Межі та зовнішні інтерфейси процесу.

Таблиця 7.1 - Цілі та клієнти процесу

Межі входу процесу – отримання відділом сертифікації зразків товару та супровідних документів. Ще однією межею процесу є отримання документів, яких не вистачає від постачальника.

Межі виходу – повідомлення відділу продажу про початок продажу товару. При невдалому завершенні сертифікації кінцевою межею процесу буде повідомлення відділу закупівель про неякісний товар. Якщо виявлено неукомплектованість документів, відправлених постачальником, документи, яких не вистачає, вимагаються знову і процес сертифікації продовжується далі.

Вхідним інтерфейсом є отримані відділом сертифікації супровідні документи та зразки, або документи, яких не вистачає, надіслані постачальником.

Вихідним інтерфейсом є повідомлення відділу продажу – про випуск до продажу чи відділу закупівель про неякісний товар.

Клієнти процесу

Основними клієнтами процесу є: споживачі, керівництво, відділ закупівель та продажу. Вимоги клієнтів до інтерфейсу різні. Вся інформація про межі, інтерфейси, клієнтів та вимоги наведена в таблиці 7.2.

Таблиця 7.2 - Зовнішні інтерфейси та вимоги клієнтів

Опис процесу

Об’єкти, які використовуються при описанні бізнес-процесу.

Типи та умовні позначення об’єктів процесу представлені в таблиці 7.3. Текстовий опис процесу

Документи для сертифікації приходять разом з партією товару. Приймання товару здійснюється комірником спільно з товарознавцем. Документи, які необхідні для сертифікації, передаються комірником Спеціалісту з сертифікації. Для сертифікації також використовують зразки товару, вони відбираються під час приймання комірником і передаються спеціалісту з сертифікації. При не доукомплектованості супровідної документації, документів, яких не вистачає, знову вимагаються у постачальника. Доставка зразків товару та документації до сертифікаційного центру здійснюється кур’єром з автомобілем.

Таблиця 7.3 - Умовні позначення

Сертифікаційний центр проводить сертифікацію продукції, результатом якої може бути або видача Сертифікату, або мотивована відмова.

Серед причин відмови може бути:

1. невідповідність супроводжувальної документації товару;

2. невідповідність документації на новий товар застарівшим актам, які використовуються Сертифікаційним центром;

3. невідповідність зразка вимогам стандартів.

Кур’єр забирає результати сертифікації (сертифікат, мотивовану відмову, супровідну документацію, зразки, які залишилися після проведення випробувань та рахунки за сертифікацію).

Після постачання в організацію результатів сертифікації, вони передаються Спеціалісту з сертифікації. У випадку успішного завершення сертифікації (отримання сертифікату) товар відкривається до продажу. Спеціаліст з сертифікації передає Сертифікат до Відділу продажу Менеджеру з продажів і товар запускається до продажу.

У випадку отримання мотивованої відмови, Спеціаліст з сертифікації аналізує причини відмови та приймає рішення або про отримання додаткової документації і повторної сертифікації, або про виставлення претензій постачальнику, за яких слідує повернення або знешкодження товару.

Поверненням або знешкодженням товару займається Менеджер з закупівель. Також вони проводять роботу з постачальниками з отримання документів, яких не вистачає для проведення сертифікації.

Узагальнена схема процесу, на якій сам процес представлений у вигляді одного об’єкту з керівником та кінцевими подіями, наведений на рисунку 7.1.

Рисунок 7.1 – Діаграма процесу «Сертифікація продукції»

На наведеній схемі власник процесу сертифікації – Начальник відділу закупівель та група клієнтів процесу. Клієнти процесу деталізуються в окремій схемі, яка зображена на рисунку 7.2. Це організаційна схема, на якій зображено склад групи «Клієнти процесу сертифікації».

Рисунок 7.2 – Клієнти процесу

Функції процесу

1. Формування комплекту для сертифікації;

2. Вимога документів, яких не вистачає від постачальника;

3. Відправка документів, яких не вистачало;

4. Доставка комплекту в Центр сертифікації;

5. Контроль якості. Прийняття рішення про видачу сертифікату;

6. Доставка результатів сертифікації;

7. Інформування відділу продажу про отримання Сертифікату;

8. Оплата послуг Сертифікаційного центру;

9. Повідомлення відділу закупівель про необхідність повернення товару.

Функції, побудовані в процесі їх виконання, приведені на рисунку 7.3.

Загальна схема процесу сертифікації приведена на рисунку 7.4.

При виконанні функції «Формування комплекту для сертифікації» використовуються зразки та супровідна документація до товару, а в результаті виконання формується Комплект для сертифікації. У випадку виявлення недостатніх документів формується вимога на цю документацію. Вхідними можуть бути також документи, яких недостатньо, відправлені постачальником на відповідний запит. У функції постачання єдиним вхідним та вихідним ресурсом є Комплект для сертифікації. Кур’єр забирає Комплект для сертифікації з офісу та доставляє його в Центр сертифікації.

Рисунок 7.3 – Послідовність функцій (подійно-функціональна діаграма процесу)

Продовження рисунку 7.3.

При контролі якості та прийнятті рішення про видачу сертифікату, вхідним є наданий Комплект, а вихідним – результати сертифікації у вигляді того ж комплекту, але з висновком Сертифікаційного центру і сертифікатом. Результати доставляються кур’єром, що і відображено на схемі вхідною та вихідною стрілками від результатів сертифікації до функції «Постачання результатів сертифікації». Після постачання результатів можливо три варіанти, що відображено подіями:

1. Отримано відмову із-за неукомплектованості документації;

2. Товар сертифіковано;

Отримана мотивована відмова із-за невідповідністі документації. В першому випадку виконується функція «Вимога документів, яких недостатньо, від постачальника», де вхідним документом є мотивована відмова, вихідним – запит на документацію, якої недостатньо.

В другому випадку для оплати послуг використовуються рахунки, які входять до комплекту результатів сертифікації, а для інформування відділу продажу використовується отриманий сертифікат, який входить також до отриманого комплекту результатів сертифікації. Інформування відбувається по телефону, що відображено відповідним позначення вихідного телефонного дзвінка.

В третьому випадку на основі надісланих результатів «Мотивованої відмови» повідомляється відділ закупівель про необхідність знешкодження товару, що також відбувається по телефону.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: