Основні характеристики організації

Організація - соціальна спільність, що складається з групи людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети або системи цілей. Звідси випливають такі вимоги до організації:

- Наявність принаймні двох людей, які вважають себе частиною групи;

- Наявність принаймні однієї мети, яку приймають як загальну всі члени групи;

- Наявність членів групи, які свідомо працюють разом, щоб досягти значимої для всіх мети.

Характеристики організації поділяються на два типи: структурні і контекстні. Структурні дають можливість визначити особливості внутрішньої будови організації, описати їх кількісно і порівнювати організації між собою на основі цих описів. Контекстні характеристики описують організацію в цілому, включаючи її розмір, технології та обладнання, які вона використовує, а також цілі, які переслідує. Вони описують і навколишнє оточення, яка впливає на організацію і формує її структурні характеристики. Виділяють такі характеристики організації, як розмір і рівень складності, формалізація, раціональність, ієрархічна структура та спеціалізація.

Дуже часто розмір організації визначає характер міжособистісних відносин у ній. У великих організаціях міжособистісні відносини в значній мірі втрачають свою безпосередність.

Складність організації пов'язана зі ступенем диференціації. Вона включає рівень спеціалізації або розподілу праці, кількість рівнів в ієрархії і ступінь територіального розподілу її підрозділів.

Формалізація частково є результатом розміру організації і відображає потребу в структурованому контролі. Відсутність безпосередніх контактів у великій організації не дозволяє працівникам формувати загальні підстави для взаємодії. При цьому заздалегідь сформовані та розроблені встановлені правила і процедури, які визначають поведінку працівників, служать орієнтирами для різних форм взаємодії, тобто можуть виступати стійкими поведінковими орієнтирами. Вони можуть охоплювати як загальні, так і специфічні форми поведінки і навіть окремі дії.

Раціональність. Створення організаційної структури передбачає упорядкування соціальної та соціотехнічної системи. Система повинна бути раціональною, тобто грунтуватися на логіці і науковому знанні.

Поведінка кожного працівника має бути орієнтоване на досягнення організаційної мети. Тільки цілеспрямоване поведінка дозволяє ефективно використовувати ресурси організації, в тому числі і людські.

Раціональність також досягається дробленням цілі на окремі більш дрібні завдання, які доручаються підрозділам організації.

Іншими словами, виконання елементами своїх завдань сприяє досягненню мети всієї організації.

Ієрархічна структура багато в чому є відображенням системи завдань і цілей організації. Ієрархія - це наявність різних владних повноважень на різних організаційних рівнях, ланцюжок формальних взаємовідносин «керівник - підлеглий», що йде від вершини організаційної піраміди до її заснування і пов'язує всю організацію воєдино.

Ступінь влади і обсяг владних повноважень на кожному рівні може бути визначений виходячи з можливостей індивіда контролювати матеріальні і трудові ресурси.

Ще однією важливою характеристикою організаційної структури є спеціалізація. Вона пов'язана з певним групуванням діяльностей, виконуваних окремими індивідами. Набір дій, для певної посади або окремого індивіда, повинен бути раціональним з точки зору ефективності.

Спеціалізація може бути двох форм - як розподіл праці і як професіоналізація.

При спеціалізації як розподілі праці конкретна задача на підставі аналізу ділиться на елементи, повторюваність яких вище, а складність значно нижче всього завдання. Це дозволяє спростити навчання і заміну персоналу.

Спеціалізація як професіоналізація стосується не завдання, а знань і навичок індивіда. Професіоналізація означає формування комплексу знань і навичок. які в силу своєї складності, динамічності чи / та унікальності не можуть бути зведені до окремих операцій, що доступні практично будь-якому члену організації (А. Н. Занковский).

Культура організації являє собою набір основних цінностей, переконань, поглядів і норм, спільних для всіх працівників. Ці цінності можуть стосуватися етики поведінки, вимог до працівників, ефективності або обслуговування покупців, і саме вони є тим «цементом», який скріплює структуру організації. Культура організації ніде не записана, але її можна виявити в тому, які історії розповідають в організації, в її гаслах, офіційних заходах, манері службовців одягатися і розташуванні службових приміщень.

Навколишнє середовище включає все, що пов'язано з організацією, але знаходиться за її межами. Ключові моменти навколишнього середовища - це області діяльності організації, уряд, покупці, постачальники та фінансова середу. Елементами навколишнього середовища, що найбільш сильно впливають на організацію, часто є інші організації.

Цілі і стратегії - це завдання організації і відповідні способи їх виконання, що відрізняють дану організацію від інших.

В залежності від специфіки галузі, особливостей стану середовища, характеру та змісту місії в кожній організації встановлюються свої власні цілі, особливі як по набору параметрів організації (бажаний стан яких виступає у вигляді загальних цілей організації), так і по кількісній оцінці цих параметрів. Однак, незважаючи на ситуаційність у виборі цілей, виділяють чотири сфери, стосовно до яких організації встановлюють цілі виходячи зі своїх інтересів:

- Доходи організації;

- Робота з клієнтами;

- Потреби та добробут співробітників;

- Соціальна відповідальність.

Найбільш поширеними напрямками, по яким в ділових організаціях встановлюються цілі, є наступні:

- Прибутковість, відображена в показниках типу величина прибутку, рентабельність, доход на акцію і т.п.;

- Положення на ринку, описане такими показниками, як частка ринку, обсяг продаж, відносна по відношенню до конкурента доля ринку, доля окремих продуктів в загальному об'ємі продажів і т.п.;

- Продуктивність, що виражається у витратах на одиницю продукції, матеріалоємності, віддачі з одиниці виробничих потужностей, об'ємі виробленої за одиницю часу продукції і т.п.;

- Фінансові ресурси, які описуються показниками, що характеризують структуру капіталу, рух грошей в організації, величину оборотного капіталу і т.п.;

- Потужності організації, які виражаються в цільових показниках, що стосуються розміру займаних площ, кількості одиниць техніки і т.п.;

- Розробка, виробництво продукту та поновлення технології, які описуються в таких показниках, як величина витрат на виконання проектів в галузі науково-дослідницьких робіт, строки введення в дію нового обладнання, строки та об'єми виробництва продукту, строки введення нового продукту, якість продукту тощо;

- Зміни в організації та управлінні, відображаються в показниках, що встановлюють завдання по строкам організаційних змін і т.п.

- Людські ресурси, описуютсья за допомогою показників, що відображають кількість прогулів, плинність кадрів, підвищення кваліфікації працівників і т.п.;

- робота з покупцями, виражена в таких показниках, як швидкість обслуговування клієнтів, кількість скарг зі сторони покупців і т.п.;

- Надання допомоги суспільству, описуєтсья такими показниками, як обсяг благодійності, строки проведення благодійних акцій і т.п.

Короткострокові цілі виводяться з довгострокових, і є їх конкретизацією і деталізацією. Вони «підпорядковані» довгостроковим цілям і визначають діяльність організації в короткостроковій перспективі. Короткострокові цілі встановлюють віхи на шляху досягнення довгострокових цілей. Саме через досягнення короткострокових цілей організація крок за кроком просувається в напрямку реалізації своїх довгострокових цілей.

Цілі абсолютно необхідні для успішного функціонування та виживання організації в довгостроковій перспективі. Однак якщо вони невірно або погано визначені, це може призвести до дуже серйозних негативних наслідків для організації. Великий досвід людства по встановленню цілей дозволяє виділити декілька ключових вимог, яким повинні відповідати правильно сформульовані цілі.

По-перше, цілі повинні бути реальними. Звичайно, в цілях повинен бути укладений певний виклик для співробітників організації. Вони не повинні бути надто легкими. Але в той же час вони не повинні бути нереалістичними, що виходять за гранично допустимі можливості виконавців. Нереальна для досягнення ціль призводить до демотивації працівників і втрати ними орієнтира, що дуже негативно позначається на діяльності організації.

По-друге, цілі повинні бути гнучкими. Цілі слід встановлювати таким чином, щоб вони залишали можливість для коригування відповідно до тих змін, які можуть відбутися в оточенні. Менеджери повинні пам'ятати про це й бути готовими внести модифікації у встановлені цілі з урахуванням нових вимог, висунутих до організації зі сторони оточення, або ж нових можливостей, які з'явилися в організації.

По-третє, цілі повинні бути вимірюваними. Це значить, що цілі повинні бути сформульовані таким чином, щоб їх можна було кількісно виміряти або певним об'єктивним способом оцінити, чи була ціль досягнута. Якщо цілі невимірні, то вони ускладнюють процес оцінки результатів діяльності й викликають конфлікти.

По-четверте, цілі повинні бути конкретними, володіти необхідною специфічністю, що допомагає однозначно визначити, в якому напрямку здійснюється функціонування організації. Мета повинна чітко фіксувати, що необхідно отримати в результаті діяльності, в які строки слід її досягти і хто повинен досягати мети. Чим більш конкретна ціль, тим легше виразити стратегію її досягнення.

По-п'яте, цілі повинні бути сумісними. Сумісність припускає, що довгострокові цілі відповідають місії, а короткострокові цілі - довгостроковим. Важливо також, щоб не суперечили одна одній цілі, які відносяться до прибутковості й до встановлення конкурентної позиції, або цілі посилення позиції на існуючому ринку й цілі проникнення на нові ринки, цілі прибутковості та благодійності. Також завжди важливо пам'ятати, що сумісності вимагають цілі росту й цілі дотримання стабільності.

По-шосте, цілі повинні бути прийнятними для основних суб'єктів впливу, що визначають діяльність організації, та в першу чергу для тих, кому доведеться їх досягати. При формулюванні цілей дуже важливо враховувати те, які бажання і потреби мають працівники. Враховуючи інтереси власників, які займають ведучу роль серед суб'єктів впливу на організацію та зацікавлених в отриманні прибутку, менеджер, тим не менш, повинен намагатися уникати при виробленні цілей орієнтації на отримання великого короткострокового прибутку. Він повинен прагнути до встановлення таких цілей, які б забезпечували великий прибуток, але бажано в довгостроковій перспективі.

Всі характеристики будови організації взаємодіють один з одним, і їх можна регулювати, щоб досягти найкращого виконання завдань організації.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: