Показывать полные меню после короткой задержки.

Расширенный буфер обмена

Для интеграции разнородных объектов в приложениях Microsoft Office 2000 используется расширенный буфер обмена, в который может быть помещено до 12 фрагментов. Для управления процессом вставки скопированных объектов появилась новая панель инструментов - Буфер обмена, на которой отображаются ярлыки всех помещенных в буфер элементов (рис. 3.3).

Для вставки в документ элемента, помещенного в буфер, следует щелкнуть по кнопке этого элемента на панели Буфер обмена. Щелчок по кнопке Вставить все позволяет вставить в документ одновременно все объекты, находящиеся в буфере обмена.

Следует иметь в виду, что расширенный буфер обмена работает только в приложениях Microsoft Office 2000. В буфер обмена операционной системы Windows 2000 может быть помещен только один объект - при копировании нового фрагмента прежнее содержимое буфера обмена Windows теряется. При копировании нескольких элементов в буфер обмена MS Office 2000 и буфере обмена Windows находится последний из скопированных элементов. При удалении всех элементов расширенного буфера обмена одновременно происходит очистка и буфера обмена Windows.

Панель Буфер обмена выводится на экран так же, как и любая другая панель инструментов, - с помощью контекстного меню или команды ВИД [ Панели инструментов.

Панель Буфер обмена может находиться на экране в "плавающем" (развернутом) или в закрепленном (свернутом) состоянии. Свернутая панель Буфер обмена может быть закреплена под строкой заголовка окна, слева, справа или внизу рабочей области окна документа. Для просмотра содержимого закрепленной панели нужно щелкнуть мышью по кнопке этой панели Элементы (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Закрепленная панель Буфер обмена

Элементы, помещенные в буфер обмена, располагаются на панели инструментов в порядке их копирования. При задержке на элементе указателя мыши выдается подсказка, которая помогает идентифицировать каждый элемент: если фрагмент содержит текст, то появляются первые 50 символов текста этого элемента, для графических фрагментов в качестве подсказки выдается но­мер помещенного в буфер рисунка (см. рис. 3.4).

При попытке вставить в расширенный буфер обмена тринад­цатый элемент программа выдает запрос на удаление первого из скопированных элементов и добавление нового элемента. Для

удаления всех элементов следует использовать кнопку Очистить буфер обмена на панели инструментов расширенного буфера обмена.

Панель Буфер обмена доступна из любого приложения Microsoft Office 2000 и существенно облегчает интеграцию разнородных объектов. Копировать объекты можно в любой программе, однако вставлять элементы из буфера обмена можно только в приложения Microsoft Office 2000: Word, Excel, Access, PowerPoint и Outlook.

Помещенные в буфер обмена объекты остаются в нем до закрытия всех приложений Office на данном компьютере.

Использование Помощника Microsoft Office 2000

В приложениях Microsoft Office 2000 существенно расширены возможности Помощника, который может автоматически предлагать советы и разделы справки по текущей выполняемой задаче и давать советы по более эффективному использованию возможностей приложений Office.

Для вызова Помощника нужно ввести команду СПРАВКА [ Показать помощника (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Помощник Microsoft Office 2000

Помощник MS Office 2000 умеет:

• • подбирать и отображать разделы справочной системы, связанные с выполняемыми действиями, например, если Помощник вызван в процессе изменения данных таблицы, он подберет разделы справки, связанные с работой в таблицах, и т.п.; выводить на экран советы, которые помогут более эффективно использовать возможности приложения и сочетания клавиш;

• отвечать на вопросы, которые следует вводить в специально отведенное для этого подокно, причем вопросы можно задавать в свободной форме изложения;

• искать справочную информацию в сети Интернет¹.

Для поиска справки в Интернете нужно в окне Помощника щелкнуть по кнопке Параметры и выбрать пункт Отправить и перейти к Web или Попытаться найти дополнительную справку в Web, Советы по поиску.

Чтобы настроить работу Помощника или отключить его, нужно в окне Помощника Действие щелкнуть по кнопке Параметры и в появившемся диалоговом окне установить или снять необходимые переключатели (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Окно для настройки работы Помощника в Word 2000

Временно скрыть Помощника можно с помощью команды СПРАВКА [ Скрыть помощника или команды Скрыть в контекстном меню Помощника.

Щелчок по вкладке Коллекция в окне Помощник или команда контекстного меню Выбрать помощника позволяют изменить внешний вид Помощника.

Примеры из этой коллекции приведены на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Примеры внешнего вида Помощника Word 2000

Многоязыковая поддержка. Изменение языка интерфейса

Windows 2000 и программы пакета Microsoft Office 2000 основаны на использовании системы кодирования 16-битовыми словами - универсальном стандарте кодировки UNICODE (Юникод), которая обеспечивает отдельные коды для 65536 символов. (система Юникод позволяет закодировать в одной таблице все символы мировых алфавитов).

Для использования многоязыковых возможностей на компьютеpe должен быть установлен пакет многоязыковой поддержки Microsoft Office 2000 и выполнены необходимые настройки.

Microsoft Office 2000 может поддерживать все европейские языки, а также японский, китайский, корейский, иврит, индийский, арабский и др.

Для настройки многоязыковой поддержки в Windows 2000 нужно ввести команду ПУСК [ Настройка [ Панель управления [Язык и стандарты и в диалоговом окне Язык и стандарты установить нужные параметры для выбора языков, представления чисел, денежных единиц, времени и дат, соответствующих региону и языку текущего текста.

Для установки нужной раскладки клавиатуры используют команду ПУСК [ Настройка [ Панель управления [ Клавиатура.

Средства многоязыковой поддержки MS Office 2000 позволяют:

• изменять язык интерфейса;

• автоматически определять язык в документе и применять соответствующие орфографические словари, а также правила грамматики, пунктуации и сортировки для этого языка;

• открывать и сохранять файлы с текстом на нескольких языках;

• вводить тексты на разных языках, форматировать и печатать многоязычные документы;

• вставлять даты и время на разных языках.

В некоторых приложениях MS Office 2000 (Word, Excel) пользователь сам может легко изменить язык интерфейса и справочной системы без помощи системного администратора (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Окно для выбора языка интерфейса Word 2000

Для пользовательского интерфейса (меню и диалоговых окон) можно выбрать один язык, например английский, а для отображения информации справочной системы - другой более привычный, например русский. Следует иметь в виду, что некоторые компоненты MS Office не поддерживают переключение языка интерфейса пользователя или справочной системы.

Для выбора и изменения языков в программах Microsoft Office 2000 нужно ввести команду ПУСК [ Программы [ Средства Microsoft Office [ Выбор языка Microsoft Office, затем на вкладке Доступные языки установить флажки для требуемых языков, а на вкладке Интерфейс пользователя выбрать необходимые языки для пользовательского интерфейса и справочной системы (см. рис. 3.8).

Запуск и завершение работы текстового процессора Word

Запуск программы Word можно осуществить из Главного меню Windows с помощью команды ПУСК [ Программы Мicгоsoft Word. Файл программы Word - winword.exe обычно находится в папке Program Files [ Microsoft Office [ Office.

Запуск программы Word может осуществляться любым из стандартных способов запуска приложений, в том числе двойным щелчком мыши по значку документа, ассоциированного с Word. Файлы документов, созданных с помощью текстового процессора Word, имеют стандартное расширение* .doc.

Все документы Word создаются на основе выбранного шаблона (образца).

Шаблон - служебный файл, который содержит всевозможную информацию о структуре и оформлении документов конкретного типа: фрагменты стандартного текста, графические объекты, стили, элементы автотекста, "горячие" клавиши, специальные макрокоманды, состав панелей инструментов и т. п.

Использование шаблонов позволяет создавать документы таким образом, чтобы все элементы оформления органично сочетались между собой. В стандартный комплект поставки пакета MS Office включены шаблоны для наиболее распространенных типов документов. Шаблоны являются специализированными программами и сохраняются как файлы с расширением *.dot.

При запуске Word без указания имени файла процессор по умолчанию предлагает начать создание нового документа под условным наименованием Документ 1 на основе стандартного шаблона Новый документ.

Создать новый документ можно также в окне папки или в окне программы Word с помощью команды меню ФАЙЛ [ Создать или соответствующей кнопки на панели инструментов. В этом случае программа предлагает выбрать из списка шаблон для создаваемого документа.

В Word 2000 существуют два типа шаблонов:

Общие (глобальные) шаблоны содержат установки, которые доступны всем документам. Примером общего шаблона для любого документа является стандартный шаблон Новый документ, который хранится в специальном файле Normal.dot на системном диске по адресу: Documents and Settings => Администратор [ Application Dаtа [Мiсгоsoft [ Шаблоны и загружается при выборе значка Новый документ в диалоговом окне Создание документа (рис. 3.9).

Рис. 3.9. Диалоговое окно выбора шаблона при создании документа

Шаблоны документов, таких, как резюме, письма и т.п, являются специализированными программами и сохраняются как файлы на системном диске в папке Program Files [ Microsoft Office [ Templates (Шаблоны).

Место расположения шаблонов может быть изменено по усмотрению пользователя. Для этого нужно ввести команду СЕРВИС [ Параметры и на вкладке Расположение внести необходимые изменения.

Некоторые шаблоны - Мастера обеспечивают динамическую настройку создаваемых документов в диалоге с пользователем. Файлы Мастеров имеют расширения *.wiz.

Пользователь имеет возможность создавать собственные шаблоны, например, титульные листы, бланки с логотипами, письма, резюме, заготовки договоров и приглашений и т. п. Для этого при создании файла с помощью команды ФАЙЛ [ Создать в диалоговом окне Создание документа необходимо установить переключатель Шаблон. При сохранении документа его следует поместить в папку Program Files [ Microsoft Office [ Templates (Шаблоны).

Если в папке Шаблоны создать новую подпапку и поместить в нее собственный шаблон, то в окне Создание документа появится новая вкладка с именем этой подпапки.

Завершение работы Word, как и любого приложения Windows, - это закрытие его окна (окна программы, не документа!). Завершить работу с Word (или закрыть его окно) можно любым из рас­смотренных ранее способов завершения работы приложений.

Открытие и просмотр файлов документов Word 2000

Текстовый процессор Word 2000 позволяет открывать и работать с документами, созданными с помощью программ WordPerfect, MS Word для Макинтоша и предыдущих версий Word (6.0, 7.0, 97 и др.). Любые данные и форматирование, допустимые в этих приложениях, полностью поддерживаются Word 2000.

Для работы с подобными документами на компьютере должны быть установлены соответствующие программы преобразования форматов файлов (конвертеры файлов), которые поставляются вместе с Microsoft Word 2000.

Для того чтобы иметь возможность открывать документы, сохраненные в формате Word 2000, с помощью более ранних вер сий Word или Word для Макинтоша на компьютере следует уста­новить специальный конвертер импорта Word 2000, который можно получить бесплатно по сети Интернет на Web-узле корпорации Microsoft: Office Update [ Баз a знаний (the K nowledge Base) или Библиотека программ.

Очевидно, что при открытии документов Word 2000 в более ранних версиях Word будет происходить потеря или замена некоторых элементов форматирования.

В окне Открытие документа можно просмотреть дерево папок, создать новую папку или ярлык, найти нужный файл, изменить порядок и режим представления объектов, выполнить с ними основные операции (копировать, переименовывать, архивировать, печатать, удалять), а также просмотреть свойства файлов и папок.

Диалоговые окна Открытие документа и Сохранение документа в программе Word 2000 заметно отличаются от аналогичных окон предыдущих версий Word. В них имеется Панель адреса (слева), изменились состав, вид и назначение некоторых кнопок панели инструментов и появились новые возможности для работы с объек­тами: в окне Открытие документа - поиск в сети Интернет, про­смотр содержимого и свойств документов (рис. 3.10 - 3.12 и табл. 3.1)

Таблица 3.1 Кнопки панели инструментов окна Открытие документа

Команда СЕРВИС[Свойства открывает диалоговое окно, в котором можно не только просмотреть свойства документа, но и внести дополнительную информацию в окно Свойства документ a (см. рис. 3.11 и 3.12)

В окне Открытие документа рядом с полем для ввода имени файла имеется кнопка Открыть с раскрывающимся списком, который позволяет выбрать вариант открытия файла (см. рис. 3.12):

• Открыть (для редактирования);

• Открыть только для чтения;

•
Создать и открыть копию документа под именем "Копия имя документа";

• Открыть в обозревателе - только для Web-документов.

Рис. 3.12.Просмотр свойств документа в окне Открытие документа

Сохранение файлов в Word 2000

Документ, созданный в Word 2000, может быть сохранен в самых различных форматах (рис. 3.13).

При сохранении файлов Word 2000 в других форматах происходит их конвертирование - потеря или замена форматирования и автоматическое отключение тех возможностей, которые не поддерживаются этими форматами.

Если пользователь всегда сохраняет файлы Word 2000 в формате, отличном от Word 97 и Word 2000, следует изменить настройку программы - формат файла, используемый по умолча­нию при сохранении документов.

Для этого нужно ввести команду СЕРВИС [Параметры и на вкладке Сохранение в поле Сохранять файлы Word как установить нужный формат для сохранения файлов по умолчанию.

Рис. 3.13. Форматы сохранения файлов документов Word 2000

Word 2000 сохраняет файлы в том же формате, что и Word 97, поэтому для сохранения файлов в формате Word 97 конвертиро­вания не требуется, а лишь следует настроить работу программы Word 2000 - отключить средства, не поддерживаемые Word 97.

Для того чтобы документы Word 2000 можно было использовать в программе Word 97, нужно выполнить следующие действия:

1) открыть документ в Microsoft Word 2000;

2) ввести команду СЕРВИС[Параметры;

3) на вкладке Сохранение установить флажок Отключить средства, не поддерживаемые Word 97 (рис. 3.14).

Автоматическое восстановление поврежденных файлов

Рис. 3.14. Настройка программы для автоматического сохранения документа Word 2000 в формате Word 97

Кроме того, в пункте меню окна Word 2000 Справка появилась новая команда Найти и устранить, которая может быть полезна для восстановления, переустановки удаленных и повреж­денных некоторых (не самых важных) файлов, например, шрифтов и шаблонов.

При вводе команды СПРАВКА[Найти и устранить система просматривает все вспомогательные файлы Office, сравнивает их текущее состояние с исходным состоянием, а затем, если это возможно, автоматически устраняет обнаруженные повреждения. Иногда для восстановления поврежденных файлов система может потребовать установочный компакт-диск с Microsoft Office 2000.

Восстановление текста поврежденного документа

Если в работе компьютера происходит сбой (например, отключается электропитание), то файлы открытых документов и документов, которые в этот момент попытались открыть, могут быть повреждены.

При следующем запуске Word автоматически запустится специальная программа преобразования файлов, восстанавливающая текст поврежденных документов (конвертер восстановления).

Эту программу в любой момент можно также запустить из окна программы Word с помощью команды СЕРВИС[Восстановить поврежденный текст.

Для открытия поврежденного файла и восстановления текста нужно выполнить следующую последовательность действий:

• в окне программы Word ввести команду меню СЕРВИС[Параметры;

• на вкладке Общие установить переключатель Подтверждать преобразование при открытии;

• ввести команду ФАЙЛ [ Открыть и выделить файл нужного документа;

• в раскрывающемся списке Тип файла выбрать строку Восстановление текста из любого файла *.*;

• щелкнуть по кнопке Открыть.

Если в списке Тип файла отсутствует строка Восстановление текста из любого файла, то необходимо установить соответствующий конвертер файлов.

При восстановлении поврежденного документа текст абзацев, верхних и нижних колонтитулов, сносок и полей восстанавливается как простой текст. Форматирование документа, рисунки, коды полей, графические объекты и другие данные, не являющиеся текстом, не восстанавливаются.

Если процедура открытия поврежденного файла прошла успешно, то документ следует сразу же сохранить.

Окно программы MS Word 2000

Окно программы Word, как и большинство окон Windows, может быть представлено на экране в нормальном, свернутом или развернутом (распахнутом) виде и в зависимости от настройки может содержать большинство стандартных элементов, характерных для окон других приложений Windows:

• строку заголовка;

• строку меню (главное меню окна, горизонтальное меню);

• панели инструментов;

• рабочую область (рабочее поле);

• строку состояния (рис. 3.16).

Ниспадающие меню в окне программы Word 2000 выводятся в сокращенном виде. В меню Word можно добавлять новые команды. Для настройки меню используются команды СЕРВИС[ Настройка[ вкладка Команды,

Под строкой горизонтального меню располагаются панели инструментов, содержащие кнопки-пиктограммы для быстрого вызова команд.

В Word имеется более десяти панелей инструментов. Список всех существующих панелей инструментов можно вывести на экран с помощью команды меню ВИД [Панели инструментов или вызвав контекстное меню щелчком правой кнопки мыши по одной из находящихся на экране панелей. Щелчок на названии панели, выбранной из списка, выводит ее на экран.

Вместо панелей Внешние границы и Рисование на экране могут находиться по одной кнопке управления этими панелями. Щелчком по этим кнопкам можно при необходимости быстро вывести эти панели на экран.

Обычно при работе с документами Word 2000 на экран по умолчанию выводятся две панели инструментов - Стандартная и Форматирование, которые располагаются в одной строке (в сокращенном виде) - см. рис. 3.16.

Можно установить такой режим работы, при котором эти па­нели будут выводиться на экран так же, как в предыдущих версиях Word, - в две строки (см. с. 126).

Системное Строка Меню окна Кнопки управ-

меню заголовка программы ления окном

Панели инструментов могут находиться на экране в закрепленном состоянии - под строкой заголовка окна, слева, справа или внизу рабочей области окна документа или в "плавающем" состоянии - в любом месте окна. Панели инструментов можно перемещать, изменять их форму (с помощью мыши), их можно настраивать - добавлять или удалять отдельные кнопки.

Управление режимом вывода панелей инструментов, их настройка, создание новых кнопок или новых панелей производится на вкладке Параметры диалогового окна Настройка, которое появляется после ввода команды ВИД[Панели инструментов [Настройка, или СЕРВИС [Настройка, или команды контекстного меню любой панели Настройка.

На панели Стандартная находится очень полезная (особенно для начинающих) кнопка Отменить, с помощью которой можно отменить последнюю операцию. Щелчок по находящейся справа маленькой кнопке со стрелкой позволяет раскрыть список последних операций и отменить любую из них. Word позволяет отменить до 100! последних операций. (Для сравнения: в графи­ческом редакторе Paint можно отменить только три последние операции, в Excel - 16.)

Кнопка-пиктограмма Формат по образцу (Форматная кисть) используется для копирования формата фрагментов документа и не имеет аналогов среди команд меню или клавиш сокращения. Использование этой кнопки при форматировании сущест­енно ускоряет работу и позволяет получить более качественный документ.

Строка состояния - нижняя строка в окне приложения. Для вывода ее на экран используется соответствующий переключатель на вкладке Виддиалогового окна, которое вызывается с по­мощью команды меню СЕРВИС [Параметры.

Строка состояния содержит информацию о текущем положении текстового курсора (номер раздела, номер текущей страницы, отображенной в окне), общее число страниц и индикаторы режимов: ЗАП (Запись) - начать запись макрокоманды, ИСПР (Исправления) - отмечать исправления, ЗАМ (Замена) - забивать символы при наборе текста, ВДЛ (Выделение) - расширение выделения. Двойной щелчок на индикаторе включает или выключает режим.

Рабочая область (рабочее поле) окна программы располагается в центре окна.

В программе Word можно одновременно открыть несколько документов. Список всех открытых документов выводится в нижней части ниспадающего меню ОКНО. Щелчок по названию, документа из этого списка позволяет вывести его на экран. В Word 2000, кроме того, кнопки окон открытых документов помещаются на Панели задач, что существенно облегчает переключение между окнами документов.

Окно документа Word можно разделить на две части (с помощью команды меню ОКНО [Разделить) и работать одновременно с двумя частями одного и того же документа. При этом каждая часть документа имеет собственную полосу прокрутки. Полосу разделения можно перемещать с помощью мыши.

Быстро разделить экран на два подокна также можно перетаскиванием вниз маленькой кнопки (вешки полосы разделения), которая находится над верхней стрелкой вертикальной полосы про­крутки. Закрыть второе подокно можно командой меню ОКНО[ Снять разделение или перемещением разделителя вверх или вниз. Окно Word может содержать горизонтальные и вертикальные масштабные линейки и полосы прокрутки (рис. 3.17).

Маркер Маркеры отступов абзаца

красной строки от границ области текста

Границы области текста

Рис. 3.17. Элементы масштабной линейки

Горизонтальную линейку можно вывести на экран (или убрать с экрана) с помощью меню ВИД[ Линейка. Вывести на экран или убрать с экрана полосы прокрутки и вертикальную ли­нейку можно с помощью переключателей на вкладке Вид диалогового окна Параметры, которое вызывается из меню СЕРВИС[Параметры.

С помощью горизонтальной и вертикальной линеек можно менять размер полей текстового документа и расположение текста (устанавливать абзацные отступы). Для этого нужно устано­вить указатель мыши на границе серой и белой частей линейки или на одном из маркеров, нажать левую кнопку мыши и перемещать эту границу или маркер на нужное место.

Полосы прокрутки располагаются справа (колонка) и внизу (строка под документом). Щелчок на кнопке с одинарной стрел­кой приводит к перемещению на 1 строку (по вертикали) или на несколько колонок (по горизонтали), щелчок выше/ниже бегунка (движка) - к перемещению на один экран. Щелчок на движке по­лосы прокрутки или его перетаскивание мышью позволяет полу­чить всплывающую подсказку с номером страницы и заголовком текущего раздела (рис. 3.18).

Три кнопки, расположенные в нижней части вертикальной полосы прокрутки, используются для быстрого перехода к отдельным элементам документа - разделам, страницам, заголовкам, таблицам и рисункам, сноскам, а также к элементам, помеченным как поля.

Для того чтобы установить режим перемещения по отдельным элементам документа, нужно щелкнуть по средней кнопке (с кружком) Выбор объекта перехода и в открывшемся пиктогра­фическом меню выбрать нужный элемент. Перемещение вверх или вниз по выбранным элементам производится с помощью кно­пок с двойными стрелками (Предыдущий объект и Следующий объект), которые в этом режиме будут окрашены в синий цвет.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: