Вопрос 5: Понятия субконто, вид субконто, справочник в программе 1С: Бухгалтерия

Субконто – это специфическое для программы 1С: Бухгалтерия понятие, обозна­чающее объект аналитического учета. Например, при начислении заработной платы субконто по счету 70 «Расчеты с сотрудниками по оплате труда» – это отдельные сотрудники, которым заработная плата была реально начислена: Иванов Иван Иванович, Петров Пётр Петрович и т. д. При оприходовании материалов субконто по счету 10 «Материалы» – это наименования отдельных материалов: цемент, песок, известь, бензин и т. д., субконто по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – это названия конкретных организаций, перед которыми возникла задолженность при получении материалов:, АО «Монолит» и т. д.

Вид субконто – это обобщающее название отдельных объектов аналитического учета и их групп. Например, вид субконто по счету 70 «Расчеты с сотрудниками по оплате труда» – Сотрудники, по счету 41 «Товары» – Номенклатура, по счету 20 «Основное производство» – Виды деятельности.

Таблица 1: Примеры соответствия субконто и видов субконто

Виды субконто исполь­зуются для организации аналитического учета по бухгалтерским счетам. Виды субконто вводятся в конфигурацию для того, чтобы предоставить возможность назначить бухгалтерским счетам свойства ведения аналитического учета с использованием определенных типов дан­ных. Количество видов субконто для каждого счета (то есть количество разрезов аналитики по каждому счету) в стандартной версии не может быть бо­лее трех.

Состав видов субконто определяется требованиями нормативных до­кументов и возможностью получения бухгалтерских итогов в разрезе объ­ектов аналитики для составления отчетности и для внутренних целей предприятия. Виды субконто в типовой конфигурации имеют тип пере­числений и справочников.

Виды субконто, имеющие тип перечисления, предназначены для ведения аналитического учета по фиксированному набору значений, которые не могут изменяться пользователем. Набор значений перечислений определен нормативными документами. Примерами перечислений являются виды субконто Платежи в фонды, Варианты реализации, Прибыли и убытки и ряд других.

Справочник – это объект программы 1С: Бухгалтерия, позволяющий пользователю вводить, хранить и получать информацию, структурируя ее в виде иерархического списка (древа).

Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах. Информация хранится в виде записей, все узлы дерева хранят записи одной структуры, содержащей различные величины. Набор этих величин для каждого справочника произволен за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта.

Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. При добавлении нового объекта код объекта формируется автоматически, поэтому не следует изменять предлагаемых кодов, чтобы не нарушить их уникальности.

Значение объекта – это произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений значения этого объекта. Список доступных пользователю справочников определяется на этапе настройки конфигурации задачи и впоследствии не изменяется, однако пользователь может редактировать существующие справочники, добавляя и убирая из них информацию.

Субконто является элементом справочника. Например, учет за­долженности предприятия перед покупателями и заказчиками обязательно ведется, согласно нормативным документам, отдельно по каждому покупа­телю и заказчику. В программе 1С: Бухгалтерия такой список покупате­лей и заказчиков (предположим, что это только организации) будет назы­ваться видом субконто Контрагенты, а любая организация из этого списка – Субконто.

При выполнении над справочником различных задач (выбора, редактирования и т. д.) пользователю могут быть доступны различные наборы полей записей из справочника. Доступность полей определяется на этапе настройки конфигурации задачи, однако код и значение объектов доступны пользователю всегда.

Пользователь может работать со справочником, используя:

- меню «Действия»;

- панель инструментов;

- контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на строке справочника. Результат действия при выборе из контекстного меню может зависеть от выбранной строки;

- клавиатурные эквиваленты действий.

Большинство справочников позволяют разбивать элементы на группы и подгруппы. Группы используются не только для удобства хранения и поиска элементов, но и для получения дополнительного анализа, поэтому разбиение на группы крайне важно. Для ввода новой группы в справочник необходимо вначале открыть группу, в которую будет добавлена вложенная группа. Пользователь задает добавление одним из следующих способов:

- в меню Действия выбрать пункт Новая группа;

- нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Новая груша;

- нажать кнопку Новая группа на панели инструментов;

- нажать комбинацию клавиш Ctrl + F9.

Для ввода нового элемента в справочник необходимо вначале открыть груп­пу, в которую будет добавлен элемент. В зависимости от навыков, вкуса и привычки пользователь задает добавление одним из следующих способов:

- в меню Действия выбрать пункт Новый;

- нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Новый;

- нажать кнопку Новая строка на панели кнопок;

- нажать клавишу Insert.

Часто пользователь забывает открыть группу, в которую нужно добавить но­вый элемент, и элемент попадает в справочник без группировки. Бывает, у элемента меняется группа в процессе работы или просто обычная невнима­тельность пользователя приводит к тому, что элемент находится не в той группе. Элемент можно перенести следующей последовательностью действий:

1. В таблице выбрать элемент или группу, которую требуется перенести.

2. В дереве выбрать группу, куда требуется перенести.

3. Выбрать пункт Перенести в другую группу из меню Действия главного меню программы или нажать кнопку Перевести в другую группу на панели инст­рументов или комбинацию клавиш Ctrl + F5.

Очень часто пользователь становится в тупик, когда ему необходимо отредактировать строку справочника. Пользователь имеет дело со справочником либо в окне справочника, вызванном из меню Справочники, либо в режиме выбора элемента из спра­вочника. В первом случае открыть выбранный элемент для изменения можно нажатием клавиши Enter, во втором – комбинацией клавиш Shift+Enter. В обоих случаях можно просто нажать кнопку Изменить на панели инструментов справочника. Для сохранения изменений следует нажать на кнопку Записать на панели кнопок.

Когда справочник предлагается пользователю для выбора элемента из него, на панели инструментов появляется еще одна кнопка – Выбрать, поэтому выбирать можно одним из следующих способов:

- нажать кнопку Выбрать на панели кнопок;

- дважды щелкнуть мышью;

- нажать клавишу Enter.

Удаление элементов из справочника происходит в два этапа: вначале происходит пометка элементов, подлежащих удалению, а затем непосредственное удаление объектов.

Пользователь помечает эле­мент на удаление одним из следующих способов:

- в меню Действия выбрать пункт Пометить на удаление;

- нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Пометить на удаление;

- нажать кнопку Пометить на удаление на панели кнопок;

- нажать клавишу DELETE.

Для непосредственного удаления объектов следует дать команду Операции 4 Удаление помеченных объектов. Поскольку элементы справочников входят в качестве субконто в бухгалтер­ские операции, то удалить элемент из справочника без предварительно контроля программа не позволит. В режиме Удаление помеченных объек­тов программа после контроля удалит элемент или предупредит о невоз­можности удаления элемента из справочника со ссылкой на операцию или другой объект, использующий данный элемент.

Справочники можно заполнять как предварительно, так и в процессе ра­боты с программой при заполнении операций и документов. Тем не менее, некоторые справочники целесообразно заполнить заранее. До начала рабо­ты с документами заполните справочник Банковские счета.

Так как справочник Валюты доступен в документах только для выбора, поэтому его также необходимо заполнить заранее.

Справочники Подразделения и Виды деятельности также заполняются предварительно, так как их данные требуются при заполнении других справочников.

Справочник Договора нельзя заполнить до тех пор, пока не введен хотя бы один элемент в справочник Контрагенты.

Остальные справочники можно заполнять в произвольном порядке.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском: