Создание и использование формы

Итак, нами рассмотрен универсальный способ представления в окне всех полей конкретной таблицы. Основные недостатки этого способа заключаются в следующем.

1. Если полей слишком много, они не умещаются на экране и приходится прибегать к различным манипуляциям, чтобы отрегулировать («оптимизировать») представление: убирать некоторые столбцы, изменять ширину столбцов, перемещаться по таблице с помощью полосы прокрутки.

2. Если в таблице имеются какие-то коды, таблица теряет информативность: приходится иметь под рукой классификатор, чтобы понять, какому экземпляру объекта соответствует тот или иной код.

Чтобы упростить просмотр, ввод и модификацию данных в конкретной таблице, можно создать для нее одну или несколько форм.

Форма -это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы, причем пользователь имеет возможность по своему усмотрению разместить поля на форме. Таблица и форма — основные объекты в современных информационных системах. Они неотделимы друг от друга и размещены в одном окне документа MS Access на разных вкладках.

Формы используются для следующих целей:

· Ввод и редактирование данных, помещенных в таблицу;

· организации диалога выбора, предварительного просмотра и печати нужного отчета;

· открытия других форм и отчетов с помощью кнопок данной формы.

По структуре форма похожа на окно диалога. Связь между формой и источником данных для нее создается при помощи графических объектов, называемых элементами управления. Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных элементом управления является поле. В зависимости от природы поля вы можете сохранить для него обычное представление (поле ввода, как в таблице), или исключить поле, или описать группой кнопок-переключателей (если поле имеет несколько допустимых значений), или флажком (для логических данных), или полем ввода со списком и т.п.

В форме имеются следующие разделы.

1. Заголовок, который отображается вверху и содержит общие сведения, например название формы.

2. Колонтитулы, в которых отображаются сведения для вывода форм на печать, например, название столбцов, дата и номер страницы.

3. Область данных формы, которая включает поясняющий текст, данные, вычисленные значения, графические элементы (рисунки).

4. Примечание формы, в котором содержатся сведения, общие для всех записей, инструкции по работе с формой.

Как и любой объект, MS Access может создать форму вручную или воспользоваться услугами Мастера форм. Форма создается для конкретной таблицы или конкретного запроса. Подробные сведения о создании и использовании форм можно получить, выбрав в справке Access тему Работа с формами. Для создания формы необходимо в окне базы данных щелкнуть значок Формы в списке Объекты. Нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных. В диалоговом окне Новая форма выбрать строку Конструктор и выбрать имя таблицы, на которой нужно основать форму, например Учащиеся. Если форма не будет содержать данные (например, если нужно создать кнопочную форму для открытия других форм или отчетов), не выбирайте ничего из этого списка. Нажмите кнопку ОК.

Примечание. Чтобы создаваемая форма использовала значения из нескольких таблиц, она должна быть основана на запросе.

Форма будет открыта в режиме Конструктора. Для размещения поля таблицы в форме следует взять его мышью в таблице и оттащить в область данных.

При выборе любого из компонентов в формах и отчетах Microsoft Access отображает маркеры перемещения для поля и подписи, а также маркеры изменения размеров для выбранного компонента. Подпись находится слева от поля и перемещается вместе с ним. Для выделения отдельно подписи или поля нужно взять объект мышью за левый верхний маркер и оттащить.

Для одновременного перемещения нескольких объектов выделите элементы управления, удерживая прижатой клавишу Shift.

Наведите указатель на границу любого выделенного элемента управления и, когда указатель примет форму руки, переместите элементы управления в нужную позицию.

Для изменения форматирования элемента формы можно использовать кнопку Автоформат на панели инструментов, кнопки на панели инстру­ментов Форматирование или команды контекстного меню.

Для изменения свойств поля, выбрав объект формы, щелкнем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберем команду Свойства. Выбирая вкладки, можно изменить свойства объекта, например, цвет, отображаемые в поле формы данные, связать с этим объектом определенные события и т.п.

Зададим маску ввода даты, для чего, указав поле Дата рождения, нужно вызвать контекстное меню и в нем выбрать команду Свойства. В окне Поле: Дата рождения на вкладке Данные щелкнем строку Маска ввода для вызова диалогового окна. В окне Создание масок ввода выберем вариант Краткий формат даты, в поле Проба зададим вариант ввода даты для проверки избранной маски ввода. Щелкнув кнопку Далее, отредактируем маску ввода. Для применения созданной маски ввода щелкнем кнопку Готово.

Создадим заголовок формы, для чего выберем в меню Вид команду Заголовок/примечание формы. После этого, выбрав в панели инструментов Конструктора инструмент Надпись, выберем место в зоне заголовка формы, зададим размер надписи и введем ее в текст «Учащиеся».

Завершим создание формы, выбрав команду Режим формы в меню Вид.

Используя поле номера записи, можно просматривать записи таблицы. Щелкнув кнопку Новая запись, откроем форму для создания новой записи и введем следующие данные о новом учащемся: Л-23; Лыкова Екатерина Михайловна; 03.08.88; 4В; ул. Смоленская, 17 - 35. Выбрав команду Режим таблицы в меню Вид, просмотрим изменения данных в таблице Учащиеся.

Для добавления в форму фонового рисунка откроем форму в режиме конструктора. Дважды щелкнув область выделения формы, откроем окно свойств формы. На вкладке Макет в ячейке свойства Рисунок щелкнем кнопку (...) для вызова диалогового окна. В диалоговом окне Выбор рисунка откроем нужную папку и файл. Щелкнув ОК, завершим выбор рисунка, например, Праздник воздушных шapoв.JPG. В свойстве Тип рисунка выберем тип рисунка — внедренный или связанный. Внедренный рисунок сохраняется в файле базы данных.

Если внедрить этот же рисунок в другую форму, он будет добавлен в файл базы данных еще раз. Связанный рисунок не сохраняется в базе данных — его файл должен присутствовать на жестком диске. Для экономии места на диске выберем тип рисунка — связанный.

Поместив рисунок в форму, можно изменить его размер или выбрать фрагмент. Для этого необходимо указать в ячейке свойства Масштабы рисунка значение Фрагмент. Для выравнивания рисунка выберем одно из значений в ячейке свойства Выравнивание рисунка вариант Сверху слева. Для того чтобы размножить рисунок по всему фону формы, установим в ячейке свойства Мозаичное заполнение значение Да. Заполнение начинается с позиции, определяемой значением свойства Выравнивание рисунка.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: