

Типы данных, которые могут иметь поля в Microsoft Access.

Примечание. Поля типов «Числовой», «Дата/время», «Денежный» и «Логический» имеют предопределенные форматы вывода данных. Формат вывода можно выбрать в ячейке свойства Форматполя Format.Можно также создать собственные форматы вывода для всех типов данных, кроме объектов OLE.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: