Создание и использование отчета

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция необязательна). Далее, по общим правилам MS Access, на базе такого запроса проектируют отчет, который позволяет:

· представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

· сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;

· включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы).

Сведения, отображаемые в отчете:

· заголовок отчета и столбцов;

· данные, определяемые выражением, которое задается в макете отчета;

· данные из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL;

· итоговые значения, вычисляемые с помощью выражений, заданных в макете отчета.

Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления: поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.

Структура отчета. Структура отчета аналогична структуре формы. Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет определенное назначение и печатается на странице и в отчете в заданном порядке.

Как в форме, так и в отчете могут присутствовать следующие разделы:

· заголовок;

· верхний и нижний колонтитулы;

· область данных;

· примечание отчета.

Заголовок отчета выводится один раз в начале отчета и содержит наиболее общие сведения: название и логотип фирмы, название отчета.

Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы и может содержать подписи столбцов — графы отчета. Нижний колонтитул печатается внизу каждой страницы и может содержать номер страницы, даты создания отчета.

Основной раздел отчета — область данных, в котором размещаются данные отчета из каждой записи базового источника (таблицы, запроса). Если в отчете используются сгруппированные записи, то в основном разделе отчета в каждой группе может использоваться заголовок группы. В нем отображаются сведения, общие для всей группы (название группы).

Примечание отчета выводится один раз в конце отчета и содержит итоговые данные отчета.

Размеры разделов можно изменить в режиме конструктора отчета.

В Access 2000 возможны следующие способы создания отчета: Автоотчет, Мастер отчетов, Создание отчета в среде конструктора.

Создание отчета с помощью мастера. В окне базы данных выберем значок Отчеты в списке Объекты. Щелкнем кнопку Создание отчета с помощью мастера. В диалоговом окне Создание отчетов выберем таблицу Учащиеся, на которой должен быть основан отчет. Включим в список Выбранные поля поля из таблицы. Для этого, указав поле в списке Доступные поля, щелкнем кнопку >. Если нужно включить в список Выбранные поля все поля из списка Доступные поля, то нужно щелкнуть кнопку».

Примечание. Порядок расположения полей таблицы в списке Выбранные поля определяет порядок расположения столбцов будущего отчета. Используйте кнопки < и > для формирования списка полей в том порядке, как вам нужно.

Завершив формирование списка Выбранные поля, щелкнем кнопку Далее. На следующем шаге диалога с Мастером отчетов определим уровни группировки полей в отчете. Пусть данные в нашем отчете будут сгруппированы по классам, для этого, выбрав поле Класс, щелкнем кнопку >.

Щелкнув кнопку Далее, зададим сортировку записей в группах по фамилиям в алфавитном порядке. На следующем шаге создадим макет отчета, выбрав ступенчатый вариант отчета на странице с книжной ориентацией. Включим опцию Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Щелкнув кнопку Готово, завершим создание отчета и посмотрим результат на экране. Обратите внимание на группировку записей по классам, а внутри группы 4В класса — упорядоченное расположение записей, отсортированных по фамилиям учащихся в алфавитном порядке.

Параметры просмотра отчета можно изменить, используя кнопки панели инструментов предварительного просмотра (аналогичный режим мы рассматривали ранее при изучении текстового процессора Microsoft Word).

Так, например, кнопка Масштаб переключает изображение между режимами полной страницы и изменяемого масштаба. Когда указатель мыши принимает форму лупы, нажатие кнопки мыши на странице отчета приводит к увеличению отчета до размера полной страницы. Повторное нажатие мыши возвращает прежний масштаб отображения отчета.

Нажатие кнопки Вид выводит список доступных режимов отображения текущего окна. Для выбора режима можно щелкнуть кнопку раскрытия списка и выбрать нужный вариант. В данном случае на кнопке изображен режим Конструктор. Щелкнув по кнопке с изображением режима Конструктор, можно перейти к изменению отчета.

Печать отчета. Перед тем как вывести отчет на печать в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полей и другие параметры страницы. Выбрав отчет в окне базы данных или открыв отчет в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра или режиме просмотра образца, вы можете для вывода отчета на печать без открытия диалогового окна нажать кнопку Печать на панели инструментов.

Если же вы хотите открыть диалоговое окно для того, чтобы задать параметры печати, то, выбрав в меню Файл команду Печать, в диалоговом окне Печать укажите нужные параметры. Затем в группе Принтер выберите принтер, в группе Печатать выберите печать всего отчета или определенного диапазона страниц, в группе Копии укажите число печатающихся копий и, при необходимости, включите печать с раскладкой по копиям. Для начала печати с заданными параметрами нажмите кнопку ОК.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: